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働き方が大きく変化する中で、オフィスはどうあるべきなのか
オフィス環境整備の傾向と選び方
――空間デザイン、コワーキングスペースのサービス比較と選び方のポイント

働き方改革が進む中で、見直しが必要になっていることの一つがオフィス環境です。コロナ禍でテレワークを導入する企業が増えたことも影響し、多様な働き方にマッチするオフィスのあり方があらためて問われています。

『日本の人事部』では、今求められるオフィス環境に着目し、空間デザインによるソリューションや、コワーキングスペースを取り入れることのメリットをまとめました。オフィス環境を整えることに成功している企業の事例や、サービスの比較や選び方のポイントも紹介します。

ニーズが高まっているオフィス環境整備

本稿では、オフィスの空間デザインやコワーキングスペースの活用、ワーケーションなどによって、働き方改革やこれまでにない新しい働き方を実現するソリューションを取り上げます。まずは、オフィス環境整備が求められる背景とコロナ禍による影響、直近のトレンドを見ていきます。

オフィス環境整備が求められる背景

「働き方改革」と聞いて、過重労働の解消や同一労働同一賃金による格差解消、女性や高齢者などの雇用促進による労働力確保など、人と制度に着目した取り組みを思い浮かべる人は多いでしょう。

しかし、それだけでなく、働く環境を整備することも大変重要です。従業員のコミュニケーションやモチベーション、生産性向上に少なくない影響を与えるからです。たとえば、コワーキングスペースやサテライトオフィスを活用することで、通勤時にかかる時間や負荷が軽減され、業務に集中できる状態を生み出すことができます。

対外的にも、オフィス環境を整備することはプラスにつながります。たとえば、学生がオフィスを訪問した際に、従来の島型に配置されたデスクで黙々と作業にあたっているよりも、フリーアドレスで活発にコミュニケーションをとっていたり、カフェのような空間で働いていたりするほうが、クリエイティブな印象を受けるでしょう。

オフィスは単に働くための空間でなく、価値を創出するための場所として、新たな機能が求められているのです。

コロナ禍で生じた働き方の変化と直近のトレンド

新型コロナウイルス感染症の流行でテレワークの導入が加速しましたが、ITインフラの整備に追われた企業は少なくありません。未だに収束の見通しが立たない中、コスト効率や感染リスクの分散、従業員の安全確保といった観点から、オフィススペースの縮小やサテライトオフィスの導入、コワーキングスペースの活用を検討する企業も増えています。

コロナ禍では、ワーケーションにも注目が集まっています。ワーケーションとはWorkとVacationを組み合わせた造語で、旅先で休暇を楽しみながら仕事をする働き方のことをいいます。心身がリフレッシュされ、集中力や創造力が増すという効用が期待されています。

ワーケーションとともに、直近のトレンドで注目すべきは「ABW(Activity Based Working)」です。ABWとは、仕事の内容に合わせて、それにふさわしい時間や場所で仕事をするというもの。フリーアドレスやコワーキングスペースも、ここに含まれるといっていいでしょう。

たとえば、作業に集中したいときは個別ブースを利用し、ブレストではリラックスしながら意見を交わせる空間を使うなど、適した場所を選択することで仕事の効率やクリエイティビティを高めるという考え方です。

コロナ禍を経験した今、一人ひとりの働きやすさや仕事効率、クリエイティビティの向上、コスト効率など、さまざまな角度から自社にとって最適なオフィス環境整備が求められています。

オフィス環境整備がもたらすメリットと留意すべき点

オフィス環境整備によって、どのようなメリットがもたらされるのでしょうか。また、環境整備において留意すべきこととは何でしょうか。

オフィス環境整備が生み出すさまざまなメリット

生産性の向上

仕事内容に応じて最適な空間で働ける環境は、生産性の向上を実現します。コワーキングスペースでは他社との交流や共創も可能であり、良い刺激を受けたり創造力が磨かれたりするなど、イノベーション創出につながるメリットも期待できます。

