永住者・特別永住者の通名について

いつも勉強させていただいております。

今回は、外国籍社員について相談があります。

現在当社では外国籍社員が数名勤務しておりますが、今般、入社時は日本人だと思っていた社員（正社員）が、
実は永住権取得者であることが判明しました。

よくよく話しを聞けば「特別永住者」ということで外国人登録証を確認したところ、実名（氏名）があり、
名乗っている名前は実名でなく「通名」でした。

入社時の社会保険手続きの際、また年金手帳や住民票記載事項証明願は、通名のままでした。

ここで危惧しているのは、実名と通称名の2つが社内に存在していることで、本人が年金受給等といった際に
不利益が生じてしまうのではないか？ということです。

ここで質問が3つあります。

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１）特別永住者・永住者等の方が通称名を年金手帳の記載等に使用していることによって、生じてしまう
　　問題は何かあるのでしょうか。

　　また、雇用保険や年金の手続きの際、通名でよいのでしょうか？それとも本名でしょうか。
　　恥ずかしながら理解が足りない部分がありますので、通名と本名についてご教授いただきたいです。

2）上記1で問題が生じるようであれば、この１名以外にもすでに在籍している社員の中に、特別永住者・
　　永住者が存在するのではと予想しています。
　　
　　しかしながら、社員が通称のみ名乗っているなら、名前は日本人と全く同じで区別がつきません。
　　どのような形で通称を使っている特別永住者・永住者の社員を、改めて把握するべきでしょうか。

3）特別永住者・永住者の方は、在留期間が無制限ではありますが、特別永住者証明書/在留カードには
　　更新が必要のようです。

　　しかしながら、在留期間が無期限のこの社員に対して、カード更新手続き後の特別永住者証明書/在留
　　カードを再度確認する必要があるでしょうか。
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内容に纏まりがなく申し訳ございませんが、ご回答の程よろしくお願いします。

　

投稿日：2013/09/13 14:59　ID：QA-0056125

人事管理

INさん: 神奈川県／情報サービス・インターネット関連（企業規模 5001～10000人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご質問内容ですが、当方専門外の事も多いですので、主として人事管理の観点からお答えさせて頂きます件ご了承下さい。

１）外国人に限らず、社会保険等の公的な手続きは原則として本名で行う必要がございます。通名・通称とはあくまで私的な空間でのみ使用するものです。直ちに各保険に関しまして氏名変更届を提出されるべきです。

２）１）で触れました通り、公的文書につきましては本名で手続きをされる必要がある旨を外国人のみならず全ての従業員に対し周知させるべきです。それでも名乗り出ない場合は何か不利益が生じても当人の自己責任ですので、それ以上の詮索まではされなくともよいでしょう。また、本名を聴取した場合には、公的手続き以外で不要な開示や漏洩等がないよう、プライバシー保護に十分注意し管理する事が求められます。

３）在留カード等の有効期限はございますし、更新手続きは法律で定められているものです。更新義務も会社ではなく本人に義務がございますが、念の為確認した上で更新期限が近い方につきましては手続きを促されるのがよいでしょう。

尚、在留の件で不明な点がございましたら、入国管理局または専門家である行政書士に確認されることをお勧めいたします。

投稿日：2013/09/13 23:40　ID：QA-0056128

相談者より

早々にご回答いただきまして、ありがとうございました。参考にさせていただき、社内での対応ルールを検討したいと思います。

投稿日：2013/09/18 10:35　ID：QA-0056149大変参考になった

回答が参考になった 1件

プロフェッショナルからの回答

大隅　隆行: 株式会社ビジネスブレイン太田昭和　　人事コンサルタント/社会保険労務士

所属企業

お答えいたします

社会保険の届出、および労務管理の視点から、お答えいたします。

１）について
健康保険・厚生年金・雇用保険の資格取得手続に関しては、本名での登録が原則です。しかし、住民票等で確認が取れれば、通称名での登録も可能となるケースもございます。
一度、管轄の年金事務所・ハローワーク等にご確認いただくことをお奨めします。

通称名を使用することでの問題点としては、ご心配されている通り、本名と通称名が混在することで、年金受給等で不利になる可能性が考えられます。また、各種給付を受ける際、それを受け取る銀行口座の名義と被保険者名が一致していないと給付が受けられないなど、手続上の問題もあります。

