企業研修、採用、評価、人材開発、労務・福利厚生のナレッジコミュニティ

人事のQ&A

相談数12150件   回答数25154

採用時の応募・個人情報 取得利用同意書について

ネットでのフォーマットや、メールに応募書類添付をして応募がされてくる昨今ですが
同意書をもらうタイミングなどがわからず質問させていただきました。

1、本来ならば応募書類提出と同じタイミングでもらうべきでしょうか。

2、オンラインで選考が進むなど直接お会いできない場合、
わざわざこの書類だけを郵送してもらう必要があるのでしょうか。

3、必ず原本(直筆サイン)である必要がありますか。
スキャンしてメールで送っていただいたPDFでも効力はあるのでしょうか。

4、ネットのフォーマットで応募していただく場合、
ネット上に同意するというボタンがあれば、紙の同意書を取る必要はないですか?


せっかくネット経由・メールで気軽に応募していただく方に
同意書を郵送してもらうのが手間ではないかと思い、
どの程度なら許容範囲とされるのか知りたいです。

原本は内定が出るまでに回収できればそれまではPDFでもOKなど・・・
あれば教えてください。


よろしくお願いいたします。

  • ららさん
  • 東京都
  • 情報サービス・インターネット関連
  • 回答数:2件
  • カテゴリ:新卒採用
  • 投稿日:2017/10/13 15:30
  • ID:QA-0072918

この相談に関連するQ&A

専門家・人事会員からの回答
2件中 1~2件を表示
並び順:投稿日時順評価順
  • 1

専門家より
  • 投稿日:2017/10/13 20:18
  • ID:QA-0072928

オフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、厚生労働省が示している「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン」によりますと、「利用目的を採用応募者本人に通知し、又は公表するに当たっては、合理的かつ適切な方法により行わなければならない。例えば公表の場合(中略)採用応募に関する文書の中に明記する等、本人に内容が確実に伝わるような媒体を選ぶ等の配慮を行わなければならない。」とされています。

加えまして、「採用応募者から得た個人情報の利用は、職業安定法指針により、原則としてその収集目的の範囲内に限られ、収集目的以外の目的への利用は、当該目的を示して本人の同意を得た場合又は法令に定めのある場合に限られる。」及び「採用応募者から得る個人情報を第三者に提供する場合には、あらかじめ本人から確実に同意を得るか、又はオプトアウトによる場合も、提供する項目など必要な事項(法第23条第2項)について採用応募に関する文書の中に明記しなければならない。」とも示されています。

これらの内容も踏まえた上で、ご質問の件につきましては以下のように考えられます。

1.第三者への個人情報の提供がない場合に同意書取得義務まではございませんが、応募より前の時点で利用目的の通知または公表をしておく必要があるものといえます。そうした措置がなければ、早急に応募者に通知の上同意書取得をされるべきといえます。

2~4.事前通知や公表が無い状態であれば、同意を得る事が必要ですが、メールその他電子媒体を利用したものであっても、当人の同意が明確に読み取れるものであれば差し支えないものと思われます。

  • 投稿日:2017/10/31 11:48
  • 相談者の評価:大変参考になった

ありがとうございました。参考になりました。

この回答は参考になった
参考になった:0名
専門家より
  • 投稿日:2017/10/13 22:33
  • ID:QA-0072932

代表者

応募時に必要な個人情報の同意入手形態

▼ 応募時に必要な個人情報の種類に就いては、御社ご自身で判断願うとして、関連法で謂う【適切に「本人の同意」を得ている】とされる態様として、厚労省は、次の5つの方式を挙げています。(つい先日のQ&Aでも引用したものです)
① 同意する旨を本人から口頭、書面等で確認すること
② 本人が署名又は記名押印した同意する旨の申込書等文書を受領し確認すること
③ 本人からの同意する旨のメールを受信すること
④ 本人によるホームページ上の確認欄ボタンへの同意する旨のクリック
⑤ 本人による同意する旨の音声入力
▼ 但し、当然の事乍、飽くまで、個別ケースによって別途考慮すべき要素があり得るので注意を要するとのコメントを付けられています。
▼ ご質問のポイントと噛み合った回答となっているか否かは定かではありませんが、ネット活用、電磁的同意書を「可」として点においてポジティブな情報だと考えます。