フレキシビリティの確保

不確実性の高いビジネス環境においては、変化に迅速に対応でき、常に最適化を図れるオフィス環境が理想的といえます。空間デザインによるソリューションやコワーキングスペースは、事業規模の変動への対応、生産性を高めるレイアウト、多様な働き方の実現など、変化に強いオフィス環境整備に役立つでしょう。

コストの最適化

テレワークが増えている現在、コストを含めて、働く場所としてのオフィスのあり方を再検討する必要があります。フリーアドレスなど空間レイアウトによる工夫やコワーキングスペースの活用は、コスト面でのメリットも大きいといえます。

企業イメージの向上

一人ひとりの働きやすさを重視し、創造的な空間で仕事ができる環境を整えている企業は、「先進的」「自由で快適」「クリエイティブ力が高い」といったポジティブなイメージを持たれる傾向があります。オフィス環境整備は、企業イメージの向上にもつながります。

環境を整えるときに留意すべきこと

オフィス空間の変更やコワーキングスペースの利用では、社内制度との整合性をとらなければならないケースが多々あります。そのため、全体のコンセプトを描くとともに、運用上の課題を洗い出すことが必要です。

また、オープンな空間やコワーキングスペースでは、セキュリティーにも注意を払わなくてはなりません。情報漏えいのリスクも鑑みて、運営のルールを設けるなどの対応も必要です。

オフィス環境整備で成果を上げている企業の活用事例

オフィス環境を整え成果を上げている企業の活用事例を紹介します。

【空間デザインによるソリューション事例】新たなバリューが生まれる空間へ

早くからABWに取り組み、フリーアドレスを採用している株式会社トリドールホールディングスでは、オフィスは「スクランブル交差点のようなもの」という捉え方のもと、人の行き来や交わりによって新たな発想が生まれる場でありたいとしています。

これを実現するため、東京本社ではエントランスにソファを配置した解放感あふれる空間を作り、すれ違いざまの会話からそのまま軽いミーティングができるように空間をデザイン。また、カフェスペースはランチミーティングにも多く活用され、発想力を高める場となっています。

参照:and toridoll| オフィスは新しいバリューを生み出す場所。オフィスでもClean as you goの行動を。

【コワーキングスペース活用事例】

コワーキングスペースを活用する事例として、以下のようなケースがあげられます。

一つ目は、新しいプロジェクトが発足したけれど、既存のオフィスにスペースがなく、新たにオフィスを準備する時間や予算もない、というケース。コワーキングスペースを活用することで、必要な設備や環境が整っている状態からスタートをすることが可能になります。また、期間限定のプロジェクトであれば、コスト面でのメリットも得ることができます。

二つ目は、多種多様な企業との接点づくりや、共創パートナーとの出会いを求めているケース。コワーキングスペースの利用によって、パートナーとの出会いが増え、コラボレーションの可能性が高まります。また、自社以外の企業や人材がいる中で働くことは、イノベーションや挑戦意欲を高めるマインドセットにもつながります。

オフィス環境整備に活用したいサービスと選び方のポイント

オフィス環境整備では、多様な視点からサービスを検討する必要があります。ここでは、オフィス空間デザインとコワーキングスペースに分けて、選び方のポイントを整理します。

「オフィス空間デザイン」選び方のポイント

オフィス空間のデザイン・レイアウトでは、自社の課題と現状を踏まえたゴール設定と導入計画が重要になります。また、大規模なオフィス改革の場合、費用対効果も想定しておかなくてはなりません。ベンダーを選ぶ際は、以下の点を確認しておくといいでしょう。

  • オフィス環境の改革におけるプランニングから実施まで、高い知見を持っているか
  • 自社の課題に沿った最適なソリューションを提案してくれるか
  • ICT、セキュリティー、防災における高い知見と対策を持っているか

