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退職者の入社書類の徴収について

いつもありがとうございます。参考にさせていただいております。

今回、ご相談をさせていただきたい内容ですが、入社1日勤務し2日目以降退職となってしまった者について、入社書類をどこまで揃えておく必要があるかです。

当社では、入社時に下記の書類を徴収しています。

1．雇用契約書
2．入社誓約書
3．秘密保持誓約書
4．給与振込依頼書
5．緊急連絡先
6．身元保証書
7．個人情報取り扱い同意書

すでに、雇用契約書だけは徴収していますが、すでにもう出社しない退職者から2～7までの書類を徴収しておく必要性はありますでしょうか？

退職者に対して、余計な手間をかけたくないと思っていますが、2～7の書類を徴収しないことによるリスクなどあれば教えてください。

よろしくお願いいたします。

投稿日：2013/08/27 15:01　ID：QA-0055889

人事管理

*****さん: 東京都／医療・福祉関連（企業規模 1001～3000人）

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

御相談の件ですが、理由はともあれ僅か1日で退職した従業員ですので、請求しても当人から書類が送られてくることはまずないでしょう。現実問題としましても、これらの書類が今後必要になる事態は考え難いですので、特別な事情でもない限り敢えて徴収する必要もないというのが私共の見解になります。

但し、今回のような極端なケースは別としまして、本来であればこれらの書類は入社前に確保しておくべきものといえます。特に入社誓約書が提出されないまま入社に至っているのは人事管理上問題がございますので、今後は余程の緊急採用等で無い限り、早目の書類提出をさせるべきといえます。

投稿日：2013/08/27 19:54　ID：QA-0055897

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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プロセス最適化

1日の勤務であれば、普通はトラブルなどは起こしづらいとは思いますが、例えば会社サーバや顧客情報へのアクセス等が可能であれば、保証的なものは必要です。しかし入社＝業務開始前にそれらを入手できない責任は会社にもありますので、今から手を打つのは現実的では無いでしょう。基本的に入社前にすべてそろえておく必要があると思います。

投稿日：2013/08/28 00:33　ID：QA-0055904

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

藤田　敏克: 社会保険労務士法人SRグループ　代表

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お答えします。

1日で退職されているということから考えて、
今から入社書類を回収するのは困難かと思います。
また1日だけの出社で何かトラブルが起こるリスクも少ないかと思いますので、
入社書類を回収する手間やコストから考えても、
回収する必要性は低いと思われます。

なお、今後の改善策として、
採用決定通知書といった、本人への採用条件を明示した書類を送る際に、
上記（1～7の）入社書類一式も同封のうえ、
初出社時にはすべて記載された書類として持参していただく運用をとられたほうがよろしいでしょう。

投稿日：2013/09/02 22:57　ID：QA-0055991

回答が参考になった 0件

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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