日本年金機構では、外国人の基礎年金番号の重複付番等を防ぐため、今年７月から、カタカナの被保険者名に加え、アルファベット氏名、漢字氏名、通称名の把握を行なっています。※「アルファベット氏名登録申出書」

日本で社会生活をする上で、通称名を使用したいという本人の意向があると思います。それに配慮した上で、御社内での使用名称、対外的な届出名称の管理を行なう必要があると思います。

２）３）について
昨年から在留管理制度が変更され、現在の在留カードには本名のみが記載されています。一方、住民票には、本名に加え、括弧書きで通称名を登録できることになっています。今後、通称名を確認するには、必ず住民票を提出させる運用が必要となります。

既に在籍している社員については、上記の「アルファベット氏名登録申出書」の提出を行なうという目的で、外国人社員の情報把握を行なうのも１つの方法かと思います。この書類の届出には、在留カードもしくは住民票の写しを添付することになっていますので、この機会に改めて提出を求めるのもよろしいかと思います。

ただし、企業に求められる外国人雇用管理の１つとして、「外国人雇用状況届出書」がありますが、これは、「通常の注意力をもって外国籍の者であると判断できる場合」に、届出事項を本人に確認することとされています。つまり、通称として日本名を用いており、かつ、日本語の堪能な者などで外国籍であることが明らかでないケースであれば、確認・届出をしなかったからといって、法違反を問われないことになっています。従って、人権やプライバシー保護の問題も考えると、どこまで管理を徹底するのか、検討する必要があると思います。

御社の労務管理の考え方として、通称名の利用を認めるか否か、またそのための情報把握・運用管理をどうするのかを整理された上で、社会保険関係の届出上の問題も判断されるのがよろしいかと思います。

投稿日：2013/09/19 12:53　ID：QA-0056161

相談者より

ご回答ありがとうございました。
頂戴したご意見をもとに、社内の対応を検討したいと思います。

どなたも、通名に関しては「本名」での手続きの実施が必要だと、ご回答いただいていますが・・・
知識不足で恥ずかしい限りなのですが、「通名」と「本名」に関して、社内でこんな意見がありました。

住民基本台帳の登録名が重要なのであって、住民登録時に「通名」で登録したのであれば、年金手帳・住民税等も通名でも問題ないはず。
「雇用保険番号」も、各被保険者に割り振られている専用の番号で、転職や再就職をしてもこの番号は変わらない。
また、「基礎年金番号」も、国民年金・厚生年金保険・共済組合といったすべての公的年金制度で共通して使用する"一人に一つの番号”である。
通名のままで問題ないのではないか。

上記の意見があり、戸惑っております。
この、住民基本台帳と通名の関連性について、ご意見いただけないでしょうか。

投稿日：2013/09/26 11:23　ID：QA-0056247参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

藤田　敏克: 社会保険労務士法人SRグループ　代表

詳細

回答します

１）届出における本名と通称（通名）の使用につきまして、
　厚生年金ですと基礎年金番号を取得している名称、雇用保険ですと
　外国人登録書に記載されている名称（つまり本名）での手続きの
　実施が必要となります。
　特別永住者・永住者の場合、通称を使っている方も少なくありませんが、
　例えば年金の受給に関して、本名や通称が混在することにより
　受給に影響がでる可能性がありえます。

2）労務管理上、対外的な届出を行う際の名称、社内で使用する名称に
　ついてのルールを作り、整理すべきだと思います。貴社の場合では、社内　における呼称は通称を認めつつ、社会保険の届出などの公的な手続き　　の実施にあたっては本名を用いる等のルールを作り、社内への周知を
　行い、永住者本人が名乗り出る状況を作るのがよいかと思います。

3）永住者・特別永住者に関して、カード更新手続後にカード情報を
　再確認する点については、2）におけるルール作りとあわせ、どこまで
　外国人情報の管理を徹底するのかを定めておく必要があるかと
　思います。在留期限のある外国人については、不法就労などの
　リスクもあることから、会社がきちんと情報を追いかけていく必要は
　ありますが、在留期限が無制限の永住者や特別永住者について、
　そこまで追いかけるかどうか、プライバシー保護の観点からも
　慎重に検討すべきと思います。

投稿日：2013/09/24 21:01　ID：QA-0056229

相談者より

投稿日：2013/09/26 11:24　ID：QA-0056248参考になった

回答が参考になった 0件

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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