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採用時の応募・個人情報 取得利用同意書について

ネットでのフォーマットや、メールに応募書類添付をして応募がされてくる昨今ですが
同意書をもらうタイミングなどがわからず質問させていただきました。

1、本来ならば応募書類提出と同じタイミングでもらうべきでしょうか。

2、オンラインで選考が進むなど直接お会いできない場合、
わざわざこの書類だけを郵送してもらう必要があるのでしょうか。

3、必ず原本(直筆サイン)である必要がありますか。
スキャンしてメールで送っていただいたPDFでも効力はあるのでしょうか。

4、ネットのフォーマットで応募していただく場合、
ネット上に同意するというボタンがあれば、紙の同意書を取る必要はないですか?


せっかくネット経由・メールで気軽に応募していただく方に
同意書を郵送してもらうのが手間ではないかと思い、
どの程度なら許容範囲とされるのか知りたいです。

原本は内定が出るまでに回収できればそれまではPDFでもOKなど・・・
あれば教えてください。


よろしくお願いいたします。

  • ららさん
  • 東京都
  • 情報サービス・インターネット関連
  • 回答数:2件
  • カテゴリ:新卒採用
  • 投稿日:2017/10/13 15:30
  • ID:QA-0072918

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専門家・人事会員からの回答
2件中 1~2件を表示
並び順:投稿日時順評価順
  • 1

専門家より
  • 投稿日:2017/10/13 20:18
  • ID:QA-0072928

オフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、厚生労働省が示している「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン」によりますと、「利用目的を採用応募者本人に通知し、又は公表するに当たっては、合理的かつ適切な方法により行わなければならない。例えば公表の場合(中略)採用応募に関する文書の中に明記する等、本人に内容が確実に伝わるような媒体を選ぶ等の配慮を行わなければならない。」とされています。

加えまして、「採用応募者から得た個人情報の利用は、職業安定法指針により、原則としてその収集目的の範囲内に限られ、収集目的以外の目的への利用は、当該目的を示して本人の同意を得た場合又は法令に定めのある場合に限られる。」及び「採用応募者から得る個人情報を第三者に提供する場合には、あらかじめ本人から確実に同意を得るか、又はオプトアウトによる場合も、提供する項目など必要な事項(法第23条第2項)について採用応募に関する文書の中に明記しなければならない。」とも示されています。

これらの内容も踏まえた上で、ご質問の件につきましては以下のように考えられます。

1.第三者への個人情報の提供がない場合に同意書取得義務まではございませんが、応募より前の時点で利用目的の通知または公表をしておく必要があるものといえます。そうした措置がなければ、早急に応募者に通知の上同意書取得をされるべきといえます。

2~4.事前通知や公表が無い状態であれば、同意を得る事が必要ですが、メールその他電子媒体を利用したものであっても、当人の同意が明確に読み取れるものであれば差し支えないものと思われます。

  • 投稿日:2017/10/31 11:48
  • 相談者の評価:大変参考になった

ありがとうございました。参考になりました。

この回答は参考になった
参考になった:0名
専門家より
  • 投稿日:2017/10/13 22:33
  • ID:QA-0072932

代表者

応募時に必要な個人情報の同意入手形態

▼ 応募時に必要な個人情報の種類に就いては、御社ご自身で判断願うとして、関連法で謂う【適切に「本人の同意」を得ている】とされる態様として、厚労省は、次の5つの方式を挙げています。(つい先日のQ&Aでも引用したものです)
① 同意する旨を本人から口頭、書面等で確認すること
② 本人が署名又は記名押印した同意する旨の申込書等文書を受領し確認すること
③ 本人からの同意する旨のメールを受信すること
④ 本人によるホームページ上の確認欄ボタンへの同意する旨のクリック
⑤ 本人による同意する旨の音声入力
▼ 但し、当然の事乍、飽くまで、個別ケースによって別途考慮すべき要素があり得るので注意を要するとのコメントを付けられています。
▼ ご質問のポイントと噛み合った回答となっているか否かは定かではありませんが、ネット活用、電磁的同意書を「可」として点においてポジティブな情報だと考えます。

  • 投稿日:2017/10/31 11:49
  • 相談者の評価:大変参考になった

とても分かりやすく記載いただきましてありがとうございました。

参考になりました。

この回答は参考になった
参考になった:0名
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