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雇用契約書の保管について

はじめまして。
様々な事例をいつも参考にさせて頂いております。

社員数の増加に伴い人事書類も増え、保管場所の確保に困るようになりました。そこで双方捺印済みの雇用契約書等をPDF化してデータ保管し、原本は社員に渡そうと思っているのですが、問題はないのでしょうか。
宜しくお願い致します。

投稿日:2009/10/06 10:12 ID:QA-0017701

*****さん
東京都/HRビジネス

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、雇用契約書は労働関係の書類の中でも最も基本的かつ重要な文書ですので、原本は会社でも保管すべきというのが私共の見解になります。万一改ざん等で思わぬトラブルになるリスクを避ける上でも書面の保存をされるべきといえます。

労働基準法上でも「書面の交付」が義務付けられていますので、2部全く同じものを作成しそれぞれ署名捺印の上会社と労働者が1部ずつ持っておくことが必要です。

投稿日:2009/10/06 11:21 ID:QA-0017706

相談者より

ご回答ありがとうございます。
交付は書面で行いますが保存についても書面で、とは決められていないと思いましたのでデータ保管を検討しています。仰られるリスクは確かにありますので対策を立てた上で実行したいのですが…

投稿日:2009/10/06 14:52 ID:QA-0036927大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

依然、現実に紙で作成し、労働者に交付し、保管することが必要

■ 労基法では、雇入れをした場合、使用者は、遅滞なく、労働者に対して労働条件通知書を交付し(労基法15条)、且つ、3年間の保存を(同109条)義務付けています。
■ 他方、平成16年に成立した「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」では、所轄の省庁の命令で定める文書については、書面での保存に代え、電子媒体による保存が認められています。然し、関係省令には、労基法15条について格段の定めはないようで、依然、雇用契約書等は現実に紙で作成し、労働者に交付し、保管する必要があるということになります。
■ 原本は紙文書で存在するので、ご相談の保管方法は、一概に法違反とは言えない(違法性は黒に近い灰色)部分もありますが、会社側としては、後日、係争に及んだ場合において、雇用契約内容の立証能力を欠く事態に陥るリスクを伴うことになると思います。

投稿日:2009/10/06 12:15 ID:QA-0017710

相談者より

ご回答ありがとうございます。
原本でないことのリスクは確かにありますので、低減できる方法はないか検討しております。

投稿日:2009/10/06 14:58 ID:QA-0036928大変参考になった

回答が参考になった 1

プロフェッショナルからの回答

冨田 正幸
冨田 正幸
冨田社会保険労務士事務所 東京都社会保険労務士会 所長

Re

契約書の文書提示、合意の捺印をされてると見えますが、その後の文書の保存ですが、労基法では、第109条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。
となっておりこの文書は最低3年は保存しなければなりません。

しかし文書が多くなり、紙での管理にも煩雑になるので、現在、e-文書法が施行されておりその中に文書をデジタル化して保存して問題ないものとして
労基法第109条の規定による雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類の保存
と記載があり、雇用契約書もここに入っていますので、デジタル化の保存は可能ですので法令上でも認められております。

但し、保存する場合、以下の三点を行う必要があります。

①必要に応じ電磁的記録に記録された事項を出力することにより、直ちに明瞭かつ整然とした形式で使用に係る電子計算機その他の機器に表示し、及び書面を作成できるようにすること。

これは、すぐに明示ができるようにしておくことですので、PDFであれば、特に出力する際に問題にはならないでしょう。

②電磁的記録に記録された事項について、保存すべき期間中における当該事項の改変又は消去の事実の有無及びその内容を確認することができる措置を講じ、かつ、当該電磁的記録の作成に係る責任の所在を明らかにしていること。

改竄や文書の差し替え、削除等された場合、それがわかるようにしておくことです。
これはシステムなどでログを取るか、ファイル監査システム等導入すれば問題ないです。また、改竄されてもわかるように電子スタンプ等を利用しておけば、そのデータの信頼性は高くなります。

③電磁的記録に記録された事項について、保存すべき期間中において復元可能な状態で保存することができる措置を講じていること。

バックアップとして復旧できるようにしておくことです。これは、サーバなどのバックアップ機能等を利用すれば問題ないです。

上記三点にご注意の上、保存をしておけば問題ございません。

以上ご参考にしていただけましたらと思います

投稿日:2009/10/06 12:30 ID:QA-0017711

相談者より

回答ありがとうございます。
ログやバックアップの体制を確認して導入を検討したいと思います。

投稿日:2009/10/06 15:01 ID:QA-0036929大変参考になった

回答が参考になった 1

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回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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