「コワーキングスペース」選び方のポイント

コワーキングスペースは多種多様であり、契約形態や付加サービスにも幅があります。

自社の利用目的にあった契約ができるか

コワーキングスペースの料金形態は、時間単位で利用できるドロップインや月額制が多くなっています。さらに、平日限定・週末限定というように利用条件を細かく設定して、無駄のない利用を可能にしているプランもあります。

専用オフィスとして利用できるパッケージを提供しているところもあり、フロアの貸し切りが可能になっています。自社の利用目的や社員の利用シーンを想定したうえで、適した契約ができるかを確認する必要があります。

自社に必要な設備があるか

コワーキングスペースでは、通信環境やプリンター、FAX、文房具などビジネスに必要な基本設備は整っていることがほとんどです。このほか、会議室やキッチン、ドリンクコーナー、ロッカー、電話ブース、工作室などを用意しているところもあります。

コワーキングスペースによって提供内容に幅があるので、自社に必要な設備が整っているか、また、有料・無料の範囲はどうなっているかを事前に確認しておきます。

自社に必要なサービスがあるか

利用者のニーズに応じて、さまざまな付加サービスを提供しているコワーキングスペースもあります。たとえば、法人登記や郵便物の受け取りができるサービスや、税理士や弁護士など士業のサポートを受けられるサービスも提供されています。また、一部のコワーキングスペースでは、利用者同士の交流ができる場やイベントなどを設けています。

立地と雰囲気は自社に合っているか

頻繁に利用することが前提であれば、立地やアクセスの利便性もチェックしておく必要があります。コワーキングスペースの雰囲気や利用者の傾向は、仕事にも影響を及ぼします。現地を見てから自社に合っているかどうかを判断することをおすすめします。

オフィス空間デザインやコワーキングスペースを提供する全国のソリューション企業一覧

ここではオフィス環境整備のうち、オフィス空間デザインやコワーキングスペースを提供する企業を紹介します。

<オフィス空間デザイン>
会社名 サービス名
株式会社イトーキ XORK Style
株式会社ヴィス デザイナーズオフィス
株式会社内田洋行 ウチダのソリューション
株式会社オカムラ オカムラWORKPLACE
株式会社 オフィス空間 オフィスレイアウト
コクヨ株式会社 コクヨのオフィスづくり
株式会社コスモスモア WORKPLACE DEVELOPMENT
株式会社翔栄クリエイト 行動科学に基づいたオフィス空間創り・オフィスデザイン
株式会社ティーズブレイン 働く環境の変革コンサルティング事業
株式会社TRUST オフィスデザイン
プラス株式会社 プラスの空間づくり
株式会社フロンティアコンサルティング オフィスデザイン
<コワーキングスペース>
会社名 サービス名
WeWork Japan合同会社 WeWork
オリックス株式会社 クロスオフィス
サーブコープジャパン株式会社 サーブコープ
株式会社システムソフト fabbit
株式会社Think Lab Think Lab
日総ビルディング株式会社 エキスパートオフィス
日鉄興和不動産株式会社 WAW
日本リージャス株式会社 リージャス
野村不動産株式会社 H¹O
東日本旅客鉄道株式会社 STATION DESK
ライフ&ワークデザイン株式会社 ビジネスエアポート

テレワークが普及しつつある今こそ、オフィス環境を見直す良い機会

働く環境が変わることで社員のパフォーマンス向上が期待できたり、オフィスの見直しによってコスト効率が高まったりするなど、オフィス環境整備に取り組むことで得られるメリットは大きいものです。ただし、その効果を得るには多様な働き方を受け入れる組織文化を醸成する必要があり、一朝一夕にはいかない場合もあります。

テレワークが普及しつつある現在は、オフィス改革を推し進める良い機会と捉えることもできます。誰もが働きたくなる環境の実現を目指してみてはいかがでしょうか。

HRソリューションの傾向と選び方のバックナンバー

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【用語解説 人事辞典】
タウンホールミーティング(対話集会)
コレクティブ・ジーニアス
ルール支配行動
経路依存性
チャンクダウン、チャンクアップ
OARR
互聴
OODAループ
マンダラート
PDCA