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個人情報の提供についての記録義務

日本の人事部御中

お世話になります。
2017年5月30日より個人情報保護法が改正されましたのは周知のとおりかと思います。
改正の１つに「個人情報の提供についての記録義務強化」で、第三者からの個人情報の
提供を受ける場合と提供する場合、双方に記録義務と保管義務(原則3年)が明記されています。

そこでご相談ですが、社員募集に関し人材紹介会社より履歴書・経歴書をメール受信する場合ですが、
どこまでの範囲が個人情報保護の適応範囲であるか、また保管についての保管条件について
質問させていただきました。

まだ施行されて間がないですが、よろしくお願いします。

投稿日：2017/06/01 12:44　ID：QA-0070837

労務・法務・安全衛生

YokohamaDollさん: 東京都／情報処理・ソフトウェア（企業規模 51～100人）

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、個々の特定文書に関しまして個人情報保護の適用範囲を峻別する事は困難であり、かえって事務処理を煩雑にされるものといえるでしょう。

従いまして、履歴書・経歴書についてはその記載内容からも特に適用範囲を限定されることなくその全てが対象であると考えるのが妥当と思われます。

また、保管条件については特に指定されていないようですが、文書・電子媒体いずれにしましても部外者は勿論、社員の目にも容易に触れないよう厳重に保管されることが重要といえます。

投稿日：2017/06/01 21:10　ID：QA-0070844

相談者より

ご回答ありがとうございました。
全てが対象であるの意識がないと記録意識の継続が困難とわかりました。

投稿日：2017/06/06 10:06　ID：QA-0070895大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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契約

人材会社と個人情報のやり取りをするにあたって秘密保持契約などを結んでいるはずですので、まずはそれに拠ります。一般的には人事部門・採用部門管理者など限られた中で共有されるものですが、その職場にもよりますので線を明確に引くことはできません。ただ野放図にコピーなどが出回ったりすれば当然情報取り扱いの責任を問われます。

またそうした契約で触れられていると思いますが、選考後は採用者以外のデータは直ちに破棄し、それらを保管などすることが無いようにしなければなりません。不採用者情報を「後で必要」になることはあり得ないので、意図的に人材会社を通さず個人情報を濫用する意図などと疑われかねません。

いずれにしても関係者の中で必要最低限の中で共有し、使用後は破棄などをしっかり確認、誓約させるなどの管理を徹底することだと思います。

投稿日：2017/06/03 00:30　ID：QA-0070866

相談者より

ご回答ありがとうございました。
個人情報保護の管理徹底のために、その真意の理解のない「仏作って魂入れず」、にならないよう運営します。

投稿日：2017/06/06 10:10　ID：QA-0070896大変参考になった

回答が参考になった 0件

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回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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