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テレワークなど「働き方の多様化」が進む時代 柔軟で効率的な勤怠管理を実現するポイントとは

注目の記事掲載日:2021/02/24

新型コロナウイルス感染対策として、テレワーク導入が急速に進んでいます。また、ライフスタイルやライフステージの多様化にあわせて、多彩な働き方のメニューを用意する企業も増えてきました。社員一人ひとりが違う場所、違う時間帯に働くことがニューノーマルとなりつつあります。そこで欠かせないのが、勤怠管理のアップデート。今、企業が直面している勤怠管理の課題とは何か。次世代の主流といえるクラウド型勤怠管理システムを確実に導入・運用する際は、どこに留意すればいいのか。勤怠管理システム導入コンサルタントとして数多くの事例を手がけ、業務改善や働き方改革実現などにも詳しい、エス・エー・エス株式会社クラウド事業部の高木奈実さんにお話をうかがいました。

Profile
高木奈実さん
高木奈実さん
エス・エー・エス株式会社 クラウド事業部クラウドサービス部

たかぎ・なみ/入社時からエンジニアとして「勤労の獅子」の開発業務に従事。2015年、複雑に変化し続ける労働環境や顧客課題に対し、より近い立場でサービスを提供したいという思いからコンサルタント職に転身。導入実績はホテルや医療、製造、ITなど多岐にわたり、勤怠管理の業務改善から働き方改革の実現など守備範囲は広い。より質の高いコンサルティングを行うため、社会保険労務士資格を取得。日々の情報収集も怠らない。

テレワークの普及でマネジメントはどう変わるのか

コロナ禍の影響で、テレワークを導入する企業が増えています。現状をどのようにご覧になっていますか。

当社の勤怠管理サービスを提供している事業部でも、昨年(2020年)の緊急事態宣言以降、お客さまからのテレワークに関するお問い合わせや、サービスへのお申し込みが急速に増えました。必要な人事制度やツールの準備などがそれほど整っていない状況の中、多くの企業が手探りでテレワークに取り組んでいる印象があります。

高木奈実さん(エス・エー・エス株式会社 クラウド事業部クラウドサービス部)

その一方で、サービス業のようにテレワークを導入しにくい企業も少なくありません。システムなど仕組みの整備が遅れていて、いまだに取り組めていない企業もあります。これまでテレワークを想定してこなかった企業では、PCやスマホなどの機材を用意する初期費用の負担も大きいでしょう。思った以上にハードルは高いようで、当社の顧客でも、実際にテレワークを実践されている企業は半数弱くらいかもしれません。

テレワーカーをマネジメントする上司の不安の1位が「業務の進捗がわかりにくい」、2位が「相手の気持ちが察しにくい」(※1)というデータがあります。テレワーク環境下のマネジメントでは、何がポイントになるのでしょうか。

まず、実際にオフィスに一緒にいるときと同レベルのコミュニケーション環境をつくることが大事だと思います。チャットのような気軽にメッセージをやりとりできるツール、あるいは顔を見ながら対話のできるビデオ会議ツールなどの活用は必須でしょう。企業によっては、ビデオ会議システムを一日中オンライン状態にして、まさに隣にいる感覚で話しかけられるようにしているケースもあるようです。

企業内コミュニケーションには、日々の雑談などを通して企業や部門の文化を伝えていく役割もあると思いますが、テレワークではそれが難しいという話も聞きます。

その問題を解決するには、管理職側の意識が大事だと思います。仕事中の上司には、部下からなかなか声をかけづらいものですよね。相手の状況がわからないテレワークでは、それがより顕著になります。上の立場の人から積極的に話しかけたり、部下の様子をうかがったりすることが必要ではないでしょうか。

テレワーカーに対して出社者が抱く疑念・不満の1位は「さぼっているのではないか」、2位が「相談しにくい」と出ているデータもあります(※2)。このように組織内のチームワークに影響を及ぼしそうな問題は、どうすれば解決できるでしょうか。

テレワーカーは、職場から離れた場所で仕事をしているわけですから、状況が見えなくては当然です。日ごろから仕事の成果を何らかの方法で確認できる仕組みや、ルールを作っておくことが欠かせないでしょう。オフィスでも自宅でも、勤務時間中ずっとPCに向かっていることが大事なわけではありません。重要なのは「必要な成果を必要なタイミングであげられているか」です。定期的な進捗確認のミーティングなどを行って、きちんテレワーカーの成果を確認できていれば、不公平感は解消されると思います。グループウェアを使っている企業なら、タスクを可視化して、オンラインで随時確認できるようにすることも効果的だと思います。

