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育児休業給付金申請の効率化について

タイトルの件について質問です。

弊社は、社労士契約を解除し、給与計算や社保手続きをすべて部署内で社員が行う方針に転換しています。
社員数は、5000名規模です。
女子社員比率は50%近くあります。

よって、育児休業給付金申請の件数も、1か月で初回申請が15件程度発生します。
賃金月額証明書等の作成にあたっては、ハローワークの指示どおり(通勤手当を分散させたり、時間外手当は就業月に戻すなど)にはシステム出力できませんので、手計算も発生します。

また、育休給付金の場合、初回申請は、本人の署名捺印も必要で書類のやりとりが発生します。
(なお、2回目以降は、e-govで申請しております。初回申請はハローワークの担当者がやめてほしいといって受け付けてくれません)

外注の考えがない以上、社内で効率化をはかりたいのですが、初回申請については、本人の委任状等があっても、申請書の署名捺印は用紙での申請の場合どうしても必要なのでしょうか。
本人が署名捺印を返却してこないのは、申請者の責ではあるものの、それで申請期限を過ぎてしまうことは防ぎたいと考えています。また、提出管理の督促もこまめには対応できない事情もあります。

通達ベースなどで何か簡略化できるルールがあれば、教えていただきたく存じます。

  • *****さん
  • 東京都
  • 通信
  • 回答数:3件
  • カテゴリ:人事管理
  • 投稿日:2013/08/14 13:58
  • ID:QA-0055713
プロフェッショナル・人事会員からの回答
3件中 1~3件を表示
並び順:投稿日時順評価順
  • 1

プロフェッショナルより
  • 投稿日:2013/08/14 22:21
  • ID:QA-0055715

オフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

御相談の件ですが、社労士契約を解除し自社対応を決められた際に事務負担が相当に増す事は承知済みといえるはずです。そうした事を考慮せずに単にコスト減だけの為に解除されたという事であればそうした解除の仕方に問題原因があるものといえるでしょう。

加えまして、「本人が署名捺印を返却してこない」というのは余りにもいい加減ですし、どう考えまして本人の基本的な怠慢としかいいようがございません。むしろ会社から注意を受けてしかるべき案件といえます。

貴重な国の財源から給付金を受けるわけですから、不正受給防止の為慎重な申請手続きを求められるのは当然ですし、きちんと行政機関の指示に従って手続きされるのが不可欠といえます。

  • 投稿日:2013/08/16 10:55
  • 相談者の評価:参考になった

ご回答ありがとうございました。

この回答は参考になった
参考になった:0名
プロフェッショナルより
  • 投稿日:2013/08/15 09:48
  • ID:QA-0055718

社会保険労務士法人SRグループ 代表

できるだけ休職前に回収を!

ご質問の件、回答いたします。

ハローワークの窓口において「(雇用保険)育児休業基本給付金」申請を行う場合、
申請用紙にはご本人様の署名・捺印が必要となります。
(電子申請時に使用する「記載内容に関する確認書・提出代行に関する同意書」のコピーで
書面の署名捺印を代用することはできません)

給付金の申請がある場合、その管理が煩雑であることはよく分かりますので、
効率化のために、できるだけ電子申請を利用するのとともに、
休職前に必要書類の提出依頼・書面交付をされることをお勧めします

具体的には、

【休職前に回収しておいた方が良い書類】
①(雇用保険)育児休業基本給付金振込先の通帳コピー
②「記載内容に関する確認書・提出代行に関する同意書」(厚生労働省発行)
③(雇用保険)育児休業基本給付金の手続きを初回のみ窓口で行う場合は、
 「雇用保険被保険者 休業開始時賃金月額証明書」および
 「育児休業給付金受給資格確認票」の署名・捺印

【休職前に配布しておいた方が良い書類】
④ 返信用封筒(切手付を数部)
⑤(健康保険)限度額適用認定申請書 
⑥(健康保険)出産手当金支給申請書
 ※母子手帳の市区町村証明書部分の代用としても利用可能
⑦(健康保険)出産育児一時金内払金支払依頼書・差額申請書もしくは
  (健康保険)出産育児一時金支給申請書
⑧ 必要に応じて社内申請書(扶養追加に必要な書類、扶養控除申告書等)

となります。

あまりにも煩雑だという場合は、
ご意向とは外れてしまうかもしれませんが、
手続きの一部である給付金関連だけ再度外注化するというのも
結果的にはコスト削減につながるかと思いますのでご検討ください。

  • 投稿日:2013/08/16 10:55
  • 相談者の評価:大変参考になった

ご回答ありがとうございました。
事前にセットを準備して送るということについて。
一元化できていなかった為、フローに取り入れていきたいと思います。
休職前には、賃金月額証明書の内容を記載しておくのは難しいので、そこもふまえて検討致します。

給付金関連や離職票発行については、担当者だけがそのスキルを持っていくため組織上も検討すべきことを進言していきたいと思います。

この回答は参考になった
参考になった:0名
プロフェッショナルより
  • 投稿日:2013/08/15 10:50
  • ID:QA-0055719

代表者

簡単な管理アプリの作成、 活用

公的資金の給付に関わる初回申請時には、 申請者が正当な当事者であることを証明する必要があり、 本人の自署、 押印は必須事項です。 後は、 貴部署で、 如何に、 時間を費消せず、 洩れなく、 確実に、 本人の提出を督促するかに尽きます。 簡単な管理アプリを作成、 活用するのが最も手っ取り早い方法でしょう。 本件の受益者は申請者自身ですから、 二度目の督促時には、 期限を切り、 それまでに提出なければ、 申請意思なしと看做す旨を明確に伝達しておくなどの措置も有効でしょう。 因みに、 社労士との契約解除時に、 予測されていたと思いますが、 アウトソーシングや業務委託の対極にある 「 すべての業務の自社内処理 」 には、 効果以上の手間コストがかかる事例であるような印象も受けます。

  • 投稿日:2013/08/16 10:55
  • 相談者の評価:参考になった

ご回答ありがとうございました。

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参考になった:0名
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