マイカーの通勤・業務使用時の申請について

全国に専門店チェーンを展開する会社です。
当社では店舗立地の関係からマイカー通勤をする従業員が多く、またマイカーの業務使用も頻繁に行われています。
マイカー通勤・業務使用を行うためにはそれぞれ申請書に任意保険の保険証券（保険の付保状況がわかるもの、基準以上の保険に加入しているか確認するため）のコピーを添付し提出（保険更新の都度）させています。
以前からの問題として、保険証券のコピーがなかなかまともに添付されない（添付忘れ、コピーした部分が違っていて付保状況がわからないなど…。）ことが多いため、

保険証券の写しを添付せず、
加入する保険の内容（保険会社・証券番号・保険期間・車種・ナンバー・付保金額）を記入させ、「私は、間違いなく上記内容の自動車保険に加入しており、以後契約更新及び記載内容に変更があった場合は、そのつど申請書を提出いたします。また、法令及び会社規則を遵守し安全運転に努め、万が一私の過失により事故を起こした場合は、私が一切の責任を負うものとします。以上の事を誓約し署名押印いたします。」
という文の下に署名押印をさせ、

さらに上席者が何のチェックもせず、承認し回付してくるため、上席者（店舗は店長、店舗以外は課長）に「私は、上記内容に嘘偽がないことを確認いたしました。」という文のあとに上席者にも署名押印をさせてはどうか？という案を提案しました。


その後役員が話し合った結果、そもそも申請書をペーパレスにしてイントラのマイページ（パスワードを入力し給与明細もそこから見ることが出来ます。）から自らが入力して申請させてはどうか？という案が出ました。
合理化することに異議はありませんが、自己申請では虚偽の申請（保険金額・期間）も可能です。その場合、特に業務使用で事故があったりすると…。会社の管理責任が問われることとなると思います。
そもそも会社には運行供用者としての責任はあると思いますが、この場合ではさらに管理不行届き（虚偽のできる仕組みをつくり、チェックを怠った）の責任も重く、リスクも高まると思います。

システム次第とは思いますがこのような合理化はどのように思われますか？

投稿日：2013/08/08 13:46　ID：QA-0055685