４月の人事発令について

ご回答申し上げます。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
従業員数1,000名超規模の企業では、4月人事発令業務は「属人化の排除」「データの一元化」「最終アウトプットの簡素化」を軸に見直している例が多く見られます。ご質問のように、Excel→CSV→Accessと複数ツールを跨ぐフローは、入力漏れ・加工ミス・確認工数が増えやすく、繁忙期のボトルネックになりがちです。

１．他社で多い業務フロー（改善例）
（１） 異動情報の確定は「単一マスター」
・Excelは使うが「入力用シート」と「出力用シート」を完全分離
・社員番号をキーにし、氏名・旧所属はマスター参照（手入力禁止）
・入力項目は「新所属・新役職・発令日」のみに限定

（２） 人事システムを正とする
・人事発令＝人事システムの更新結果
・Excelは「取込用データ作成ツール」と割り切る
・システム反映後にCSV出力し、これを発令原稿の唯一の元データに

（３） Access廃止・Excel Power Query／関数で完結
・Accessを使わず、Excelで
　- Power QueryでCSV取込
　- 所属コード順・役職順に自動並替
　- 発令文用シートに自動転記
という構成に変更する会社が増えています。

（４） チェック工程の標準化
・「件数チェック（異動人数＝発令人数）」
・「新旧所属同一者の抽出」
・「役職未設定者の抽出」
などを関数で自動チェックし、目視修正を最小化します。

２．人事発令フォーマットの見直し例
近年は、次のような簡素化・構造化が主流です。
【例１：異動発令（横並び型）】
氏名／旧所属／旧役職／新所属／新役職

【例２：発令種別分離型】
・昇格発令
・異動発令
・兼務・解職
を分け、1人1行・1発令1行で管理
→ 後工程（辞令作成・データ連携）に強い
※「新部署・旧部署・氏名」だけの形式は、後から役職・区分を足す際に再加工が必要となるため、2026年改定時には列追加余地を持たせる設計が望ましいです。

３．2026年を見据えた実務的提案
・2025年：Excel＋Power Queryで工程集約
・2026年：
　- 発令フォーマットを「人事データ標準項目」に合わせる
　- 将来の人事システム刷新・RPA導入を前提に列設計
と段階的に進めるのが現実的です。
「Accessが使いづらい」のは個人スキルの問題ではなく、今の人事業務に合わなくなっているケースが多い印象です。
まずは「入力は1回、加工は自動、確認は例外のみ」という設計に寄せることで、3月業務の負担は大きく軽減できると思われます。
以上です。よろしくお願いいたします。

投稿日：2025/12/19 19:14　ID：QA-0162273

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、大規模の事業所であれば必然的に発生する状況ともいえますし、これを簡素化する為には相応の企業向けシステムを装備される事での対応になるものといえます。

すなわち、人事労務上の問題というよりは業務の効率化といったテクニカルな問題になりますので、システムのサービス事業者にお問い合わせ頂く事をお勧めいたします。

投稿日：2025/12/19 19:21　ID：QA-0162274

回答いたします

ご質問について、回答いたします。

ご記載の流れの１から業務効率化を図ることは可能です。

最も多く利用されているのが、１の異動情報からシステムへ申請（登録）
する方法です。一般的にはワークフローの機能を利用します。

最近の人事システムでは、インプットデータを事前に登録した個社固有の
人事発令等のフォーマットに反映することも可能です。

是非、人事システムの導入を検討いただければと存じます。

投稿日：2025/12/21 07:40　ID：QA-0162290

日本の人事部Q&Aをご利用くださりありがとうございます。当方も人事部出身ですが、従業員1,400人規模ともなると人事管理はさぞかし大変なのだろうと思います。そこで当方の経験も交えながら、順を負って回答させて頂きます。

