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直属上司への生年月日公開について

当社の社内用の労災報告書には被災者の生年月日欄が設けられております。
書類は被災者が起案⇒直属上司が検印⇒総務に提出の流れですが、先日被災従業員から「上司に生年月日を知られたくないので年齢や生年月日欄は記入しなくても良いか?」との照会を受けました。

①書類自体に生年月日や年齢の欄を設けた上で上司経由の提出にするのは個人情報保護に違反するのでしょうか?
ちなみに社内の個人情報取扱規則には個別具体的な目的までは記載されていません。

②そもそも、上司が部下の個人情報をマネジメント上知りたいと申し出た場合、会社としてはどこまで開示してよろしいでしょうか?
履歴書の情報そのままは問題があると思いますが、家族構成・生年月日程度であれば問題無いような気がするのですが。

③今後は個人情報取扱規則にある程度個別具体的に開示例を記載した方がよろしいのでしょうか?
【例】会社は従業員の直属の管理者には生年月日等の限られた個人情報をマネジメントに必要な範囲内において提供することができる

投稿日:2021/05/27 21:39 ID:QA-0103932

総務の課長さん
東京都/その他メーカー

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答5
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

信じがたい従業員からの照会

▼そもそも、雇用関係にある者(被用者)の生年月日情報を、上司が知ることができない(部下のの人事情報を閲覧できない)ということは、「あり得ないこと」です。
個人情報保護法に依るまでもなく、「上司に生年月日を知られたくない」という社員の頭の構造はどうなっているのでしょうかね。
▼社内の取扱規則を見る前に、強制法である「個人情報保護法」を参照すれば、答えは明快です。

投稿日:2021/05/28 09:32 ID:QA-0103938

相談者より

上司に開示する情報については再考したいと思います。ありがとうございました。

投稿日:2021/05/28 11:25 ID:QA-0103957大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、①につきましては手続上記載の必要性が有るか否かによります。文面内容ですと、単に社内報告で取り扱う文書のようですので、そうであれば生年月日の記載は不要ですし、個人情報保護に反する可能性が高いものといえます。

②につきましても、①と同様必要性の有無で判断されるものといえますが、一般的には家族構成や生年月日が直接職場での業務に影響する事はございませんので、開示は無用といえます。

③につきましては、個別具体的な事柄を挙げると切りがございませんので、業務上必要が有る等といった包括的な規定のみで差し支えございません。

投稿日:2021/05/28 09:53 ID:QA-0103945

相談者より

ご回答ありがとうございました。
ちなみに②で指す「必要性」には「部下マネジメントのため」に生年月日を上司に開示することは含まれないのでしょうか?

投稿日:2021/05/28 10:51 ID:QA-0103950大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

個人情報とは

①業務上必要な情報を開示させることは個人情報保護に反するものではありません。しかし労災報告に生年月日が必要な理由は考えられません。非合理な個人情報開示は避けるべきです。
②業務上必要な情報は把握できます。逆に不要な情報開示は、万一漏洩した場合の責任を追うことになります。家族構成が業務に必要なことを合理的に説明できるなら開示できますが、業務になぜ家族情報が必要なのか理解するのは無理があるのではないでしょうか。
③業務上の必要性可否で判断できるはずで、いちいちセーフリストやネガティブリストを作るような無駄な手間は判断力の否定です。

投稿日:2021/05/28 10:43 ID:QA-0103947

相談者より

ありがとうございました。
再考いたします。

投稿日:2021/05/28 11:23 ID:QA-0103956大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

再度お答えいたします

ご返事下さいまして感謝しております。

「「部下マネジメントのため」に生年月日を上司に開示することは含まれないのでしょうか?」
― 部下マネジメントの為に生年月日が必要?等というのは通常であれば到底考えられません。こうした漠然とした理由で開示する事は当然に避けるべきですし、どうしてもそうした情報が必要というのであれば、具体的かつ客観的で明快な根拠を示す必要がございます。

投稿日:2021/05/28 16:46 ID:QA-0103967

相談者より

ご回答ありがとうございました。
社内でも認識のすり合わせをいたします。

投稿日:2021/05/28 18:47 ID:QA-0103972大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

①労災申請では、生年月日は必須事項ですので、利用目的を通知して提出してもらえば、問題は ありません。規則では、具体的になくとも、そのときに通知でもかまいません。

②個人情報の利用目的については、会社が決められますので、できる限り利用目的を明示してく ださい。評価制度など会社によって異なりますので、マネジメントに必要であれば問題ありま せん。

就業規則で入社時提出書類を明示し、マイナンバーと併せて利用目的を規定しておくいことで す。規則でもできるだけ具体的に明示するのが望ましい(ガイドライン)とされています。

投稿日:2021/05/28 23:01 ID:QA-0103981

相談者より

ありがとうございました。
どこまで規程に明記するか検討してみます。

投稿日:2021/05/31 09:04 ID:QA-0103993大変参考になった

回答が参考になった 0

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