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中途採用者の内定通知書原本の取り扱いについて

平素お世話になっております。

転職をし、人事として勤務しておりますが細かなルールが定められておらず
本来あるべき姿がわかりかねます為、ご教示いただけますと幸いです。

現在中途で内定になった場合、内定通知書の原本をPDF化し
PDFをご本人へお渡ししております。
原本が私の手元に溜まっている状態であり、
入社手続きが終わった段階で、応募書類及び労働契約書や誓約書を併せて
内定通知書の原本をファイリングしているのですが
この対応に問題はありますでしょうか。
(辞退者については、都度シュレッダーにて破棄しております)

尚、新卒の場合は原本を本人へ郵送しております。

お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

投稿日：2017/12/13 10:15　ID：QA-0073959

中途採用

riri1203さん: 東京都／半導体・電子・電気部品（企業規模 1001～3000人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

詳細

主旨

内定通知の主旨は、内定したご本人に正式な契約の意思を伝えるためのはずですから、原本でない場合、「正式」かどうかの判別が難しくなります。電子署名などのめんどうなオーソライズをするより、本来の主旨通りに原本を本人、保存はPDFがスムーズで効率的なのではないでしょうか。
どうしても原本を保存したいのであれば、2編作成し割り印で片方を保存するなどがありますが、現実的目的が不明です。

投稿日：2017/12/13 10:40　ID：QA-0073960

相談者より

ご回答、誠にありがとうございました。
中途採用の場合、基本的に紹介会社経由での採用を行っており、スピードの観点からPDFにて内定通知書をお送りするフローとなっております。

投稿日：2018/01/18 10:34　ID：QA-0074445大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、労働基準法第109条におきまして「労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない」との定めがなされています。

従いまして、内定通知書原本に関する直接の定めはございませんが、雇入に関する書類としまして三年間保存されるのが妥当といえるでしょう。また保存方法につきましては、用いる手段というよりも厳重に保管管理が出来るような状態にされることが重要といえます。

投稿日：2017/12/13 11:19　ID：QA-0073963

相談者より

ご回答、ありがとうございました。
3年間の期間、また厳重に保管管理が必要とのことでございますね。
今一度ご教示いただいた部分の法律を確認してみます。

投稿日：2018/01/18 10:36　ID：QA-0074446大変参考になった

回答が参考になった 0件

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回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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