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本人以外に本人に関係する書類などを発行する場合

本人と連絡が取れない状況の時(入院しているなど)に、ご家族の方から下記書類の発行を依頼されることがあります。
・賃金明細書
源泉徴収
・就労証明書
・退職証明書 など
何かの申請書類として必要になるそうです。
基本的に本人からの依頼でしか発行しないことになっていますが、この場合は、どのように対応したらよろしいですか。

住所が同じだと確認できれば発行するか、委任状が必要か、受取りに来てもらいその方の身分証を持参していただくか、どれかで考えています。

ただ、そこまでする必要がある書類なのか、家族と言っているなら住所確認さえすればそこ宛てに郵送して終わりでいいのでは・・とも思っています。

どの方法が一番いいか、理由も教えていただきたいです。
どうぞよろしくお願い致します。

投稿日:2022/06/29 14:18 ID:QA-0116728

カルアミルクさん
北海道/その他業種

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

賃金明細、源泉徴収票は、通常の会社のルールどおりご本人に郵送等すれば足ります。

退職証明等はご本人の請求があれば発行するものです。

いずれにしましても、ご家族とはいえ第三者からの直接的な依頼に応じる必要はありませんし、
応じるべきではありません。

投稿日:2022/06/29 16:54 ID:QA-0116733

相談者より

ご回答ありがとうございました。
家族といえど本人以外に発行しないように社内周知します。

投稿日:2022/06/30 10:34 ID:QA-0116745参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

対応

重大な個人情報ですので、やはり自称家族であっても本人確認は欠かすべきではありません。
車内手続きにのっとり、本人がメールで申請すれば出せるものであれば、本人宛住所に送るのは問題ないでしょう。

本人以外の要請の場合、「本人と連絡が取れない状況」であれば、本人署名の委任状と申請者の身分証明書の確認は外すべきではないと思います。家族といえども別居や複雑な事情がある場合もあり、家族だからOKで済む時代ではないといえるでしょう。

投稿日:2022/06/29 17:24 ID:QA-0116734

相談者より

ご回答ありがとうございました。
やはり委任状と身分確認は必須なのですね。
本人と連絡が取れない場合の対応をルール化していきます。

投稿日:2022/06/30 10:36 ID:QA-0116746大変参考になった

回答が参考になった 0

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