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残業申請の管理

お世話になります。
■弊社では社員は残業する場合、以下の方法で申請します。
1)毎週末に翌週の残業予定を申請
2)予定外の残業が必要になった場合は都度申請
方法はメールが主です。
■質問は以下の２つになります。
1)毎週や都度の申請が面倒であり、正しく運用されない事がある。一般的に他にどのような方法があるのか。
2)申請書類は一定期間の保管が必要か。

以上です。
宜しくお願いします。

投稿日：2009/07/07 21:22　ID：QA-0016697

その他

えむえふごさん: 東京都／情報処理・ソフトウェア（企業規模 101～300人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご質問の件に各々お答えさせて頂きますと‥

1)‥　残業とは労働契約上の所定労働時間を超える労働を行う事ですので、基本的には残業自体が無い状態こそが正常な状況のはずです。
　「申請が面倒」との事ですが、それが従業員側の希望による残業申請であれば、こうした残業の性質上都度会社に申請し許可を得るというのは当然の措置であり、そうした主張は理に適わないというのが私共の見解になります。
　また会社側の意向でやむを得ず残業を指示する場合ですと、申請書の代わりに会社側が残業命令の文書を出す等により対応されることで従業員側の手間を省く事が可能といえます。
　いずれにしましても、会社・従業員双方が無駄をなくし能率よく業務を行うように努め、不要な残業時間を減らしていくことが重要といえるでしょう。

2)‥　残業申請書等社内での残業実施手続きに関する文書は任意の内容・形式で構いませんが、そうした文書自体は万一トラブル発生となった際に残業実施の根拠ともなりうる重要なものといえます。
　従いまして、労働基準法第109条における「労働関係に関する重要な書類」に該当するものとして、申請書記載を最後に行なった日から3年間は保存が必要というのが私共の見解になります。
　

投稿日：2009/07/07 23:20　ID：QA-0016699

相談者より

ご回答ありがとうございます。
申請書の保管の件ですが、「残業時間の記録」という意味では月報(毎日の出退勤時間の記録)という形で別途存在はします。説明不足でしたが、この場合でも申請書の保管は必要になりますでしょうか。
宜しくお願い致します。

投稿日：2009/07/08 20:39　ID：QA-0036542大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

残業申請の方式と問題点

■ 時間外労働は、会社が命じるものですが、実務的には、社員からの申請 ⇒ 承認という形を採っているのが一般的です。申請先は職場の上司でしょうが、基本的には、メールの活用に勝る方法はないと思います。《毎週や都度の申請が面倒》だとのことですが、《みなし労働制》などを導入している場合を除き、《その都度申請》の原則を崩すことはできません。
■ メール《申請が面倒》なら、他の方法はもっと面倒でしょうし、《正しく運用されない》のも、メール方式だからということでもないような気がします。直面されている具体的な問題点が分らないので、確答しかねますが、メール方式を放棄するのではなく、再度、問題点の解消策を、ご検討されることをお勧め致します。
■ 尚、時間外労働の申請書類そのものは、法律で保存期間が定められている文書ではありませんので、企業の任意で決められればよいと思います。

投稿日：2009/07/08 09:28　ID：QA-0016700

相談者より

ご回答ありがとうございます。
《申請が面倒》と表現させていただいたのは、頻度が多い為です。
当社はシステム開発を行っており、残業が日常化しており、且つ様々な事情で想定以上の残業も多いのが実情です。
申請の手段が面倒というよりは、申請そのものが面倒になってしまっており、申請を受ける側の上司もノーチェックでの承認となっているようです。
申請側も承認側も負担が軽減される別の方法が何かあればと考えた次第です。

投稿日：2009/07/08 21:07　ID：QA-0036543大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

再度お答えいたします

こちらこそご返事頂き有難うございます。

「月報(毎日の出退勤時間の記録)という形で別途存在はします」との事ですが、記載内容が残業申請書等と全く同一ではないですし、残業申請書等があれば申請や許可を行なっている事実も容易に確認出来るものといえます。

万一のトラブルに備える為にも、こうした証拠となりうる文書は重要書類としまして保存しておくべきというのが私共の見解になります。

投稿日：2009/07/08 22:46　ID：QA-0016728

相談者より

ありがとうございます。
了解しました。

投稿日：2009/07/10 15:27　ID：QA-0036556大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

残業申請の方式と問題点 P2

■ 申請方法面では、社員#、申請者名、申請日時、申請先は自動生成、申請理由及び対象プロジェクトなどは、コード入力方式の採用で、申請発信可能とし、許可権限者の上司も、モバイルベースで、ロケーションを問わず、許可の可否を即答できるような方式にすれば、慣れさえすれば、《申請の面倒さ》などは吹っ飛ぶと思います。工夫次第で、手間を掛けずに、記録として保管も可能になるでしょう。
■ 御社の業種ならば、その辺の工夫も可能な視野範囲ではないでしょうか？同業他社も同じような、頻度の高さに悩んでいる筈だと思います。ソフト開発、情報通信業界に無縁ではなかった弊職の直観的（無責任？）発想ですが、この面の解決なくして、恒常的な解決もないと思案致します。

投稿日：2009/07/09 10:27　ID：QA-0016731

相談者より

ありがとうございます。
大変参考となりました。

投稿日：2009/07/10 15:28　ID：QA-0036558大変参考になった

回答が参考になった 0件

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回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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