作業報告書について
弊社では、現在Accessを利用した作業報告書を提出してもらっていますが、このAccessを作成した社員がすでに退職し、メンテナンスが困難になり、変更を考えております。
そこで質問なのですが、作業報告書と言うのはそもそもどういう要件が備わっていれば良いのでしょうか？
また簡便な作業報告書のシステムがあれば、ご紹介いただけると助かります。
弊社の場合、
・社員が毎月末に作業報告書を作成（出勤日、業務内容を記入）
・日々の出退社確認（これは会社側が実施）と別途提出される欠勤、有給等の届けを合わせて、勤怠表を作成
・給与計算等は勤怠表（Excel）を利用
・作業報告書と勤怠表は最後に付け合わせて確認
となっており、作業報告書自体の重要性が落ちていて、
ただ労務管理上は、社員自身が作成した作業報告が必要になるのかなと思っています。
なお作業報告書の機能として、社員が提出した時間外勤務の申請書を会社が登録し、それを社員が確認する（抜けが無いか）という機能があります。
補足
・大部分の社員が専門業務型裁量労働制になっており、この作業報告書は裁量労働社員向けです
そのため作業報告書では労働時間の記入はありません。
・通常の勤務社員は、Excelでの作業報告書を提出しており、そちらを元に給与計算も行っています。
投稿日：2009/08/25 11:34 ID：QA-0017227
- *****さん
- 東京都／情報処理・ソフトウェア（企業規模 101～300人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
- 川勝 民雄
- 川勝研究所 代表者
存在意味が不明、希薄なシステムには、廃止が最善の選択
■ 今でも自社で継続使用されている 《 作業報告書 》 なる情報について、御社ご自身から 《 そもそもどういう要件が必要か 》 と、ご質問されても、外部の私どもには、回答のしようがありません。当該報告書は、専門業務型裁量労働制の適用社員用だという観点からは、業務遂行の手段や方法、時間配分等は、社員の判断に任せても、その実態や成果度合いをチェックしておきたいというのが、当初の目的ではなかったかと推測はできますが・・・・。
■ ともあれ、システムメンテが不可能であり、その存在価値自体が感じられなければ、最善の選択は、《 廃止 》 することです。《 廃止 》 には 《 実施 》 より強い勇気が必要とされるので、《 自然死 》に近い形で消滅するまで放置される事態も意外に多いものです。
■ 《 廃止 》 された上で、あらためて、必要性と目的を明確にされた上で、汎用的な計算ソフトで、テメン不用の簡単な仕組みの作成をご検討されては如何がでしょうか？
投稿日：2009/08/26 11:55 ID：QA-0017242
相談者より
ご回答ありがとうございます。
実態、成果度合いについても別の方法での管理になっており、本来の意味は薄れています。
最低限必要な要件を洗い出し、システムにこだわらず対応を検討していきたいと思います。
投稿日：2009/08/26 13:26 ID：QA-0036736大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
時間管理と作業報告書の提出先
まず、御社での作業報告書の運用フローに関してですが、毎月末に業務内容を
記入とありますが、本来の報告書の位置づけとしては、日々の入力に改めた方が
良いかと思われます。
月末に記入となると、最大で一カ月前の業務内容を記入することになり、従業員の
記憶に依る部分が大きくなってしまいます。これは記入内容の正確性はもとより
従業員の意識として、まとめて記入をすることによって作業報告書を記入する
モチベーションが維持しづらい側面があります。
今回の作業報告書は裁量労働制を前提としたものとして、お話を進めます。
要件としては給与に関しては別に勤怠表があるとの事ですので、作業報告書に
おいては業務内容の管理になっているかと思われます。
ただし、例え裁量労働制を選択されていても業務における作業時間の記録は
行った方が良いです。第一に企業側には安全配慮義務として実労働時間の記録と
管理が義務付けをされております。第二に深夜勤務が発生した際に割増賃金の
計算をするためにも時間の記録をしなければなりません。また、作業の内容を
記録してもその作業に要した時間を記録しなければその後の評価ができません。
例えば裁量労働制の手当てと実際の労働時間との整合性の実態調査を行う際に
時間管理をしていないと、手当ての正当性を把握することができません。
以上の事から作業報告書には作業内容とともに時間を、出来れば作業ごとの
時間を記入するのが良いと思われます。また、記入は毎日行うということを
ルールとして徹底をした方が良いです。
また、作業報告書を月末に提出をしているという事ですが、所属部署の上長には
提出をしていないのでしょうか？もし上長に提出をしていないならば、
業務のマネジメントの視点から作業報告書を日々上長に提出をする流れに
した方がよろしいと思います。
投稿日：2009/08/26 16:37 ID：QA-0017249
相談者より
ご回答ありがとうございます。
裁量労働とはいえ、実労働時間の管理は確かに懸念している点でして、次のシステムでもその点をどう取り入れるかは検討していきたいと思います。
なお業務管理は、各部署にて各上長が担当している社員の日常業務を管理監督しており、その方法は各部署に任せています（一律の作業報告書では各仕事の性質が違いすぎて対応出来ず、また中間のマネージャーが管理している部分も多いため）。
その意味でも作業報告書の位置づけがぶれていると思いますので、１つめの回答への返信の通り、再度必要な項目の洗い直しを行う方がよいと感じました。
投稿日：2009/08/26 18:12 ID：QA-0036737大変参考になった
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