  • 投稿日:2017/10/31 11:49
  • 相談者の評価:大変参考になった

とても分かりやすく記載いただきましてありがとうございました。

参考になりました。

この回答は参考になった
参考になった:0名
回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

問題が解決していない方はこちら
キーワードで相談を探す
この相談に関連するQ&Aを見る
入社同意書の効力
オファーレターを頂くにあたり、まだ転職先への気持ちの整理がつかないまま、入社同意書のサインを求められました。入社同意書の効力とはどのようなものなおでしょうか?また、入社同意を断った場合はどのような事態が生じるのしょうか? お教え頂ければ幸いです。 よろしくお願い致します。
賃金減額の同意書
業績が回復するまで賃金カットする場合、対象者に同意書をとるとして、同意書の期限を「○月までを目処にして」という表現で実質○月より1,2ヶ月延長することは出来るのでしょうか?明確に○月までと区切り、延長する場合は再度同意書をとる必要はあるのでしょうか?
年少者採用時の書類について
年少者(18歳未満)採用時の必要書類について、 戸籍証明書が必要とのことですが、 これは健康保険証もしくは学生証で代用可能でしょうか? また親の同意書は児童(15歳未満)でなければ、必要ないでしょうか? いろいろな情報がネット上に掲載されているため、コンプライアンスを遵守するために 年少者を...
新たに相談する
相談する(無料)
業務に関するちょっとした疑問から重要な人事戦略まで、
お気軽にご相談ください。
人事・労務の専門家が親切・丁寧にお答えします。

この相談に関連する記事

定番のQ&Aをチェック

従業員に役員は含まれるか
はじめて、投稿します。よろしくお願い致します。 一般的に就業規則で『従業員の定義』という条項で役員を含むかどうか言及していない場合で、かつ別途役員就業規則を設けていない場合、この従業員に役員は含まれると解釈するのでしょうか?
有給休暇取得率の計算方法
有給休暇取得率の計算方法を教えて頂けませんでしょうか? 本日の日経新聞の一面にも「43.7%」という数字がありましたが、 どういう計算式によって算出し、比較すれば良いかが知りたいと思っております。 有休は期限が2年間というややこしい部分もありますので、具体的に教えて頂けますと幸いです。
会社の緊急連絡網の作成について
総務では現在、従業員の連絡先(自宅、又は自宅+携帯電話)を把握している状態です。 他は、各従業員の意思により個人、又は上長に連絡先を教えあっている状態で、 会社としての連絡網は作成していません。 新任の部門中の発案で、会社としての緊急連絡網を作成して配布するよう指示がきたのですが、 総務で把握して...
受けさせたいスキルアップ系講座特集

会員として登録すると、多くの便利なサービスを利用することができます。

社宅でもUR賃貸住宅
相談する
業務に関するちょっとした疑問から重要な人事戦略まで、お気軽にご相談ください。
人事・労務の専門家が親切・丁寧にお答えします。

専門家回答ランキング

集計期間:11/01~11/24
服部 康一 服部 康一
オフィス代表
得意分野:モチベーション・組織活性化、法改正対策・助成金、労務・賃金、...
小高 東 小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 
得意分野:経営戦略・経営管理、モチベーション・組織活性化、法改正対策・...
川勝 民雄 川勝 民雄
代表者
得意分野:労務・賃金、福利厚生、人材採用、人事考課・目標管理
<アンケートのお願い>採用マーケットの構造変化に関する意識調査

注目コンテンツ


「健康経営特集」
従業員の健康づくりを通じて生産性向上を目指す!

健康経営の推進に役立つ多彩なプログラムをご紹介。資料請求のお申込みや資料のダウンロードも可能です。



『日本の人事部』受けさせたいスキルアップ系講座特集

コミュニケーションや英語力、個人の生産性やPCスキルなど、ビジネス上必須となる多彩なプログラムをご紹介


【人事の日制定記念企画】
オピニオンリーダーからのメッセージ

HR領域のオピニオンリーダーの皆さまから全国の人事部門に向けてメッセージを頂戴しました。


人事メディア情報

人事メディア情報

人事・労務関連の代表的なメディアをご紹介いたします。


管理職1年生日記 (第1回)

管理職1年生日記 (第1回)

主人公は、首都圏に本社がある食品メーカーC社営業部第2課に勤務するA氏...


管理職1年生日記 (第3回)

管理職1年生日記 (第3回)

ほとんどの会社では、新任管理職を対象とした「管理職研修」を行っているこ...