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身上異動届における添付書類について

現在、会社で人事労務を担当しているのですが、社員の身上異動届に添付する各種証明書について、社員よりコピーではダメなのかと質問がありました。

私自身、結婚、出産、住所変更等に伴う異動添付書類は原本提出が大前提と考えていました。

質問を投げかけた社員曰く、他の会社ではコピーでも運用しているとのこと。
私自身、「添付書類の原本の必要性」について、明確な考えを持ち合わせていなかった為、お知恵を拝借いたしたく存じます。

原本以外でも証明として有効なのか。
原本が大前提の場合、何故原本でなければならないのか。
（ある種会社の決め事のような気もいたしますが。。。）

何卒、宜しくお願いいたします。

ちなみに、健康保険組合では、本人申告にあたり添付書類の原本提出させるところが多いようです。

投稿日：2011/01/08 17:59　ID：QA-0024586

人事管理

ハンさん: 東京都／ゲーム・アミューズメント・スポーツ施設（企業規模 101～300人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

文書の種類にもよるでしょうが、住民票の写し等の公的な確認書類に関しましては、原本で提出するのが通例とされています。

ちなみにこうした事柄に関しましては、少なくとも労働法令上での直接的な定めはございません。それ以外での明確な法的根拠については専門外にて存じ上げませんが、やはり書類の信憑性という観点からもコピーでは疑義があるものといえるでしょう。

原本と言いましても書類の多くは簡単に入手出来るものですし、加えて頻繁に提出してもらう性質のものでもないはずです。従いまして、確実な証明を得る上でも特別な事情が無い限り原本提出でお願いすることで特に差し支えございません。

但し、戸籍謄本に関しましては必要外の重要な個人情報も記載されていますので、コピーも含め提出させる事自体を控えるべきです。

投稿日：2011/01/08 22:29　ID：QA-0024588

相談者より

ありがとうございました。

投稿日：2011/01/20 16:53　ID：QA-0042071大変参考になった

回答が参考になった 1件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

証明力リスクの観点からの判断だが、原本提出が原則

.
■ 確実な証明力のある書類が必要と考えるなら、原則、「すべて原本」と決めればよいのです。どの程度の証明力を要求するかは、「信憑性の確保」と「利便性の提供」の綱引きですから、各社で決めればよいことです。

■ 住民票など、複数入手可能なものもあれば、運転免許証など、複数の原本を持つことが不可能なものもあります。後者の場合は、原本照合の上、コピーに「照合確認済」などと押印して代用することも、実用的な選択肢です。

■ 要は、法に定められた事項以外に就いてどうするかは、証明力リスクの観点から判断すべき問題だということです。回答者としては、原本提出を基本原則とすべきだと考えます（転ばぬ先の杖が安くつく場合も結構多いです）。尚、個人情報の取扱いは、別途定めておくことが必要です。

投稿日：2011/01/09 10:53　ID：QA-0024589

相談者より

ありがとうございました。

投稿日：2011/01/20 16:52　ID：QA-0042070大変参考になった

回答が参考になった 1件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

詳細

コピーと個人情報

コピーがダメな理由は偽造の恐れから証明の意味が無いからです。一方で、明確な根拠がなく個人情報を収集するのは危険ですので、企業リスクの観点から、ぜひ御社として定義付けを行っておく必要があります。

そこが整理されていれば、本件のようなことは生じず、規定に沿って提出を求めているとするだけで済みます。もちろん慣例で、ではなく、適正な交通費、資格手当、家族手当の支給計算のため、のような具体的理由を設ける必要があります。

投稿日：2011/01/13 20:31　ID：QA-0041949

相談者より

ありがとうございました。

投稿日：2011/01/20 16:51　ID：QA-0042069大変参考になった

回答が参考になった 0件

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回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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