退職者の経歴管理について

退職者の法定保管記録

▼退職した元従業員の記録の種類と保管期間は下記の通り定められています。
５年 ☞健康診断の個人票 【根拠となる法律　労働安全衛生規則】
４年 ☞資格取得・喪失・離職票、賃金台帳、その他雇用保険の被保険者に関する書類　（被保険者が退職した日から４年間） 【雇用保険法施行規則】
３年 ☞雇用契約書、解雇通知書、その他雇入、退職に関する書類【労働基準法規則】
☞労働者名簿、タイムカード、36協定、その他労働に関する書類【 労働基準法】
☞療養・休業補償給付請求書、死傷病報告、その他労災保険に関する書類【労災保険法規則】
☞管理元台帳、管理先台帳、就業条件明示書、その他労働者派遣に関する書類【労働者派遣法】
２年 ☞資格取得・喪失届出書、算定基礎届、その他健康保険、厚生年金保険に関する書類【厚生年金保険法施行規則　☞【健康保険法施行規則】
☞労働保険料申告書、その他労働保険料の徴収に関する書類【労保徴収法】
☞雇用保険に関する書類（会社関係）【雇用保険法施行規則】
▼履歴書は含まれていません。保管方法（保管先を含む）は企業の判断に任されています。

投稿日：2022/07/07 20:20　ID：QA-0117002

相談者より

ご回答ありがとうございました。参考になりました。

投稿日：2022/07/08 11:14　ID：QA-0117006大変参考になった

ご質問の件

社外に管理を委託しても、問題はありません。

評価なども個人情報ですから、委託契約ではセキュリティの確認が必要です。
また、当たり前ですが使用者がどこに委託してるのか把握していること、
必要に応じて、引き出し可能なことです。

投稿日：2022/07/08 10:26　ID：QA-0117004

相談者より

ご回答ありがとうございました。外注は問題ないと確認でき、助かりました。

投稿日：2022/07/08 11:15　ID：QA-0117007大変参考になった

個人情報

個人情報取扱指針の理念から、法定の履歴書類や検診記録、税務関係以外の個人情報は本人の承諾がなければ保持すべきではありません。
外部で保存するにしても漏洩があれば、なぜそうした情報を保持してきたかなどの責任は貴社が問われることになるでしょう。セキュリティ上、コンプライアンス上いずれからも法定期間を超えての記録は破棄するべきといえます。

投稿日：2022/07/08 11:58　ID：QA-0117012

相談者より

ご回答ありがとうございました。参考になるご意見でした。

投稿日：2022/07/08 13:20　ID：QA-0117015大変参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、基本的には社内で記録管理されるべき事柄といえます。

外部委託自体は禁止されておりませんが、たとえ配属等の経歴であったとしましても個人情報である事に変わりございませんし、万一第三者に漏洩でもされますと大きなトラブルになる可能性も否定出来ません。

そうしたリスクも考慮された上で、仮に委託される場合ですと、委託先での厳重な情報管理の保証を得られる等慎重に検討される事をお勧めいたします。

投稿日：2022/07/08 20:22　ID：QA-0117028

相談者より

ご回答ありがとうございました。参考にさせていただきます。

投稿日：2022/07/11 11:16　ID：QA-0117059大変参考になった

問題ありません。

注意すべきはセキュリティー対策ですが、これが万全である限り、社外に管理委託をしても大丈夫でしょう。

投稿日：2022/07/09 07:34　ID：QA-0117034

相談者より

ご回答ありがとうございました。

投稿日：2022/07/11 11:17　ID：QA-0117060大変参考になった