■他社の事例(１).人事発令の流れ
かつて当方が人事部で働いていた時は、人事異動を「採用」「転勤」「昇任」「降職」「退職」に分け、イレギュラーなケース（懲戒処分等）を除き、毎月1日付けで発令していました。公示までの主な流れは、配置計画と人事評価にもとづき役員会で人事異動を決定し、所属長より本人に内示した上で、人事部長（＝私）名で発令するといったものです。

当初は紙の辞令を作成し、担当役員から本人に手渡ししていましたが、途中から辞令をPDFファイルに改め、人事部よりLINEWORKSで配信するようになりました。上記にあわせて人事発令（社内公示）も、各事業所の事務所に掲示する方法から、社内ポータルサイト（シェアポイント）に公示する方法に改めました。

※当時の勤務先はパソコンを開ける就業環境にない現業職の割合が多かったため、グループウェアをTeams（営業＆管理部門）とLINEWORKS（現業部門）の二本立てで運用。

■他社の事例(２).人事発令と辞令のフォーマット
前述同様にかつての勤務先の事例ですが、人事発令のフォーマットは先にご紹介したとおりです。採用→転勤→昇任→降職→退職の異動区分の順で、新旧の所属や役職を併記していました。

辞令の場合も、例えば採用であれば、異動者の氏名→異動区分（前述の5区分）→異動後の所属と役職→発令日→代表者名と押印（画像）の順で記載します。なお紙からPDFへの移行に際して辞令の様式は変更しませんでしたが、今どきはメール形式で充分だと思います。

※昇給・降給にともなう給与改定（給与辞令）は、Web給与明細システムのフォーマットを利用して、給与改定のあった月の給料日に対象者別に配信（公示なし）。

■(参考)Accessの代替システム提案
貴社の従業員規模であれば、オフィスソフトよりタレントマネジメントシステムを導入した方が業務効率が上がりそうです。ここでは具体的な製品名は明記しませんが、組織図や辞令の作成機能、異動履歴等を一元管理できるシステムは多いです。

恐らく貴社ではすでに勤怠管理システムや給与計算システム、人事評価システムなどを導入済と思われますが、某社のSmart○○などは、複数の他社製品（人事システム）と連携してERP的に運用できるスグレモノです。

Excelで元データ（異動後の人事マスタ）を作成し、ピボットテーブルやフィルターでエラーチェックを行った後、タレントマネジメントシステムにインポートすれば、異動データのヌケモレなども大幅に削減できるでしょう。

■オフィスソフトで運用する場合は？
かつての勤務先では、最終的にTeamsとM365を駆使して650名規模の人事マネジメントをオンラインに移行しました。ただしAccessやPowerQueryの使いづらさもさることながら、TeamsとM365の連携の悪さ、シェアポイントのバグの多さなどから、当方のお客様にはMS製品は推奨していません。

個人的にはGoogleWorkspaceとLookerStudioの連携がベストだと考えています。GoogleのオフィスソフトにはAIが実装されているため、自動的に辞令データをPDF転換し、スプレッドシートからGASを介してGmailで一斉配信できます。

LookerStudioはAccessより直感的に操作しやすく、人事KPIをダッシュボードにひとまとめにできるため、経営陣も重宝すると思います。ただ日本の職場では長年ExcelやWordがデフォルトだったためにGoogleアレルギーが多いのも事実で、導入により職場にハレーションが起こるリスクがあります。

■最後に…
プロのアドバイスというより自身の経験の共有となってしまいましたが、ご質問者様の参考になれば幸いです。どうぞ宜しくお願い申し上げます。

投稿日：2025/12/21 13:20　ID：QA-0162300

対応

数百人規模になれば、手作業や目視は使用しません。
すべてシステム化して、人事部門はチェックのみという業務フローが一般的です。
フォーム変更では無く、根本的な人事組織態勢、DX化を考えるべき規模といえます。

尚、システムについては貴社の業務や予算感に伴い複数社のコンペになるでしょう。

投稿日：2025/12/22 14:39　ID：QA-0162329