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身元保証書の扱い

いつも参考にさせて頂いております。

弊社では、入社書類に身元保証契約書の提出をお願いしております。
契約書は、「3通作成し、署名押印のうえ、各自1通を所持」として、
3部を一度本社へ提出、その後本社から、ご本人宛、身元保証人宛にお送りしています。
ご本人と身元保証人の住所が同じ場合は、ご本人へお渡しする事もあります。

そこで質問ですが
 ①退職者のご本人・身元保証人控えの送付が必要か
 ・・・本社へ入社書類(原本)が届く前に退職する社員がしばしば発生し、控えの返却についてどのような形がよいか模索しております。

 ②そもそも、本部へ3通一度回収する必要があるのか
 ・・・店舗責任者がおりますので、そこで内容確認がしっかりできていれば、その場で本人控えをお渡しする事も問題ないのでしょうか。
 ・・・もしくは、ご自身で記入して保管してくださいとして、本部への提出は1部のみ としても大丈夫なものでしょうか。

ご本人・身元保証人控えの重要性をいまいち把握しておらず、
無知で申し訳ございませんが、ご指導のほどお願いいたします。

投稿日:2024/07/18 14:15 ID:QA-0141150

営業管理さん
新潟県/繊維製品・アパレル・服飾(企業規模 301~500人)

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、1につきましては、一旦入社されている以上は他の重要な人事関連書類と同様に保存が必要とされます。作成日から5年保存する扱いとされます。

2につきましては、店舗に人事管理上の独立性が無く本社で一括して管理されているようでしたら、やはり本社を通される事が必要といえます。

投稿日:2024/07/18 21:15 ID:QA-0141173

相談者より

返信ありがとうございます。
 ご本人の控えは、別郵送であってもご本人手元に保管して頂く必要があるという事ですね。
 同様に身元保証人様にも、社員退職後であっても5年の有効期限(就業規則で定めております)がある限り、発送した方がいい という事でしょうか。

投稿日:2024/07/19 11:27 ID:QA-0141209参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

1.具体的なタイミングにより、
  全て返却、1部返却など臨機応変に対応してください。

2.提出は1部でよろしいと思いますが、会社の必要性の問題です。
  就業規則の規定を確認してください。

投稿日:2024/07/19 10:27 ID:QA-0141199

相談者より

就業規則上定められておらずお恥ずかしい限りですが、
就業規則の整備も視野に入れて決めさせていただきます。
ありがとうございました。

投稿日:2024/08/09 09:37 ID:QA-0142044参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

身元保証

すべて貴社判断で運用しやすいように行えば良いでしょう。
そもそも身元保証によって担保される損害賠償はきわめて限定的です。会社側の管理責任が重く問われ、それでも本人に非があると証明された場合に本人に代わって補償をする程度です。もはや意味がないということで廃止したり、人手不足から制度が採用の邪魔になるということで補償会社に委託するなどが多いように思います。

投稿日:2024/07/19 14:19 ID:QA-0141226

相談者より

ありがとうございます。
勉強になります。
弊社としましては、ご本人と連絡が取れない場合の連絡先や、不正の抑止や責任の自覚を目的にしている節がありますので、廃止は難しそうですが、柔軟に運用できる部分ではあるという事で大変勉強になりました。
ありがとうございました。

投稿日:2024/08/09 09:40 ID:QA-0142046大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

再度お答えいたします

ご返事下さいまして感謝しております。

「同様に身元保証人様にも、社員退職後であっても5年の有効期限(就業規則で定めております)がある限り、発送した方がいい という事でしょうか。」
― 特に法的義務まではございませんので、気になるようでしたら返送されるとよいでしょう。

投稿日:2024/07/20 18:20 ID:QA-0141269

相談者より

ありがとうございます。
大変勉強になりました。

投稿日:2024/08/09 09:35 ID:QA-0142043大変参考になった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。



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