業務中の私用メール等の規制について

当課では１人１台のパソコンがあり、業務上の必要性からインターネット・メールの環境が整備されています。
　後方から課員のモニターをみていると「メール」をしている事がわかるのですが、通常の業務（納期確認、催促等）であれば必要最小限度の文字数のところ、時には長い文章を作成し送信しているとなると私用のメール（社内であっても私用を含む）では？と感じざるを得ない場面もあります。
その場に行ってモニターを覗き込みチェックし、注意をするのもどうかと考えています。課員に日報提出時に当日のメール発信件数と件名を書かせてみよう（牽制の意味で）かとも考えている昨今です。　業務中は、当然役割をしっかり遂行してもらう事は言うまでもありません。何か業務中の私用メール（インターネット含む）を控えさせる方法が有りましたら是非ともご教授頂きたいのですが。宜しくお願いいたします。

投稿日：2007/08/10 12:25　ID：QA-0009393

その他

ロウムタントウさん: 福井県／鉄鋼・金属製品・非鉄金属（企業規模 101～300人）

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服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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ご利用頂き有難うございます。

私用メール等業務中の問題となる行為を防ぐ為には、やはりモニタリングによる監視が有効といえます。

但し、個人情報保護の問題も絡んできますので、事前に監視についてのルールを明確に定め、社内で周知徹底させることが不可欠です。

注意すべき点としましては、
・モニタリングの目的をあらかじめ特定し規定すること
・モニタリング実施に関する責任者とその権限を定めること
・モニタリングの実施については，適正に行われているか定期的に監査又は確認を行うこと
が個人情報保護法のガイドラインでも掲げられていますのでご注意下さい。

尚、モニタリング自体については、ご指摘の通り直接目視による方法から電子的な方法まで様々ですが、チェック体制の確立となりますと電子的な方法がより有効といえますので、具体的な方法につきましては、専門知識を持つ情報システム担当とご相談の上決められるとよいでしょう。

さらに、行為自体を減らす為には、就業規則上の懲戒事由に私用メール等の行為を明記したり、人材評価の際に対象に入れる等、発覚した場合のペナルティを明確にすると共に、研修においてテーマとして採り上げ指導強化を行うといった方策が挙げられます。

投稿日：2007/08/10 13:16　ID：QA-0009394

相談者より

投稿日：2007/08/10 13:16　ID：QA-0033758参考になった

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