残業手当の返還について

ご質問の件

以下のことを整理、チェックしてください。
・業務命令あるいは強制でなければ、残業とはなりません。
・残業申請をチェックしている３名はなぜ通してしまったのか。
・経営層からのマイナンバーカード作成をした者に残業手当を支払っているか。支払えない。
　との確認はなぜ、３月中旬から4月にかけてあったのか。その背景。

会社もはじめに従業員、上司あるいは残業申請チェック者に徹底周知しておくべきだったでしょう。

投稿日：2024/04/08 18:44　ID：QA-0137382

相談者より

ご多忙の折、ご回答を頂きましてありがとうございます。
ご指摘を頂きました3点を整理すると
〇業務命令・強制ではないため、「残業ではない」
〇業務命令・強制ではない、と言う認識が第一チェック者にあった。第二チェック・第三チェックの立場の者がなぜ通したのか？は不明。(どちらも経理業務を兼務しており、経理業務の締切を同時に行っているため、チェック機能が甘くなった。)
〇経営層からの確認の背景は不明。

経営層の傾向をふまえ、今後は第三チェック者(責任的立場にあるもの)が指示があった際に確認を行うことといたしました。

投稿日：2024/04/09 09:01　ID：QA-0137392大変参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、マイナンバーカードの作成は明らかに個人的な事柄であって会社業務とは異なるものといえます。

従いまして、会社が強制指示で職場で作成をさせていれば別ですが、単に希望者を募って作成された場合ですと、そもそも残業（労働時間）とは認められませんので、経営層の言われる通り残業代を支払われる義務はないものといえます。

その時に経営層から残業代無の説明が無かったという事ですが、業務外の事柄で任意参加の行事等で賃金支払義務が無い事は人事担当者であれば当然に知っておかねばならない事ですし、少なくとも安易に残業と判断されずその時点で経営層に確認されておくべきであったといえます。

対応としましては、対象の従業員に対し確認不足の旨陳謝された上で、返還が必要の説明をされるべきといえるでしょう。

投稿日：2024/04/09 18:41　ID：QA-0137420

相談者より

ご多忙の折、ご回答をいただきましてありがとうございます。
今回の件に関しては、チェック者のうち上位者の者が該当者へ陳謝し、再発防止策としては経営層からの指示があった際は担当者間で情報を共有し、疑問等があった場合は上位者が照会をあげ、下位者に指示をするという流れを徹底することといたしました。

投稿日：2024/04/10 11:04　ID：QA-0137447大変参考になった

残業

残業はすべて社命で行うものであり、勝手に社員が残業することは認められません。マイナンバーカード業務が社命であれば残業、単なる告知ならサービス残業となりますが、いずれにしても社員が勝手に残業できる環境はガバナンス上認めるべきではないでしょう。黙認していたとすれば、その管理者の管理責任が問われます。

投稿日：2024/04/10 11:42　ID：QA-0137458