年次有給休暇管理簿をエクセルより効率的に作成する方法

働き方改革の一環として2019年4月から全ての使用者に対して「年次有給休暇が10日以上発生した社員に対する年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられました。「全ての使用者」ということですから、会社の大きさや雇用している人数に関係なく、1名でも当てはまる従業員がいれば、雇用主である「使用者」はこの義務を果たさなければなりません。

まだまだ年次有給休暇管理簿はエクセルで管理しているという会社も多いと聞いていますが、最近では有給管理システムを検討している企業も増えています。すでに導入済みだという企業の方もいるかもしれませんね。今回は、年次有給休暇管理簿についての基礎知識や、紙・エクセル・管理システムそれぞれでの管理方法のメリットやデメリットについて考えた上で、効率的な年次有給休暇管理簿の作成について解説していきます。

「年5日の年次有給休暇の確実な取得」のルール
さて、この「年5日の年次有給休暇の確実な取得」というルールについて、少し詳しく見てみましょう。「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の義務に当てはまる社員の条件は、「年休が10日以上付与される労働者」となります。この条件には、管理監督者や有期雇用労働者も含まれます。

また、有給休暇は労働者ごとに「年次有給休暇を付与した日（基準日）から1年以内に5日」有給休暇を取得させなければなりません。全ての社員の基準日を同一にしている企業ならさほど難しくはないと言えますが、社員ごとに基準日がバラバラである場合にはうっかりルール違反をしてしまわないよう注意が必要です。

年次有給休暇管理簿とは？
使用者は労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければなりません。さらに、年次有給休暇管理簿に記載が必要な項目は3点。すなわち、「基準日」「時季」「日数」です。

「基準日」とは、社員に年次有給休暇を付与した日のこと。「時季」は、実際に社員が有給休暇を取得した日のことで、全休または半休の記載も必要です。そして、最後に「日数」は、社員が基準日から1年間のうちに取得した有給休暇の日数のこととなります。

つまり、「基準日」から、「次の基準日の前日」までに「日数」が5以上にならないといけないというわけです。管理方法に関しては、紙やエクセル、そして有給管理システムを導入して管理している企業に分けられます。ここからは、それぞれのメリットや注意点について注目したいと思います。

年次有給休暇管理簿をエクセルで管理する企業が多い
年次有給休暇管理簿をエクセルで作成している企業が多いと聞いています。エクセルのフォーマットに関しては、インターネットで検索すれば簡単に扱える無料のテンプレートがいくつも出てきますし、基本的なものは厚生労働省のホームページでも公開されています。

企業の担当者はまだまだエクセルを扱える方も多いでしょうし、紙よりもデータで管理する方が入力も修正も計算も楽です。昨今ではペーパーレス化が進んでいる事もあり、無駄なコストをかけなくて良い点もエクセルで年次有給休暇管理簿を管理するメリットだと言えます。

年次有給休暇管理簿を紙やエクセルで管理する場合の注意点
年次有給休暇管理簿を紙で管理することのメリットは、特別な技術がなくても扱えるという点。ネットワーク環境が整備されていなくても大丈夫なので、ITに抵抗のある方が管理の担当になった場合に便利です。

次に、年次有給休暇管理簿をエクセルで管理する最大のメリットは、パソコンさえあれば無料でデータ管理できる点です。テンプレートも様々ですし、企業の人事担当者がエクセルの使い方を理解しているならコストパフォーマンスは高いと言えます。

ただし、紙やエクセルでの管理は、年次有給休暇の付与対象になる従業員数が多ければ多いほど扱いにくくなります。たとえば、工夫次第で軽減はできますが、紙の管理簿では一人の従業員のページを探す事ですら手間がかかります。使い切れなかった有給休暇を次年度へ繰越す場合など諸々の計算を都度行わなければならないため、作業効率も悪くなってしまいます。

エクセルの場合は簡単に導入できる上にデータ管理であるため、パソコンさえあれば従業員が自分で入力できるシステムにすることもできます。ただし、エクセルでの年次有給休暇管理簿はそのメリットであるマクロや関数を組んでいるものが多いため、マクロや関数を理解している従業員がいない場合はデータの修復に時間がかかってしまう恐れもあります。

有給管理システムの導入で改善されること
さて、残る有給管理システムの導入はどうでしょうか。有給管理システムは様々な企業が開発しているためその使い勝手も多様ですが、クラウド型の有給管理システムでは、インターネットに繋がる環境があれば年次有給休暇の付与や取得日の記録、有給休暇残数の管理などを自動で記録することができます。

エクセルで管理する場合に危惧されていた、ヒューマンエラーによるデータの破損もないため、エクセルの特別な技術や知識がなくても扱う事が可能です。また、法改正があった場合も速やかにメンテナンスが入るため、企業の人事担当者が複雑な関数などを使って表を更新することもありません。

便利な面が多い有給管理システムですが、やはり導入コストに関しては躊躇してしまう企業も多いのではないでしょうか。また、現在の運用方法に慣れているため、これまで積み上げてきたもの（紙やエクセルの年次有給休暇管理簿）が無駄になってしまうのでは……？と心配する企業もあるようです。

そういった面を踏まえても、有給管理システムの導入は大企業など多くの従業員を抱える企業（または、将来的に従業員を増やす予定のある企業）であればコストや手間を考えても十分おすすめできると言えます。紙やエクセルの年次有給休暇管理簿が既にあるのなら、既存のシステムをそのまま利用できるシステムを導入しましょう。

それ以外の場合でも、「人事担当者の手間をなるべく少なくしたい」「ヒューマンエラーによるミスで取得漏れ（労働基準法違反）になるリスクをなくしたい」と考えている企業は、導入検討の価値があるでしょう。

有給管理をエクセルより効率的に行いたいなら有給管理システム導入の検討を
年次有給休暇管理簿の作成は、年次有給休暇が10日以上発生する社員のいる企業では義務となっています。対象の社員数があまり多くない中小企業であれば、エクセルでの作成がコストパフォーマンス面から言ってもおすすめと言えるでしょう。

万能のように見えるエクセルの管理も、社員数が多くなれば多くなるほど使い勝手が悪くなってしまうもの。多くの従業員がいる企業や、年次有給休暇管理簿の作成を最大限に効率化・簡略化したい場合は有給管理システムの導入を検討してみましょう。

有給管理システムも様々なものがリリースされています。既存の紙やエクセルで作成している年次有給休暇管理簿が活かせるような有給管理システムを探すのが、導入のポイントです。