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フィードバック面談のタイミングについて

いつもお世話になっております。
人事考課フィードバック面談についてご教示下さい。

弊社では目標管理制度を導入していますが、人事考課が半期(6ヵ月)単位であるため、
目標面談、中間面談、フィードバック面談も半期に一度ずつ実施しています。

ここで問題なのが、フィードバック面談を実施する時期(タイミング)です。
便宜上、当期の目標面談と前期のフィードバック面談は同時に行うこととし、中間面談は3ヵ月経過後に行うこととしていますが、当期の目標面談は遅くとも期初(可能であれば前期末までに)に行うべきと考え、期初速やかに行うこととしています。一方で、フィードバック面談で人事考課結果を伝える場合、一次考課者が人事考課を行い、二次考課者、三次考課者が評価を行っていると、あっという間に1ヵ月程度が経過してしまいます。

現在は各部署の判断で、目標面談と同時に行うフィードバック面談で一次考課者の評価を伝えて、
二次または三次考課者の考課が一次考課者と異なった場合のみ、中間面談で変更があったことを伝えている部署もあれば、三次考課者の考課が完了し確定してから中間面談で初めて人事考課結果を伝えている部署もあります。

今後、全部署での面談や内容の統一を図りたいと考えているのですが、
①人事考課結果は少しでも早く伝えるために、一次考課者の考課結果を期初に伝えるべきなのか
②一次考課者の考課結果を伝えて、二次または三次考課者の考課結果が異なっていた場合、変更を伝 えると被考課者に不信感を与えることになるので、本人へのフィードバックは時期が遅くなっても 確定してから伝えるべきなのか
③目標面談とフィードバック面談を同時に行うべきではないのか
④もっと良い方法があるのか

ご教示いただければ幸いです。

以上、よろしくお願いいたします。

投稿日:2015/02/10 15:37 ID:QA-0061555

労務屋さん
大阪府/化学

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
オフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、フィードバック面談のみならず、御社における人事考課制度全体の整合性が取れるように各考課及び面談の時期を組んでいかれる事が必要です。その際、御社の業務事情等もございますので、この場で確答を申し上げるまでは出来かねる件ご了承下さい。

その上で申し上げますと、あくまで人事考課結果=最終結果といえますので、確定してからフィードバックさせるのが妥当といえます。その上で、当期の目標面談に関しましてですが、最終結果が遅れる場合には一つの方法としまして期の開始前までに大方の目標を決めておき、最終結果が出た後に必要に応じて修正するといった手法が考えられるでしょう。勿論、御社にとりましてこれが必ずしも最善手段というわけではございませんので、現場の声を聴きつつ一番スムーズに進行させられるようなスケジュールを検討される事が重要です。

投稿日:2015/02/10 23:08 ID:QA-0061565

相談者より

ご回答どうもありがとうございました。考課結果はあくまでも結果なので確定してから伝えるべきという考え方に納得いたしました。一部の経営者は、考課結果を伝える時期が中間面談時である3ヵ月後となるのは間延びしすぎてしまうとの考え方を持っていますが、その方向で調整してルール化したいと思います。すぐに的確なご回答をいただきましたことに本当に感謝いたします。

投稿日:2015/02/12 09:42 ID:QA-0061569大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

藤田 敏克
藤田 敏克
社会保険労務士法人SRグループ 代表

フィードバック面談のタイミングについて

まずは、ご質問の①、②、③への回答です。人事考課決定のフィードバック面談の目的は、評価の納得性を向上させ、次期の課題を明確にすることがあります。この観点から考えると、最終的な人事考課が確定してから、社員に伝える必要があります。そのようにしないと、来期の目標設定の方向性がぶれる可能性が出てきます。

中間面談、フィードバック面談は期初の目標設定に対応する形で行います。また次期の目標設定は前期の人事考課の結果についてのフィードバック面談に基づき、速やかに行う方が効果的です。半期に1度ずつ面談を行われるということですが、限られた年間スケジュールの中で効果的、かつ効率的に行うためには、人事考課に関わる全ての人間の間で、期初、期中、期末におけるスケジュール共有を徹底することをお薦め致します(質問④への回答)。期初の目標設定の段階で、1年間のおおまかな人事考課スケジュールを示し(例:“今年度の中間面談は〇〇月頃、期末のフィードバック面談前の一次考課、二次考課は□月第1週頃、フィードバック面談は□月末頃をめどに行う予定です”等のメールを発信しておく)、節目ごとにリマインドの発信を行ってください。また、中間面談前、フィードバック面談前に評価者の方を集めて説明会を行い、スケジュールの共有、面談を行う事前準備や効果的な行い方、結果の伝え方について、説明会を行うとよいでしょう。

御社の人事考課のプロセスで大切なことは、プロセスをこなすことではなく、面談の結果を社員の能力開発に結びつけること、評価を社員のモチベーション向上に結びつけることです。考課のプロセス数が、部署や組織の規模、指示系統に即したものになっているでしょうか?形式的にプロセス数が多くなっていないかの定期的な振返りも効果的です。

また、最後に、慌てて結論を出そうとなさったり、過度に思い悩むことに時間を費やさないように、常日頃から評価者の立場の方は、社員との信頼関係を築き、社員に関心を持ち、社員のことを良く知っておいて下さい。このような小さなことの積み重ねが面談制度を効率的に機能させるカギとなります。

投稿日:2015/02/12 18:45 ID:QA-0061583

相談者より

ご回答ありがとうございます。考課結果は確定後に伝えるべきであること、スケジュールや目的の共有化を行い進めていくべきことを肝に銘じて、今後の対応を検討していきます。各面談は十分な事前準備を行い、一人ひとりに対して丁寧な話し合いを行うべきだと思いますが、部下の人数が多くなればなるほど、面接の回数や時間が十分でなくなってしまうことが悩みの種です。
今回、初めて相談をさせていただきましたが、複数の専門家の方が本当に丁寧に回答をして下さったことに感激しております。
これからもよろしくお願いいたします。

投稿日:2015/02/13 09:14 ID:QA-0061588大変参考になった

回答が参考になった 0

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