卒業証明書及び成績証明書について
新卒の方が入社し、卒業証明書及び成績証明書を提出いただきました。
2点確認があります。
・開封無効と書いていますが、会社側で開封していいものでしょうか。
・保管期間1年間を過ぎた証書は、本人へ返却すべきものですか。
基本的な事で恐縮ですが、ご教授いただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
投稿日：2023/03/30 18:00 ID：QA-0125507
- 釣りの総務さん
- 福岡県／販売・小売
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プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、開封してはいけないのは新卒社員ですので、御社が開封して内容を確認されるのは当然です。
そして、卒業証明書を始め入社時に提出された書類に関する返却義務はございません。また1年という法的縛りもございませんので、他の書類と同様に3年程は保管されておかれるとよいでしょう。
投稿日：2023/03/30 21:21 ID：QA-0125520
相談者より
ご回答いただき、ありがとうございました。
投稿日：2023/03/31 12:28 ID：QA-0125548大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
- 川勝 民雄
- 川勝研究所 代表者
保管期限と内容により処理を
▼「開封したら、中の内容物にかかれている事は無効になること」で、宛先人のみによる開封を確実にするために使われます。
▼他人宛の手紙を勝手に開封して読むことは，誰しも倫理的に問題のある行為だと想像されるでしょう。このような行為は「信書開封罪」という犯罪に当たり，罰せられる可能性さえあります。
▼従い、保管期間後は単純に廃棄するのではなく、書類の種類・重要度等のカテゴリー分けをして処理されてはいかがですか。
投稿日：2023/03/30 21:22 ID：QA-0125521
相談者より
ご回答いただき、ありがとうございました。
投稿日：2023/03/31 12:28 ID：QA-0125549大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
ご質問の件
・本人が開封した場合は、無効という意味です。
書き換え、改ざんなどがありうるからです。
会社が開封するものです。
・保管期間は現在3年ですが、必ずしも、本人に返却する必要はありません。
投稿日：2023/03/31 09:47 ID：QA-0125536
相談者より
ご回答いただき、ありがとうございました。
投稿日：2023/03/31 12:28 ID：QA-0125550大変参考になった
人事会員からの回答
- オフィスみらいさん
- 大阪府／その他業種
開封無効というのは、開封せずに会社に提出してくださいという意味であって、当該新卒者が開封することを禁じたものであり、御社が開封し、確認することに何の支障もございません。（御社が開封できなければ提出してもらった意味がありません。）
新入社員から提出してもらった各種証明書等は、法的には返還義務はございませんので、御社で保管しておけば大丈夫です。
ただし、どのくらいの期間保管するか、保管期間経過後に返却するかどうかは御社の判断で大丈夫です。
投稿日：2023/03/31 10:25 ID：QA-0125539
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