テレワークの導入が進んだことで、企業の勤怠管理にはどのような変化が起きているのでしょうか。

高木奈実さん(エス・エー・エス株式会社 クラウド事業部クラウドサービス部)

当社の顧客からは、新たなご要望をいろいろといただいています。ひとつは、出退勤を記録する「打刻システム」のテレワーク対応。始業と終業の時刻を記録することは勤怠管理の基本ですが、オフィスに出社しなくてもできるようにしたいとのご要望です。インターネットに接続している環境ならPCやスマホの画面上で、どこからでも打刻できる「WEB打刻」のオプション利用が増えています。

また、テレワークを導入したことをきっかけに時差勤務やシフト勤務ができるように制度を変更したので、勤怠管理もそれに対応したものにしたい、というご相談も増えました。同じ社員がテレワークで働く日もあれば出社する日もあるので、それらを適切に管理・記録したいという要望も新たに出てきました。

テレワークによって「働く場所」だけでなく「働く時間帯」にも急速な変化が起きていますが、勤怠管理にも、その変化に柔軟に対応することが求められていると感じます。

重視したい「柔軟性」と「拡張性」

テレワーク導入にともなうさまざまな課題についてうかがいましたが、貴社が提供されている勤怠管理サービスでは、それらの課題にどう対応しているのでしょうか。サービスの特長や強みについてお聞かせください。

当社のクラウド型勤怠管理サービス『勤労の獅子』の第一の特色は、「拡張性の高さ」です。オプションの種類が非常に多彩で、顧客企業のニーズにあわせてさまざまな組み合わせが可能です。それらを細かく設定することで、それぞれの企業の事情にもっともフィットした使いやすいサービスになります。

第二の特色は「サポートの手厚さ」です。一般的なクラウド型サービスは、ユーザーが自分で設定して使うタイプのものが多く、導入までのハードルの高さを感じている企業も少なくありません。しかも、高機能のサービスになるほど、設定の難易度も高くなりがちです。そこで当社では、導入目的のヒアリングから使い方の提案、設定代行、操作レクチャー、運用定着までのフォローを、専任のコンサルタントが徹底的にサポートする体制を整えました。

「勤労の獅子」の特徴

勤怠管理のプロでも、システムについては専門外ということも多いと思います。全面的にサポートしてもらえるのは安心ですね。

まさに、そこが『勤労の獅子』の最大の強みだと自負しています。勤怠管理は企業ごとに独自のルールがあり、それをシステムに正しく反映させるには、人事とITの専門的な知識が必要です。当社では導入時に必要な設定や入力をすべて代行しますので、運用開始までのハードルは間違いなく低いと思います。

相談から運用開始までの流れについてお聞かせください。

まず、勤怠管理に関するご要望をおっしゃっていただければ、他社事例などを紹介しながら、コンサルタントが最適な使い方や設定をご提案します。必要なオプション機能などもこの段階で相談して決定しますが、もちろん運用途中からでも追加可能です。方向性が決まったら、お客さまに用意していただいたマスターデータを使って、当社でシステムの設定を行います。マスターデータの準備に約1ヵ月かかるとして、契約から運用開始までは約3ヵ月といったところです。運用前には操作の仕方に関する研修も行います。基本的には人事が対象ですが、ご要望があれば従業員向けの集合研修も可能です。

オプション機能で注目のものなどあれば、教えていただけますか。

最近追加されることが多いのは、やはりテレワークに関連するものです。ひとつは先ほども申し上げた「WEB打刻」。スマホと組み合わせると時刻に加えて、GPSによる位置情報も取得できますので、営業など社外で働く従業員の勤怠管理も的確に行うことができます。

もうひとつが、ずばり「テレワーク」というオプションです。このオプションを加えると、テレワーク中の社員がPCの前にいるのか、あるいは食事などで離席しているのかといった状況がリアルタイムでわかります。上司や同僚が話しかけたいと思ったとき、その人が席にいるのかどうかがわかる便利な機能です。さらには、PC画面を自動的に取得して保存する「画面キャプチャー」も可能です。頻度は顧客側で自由に設定できます。これは監視というよりも、テレワーカーに一定の緊張感を持って仕事をしてもらうことを目的としています。また、出社している人たちがテレワーカーに対して「さぼっているのではないか」という不公平感を持つことの抑止にも、役立つ機能と位置づけています。

「勤労の獅子」のテレワーク管理機能

その他にも、利用されている企業からの評価が高いポイントはありますか。

テレワークをきっかけに、時差出勤など、勤務シフトを多様化させる企業が増えていますが、『勤労の獅子』は柔軟に対応できます。増やした勤務パターンから従業員が自由に選んで申請するといった仕組みの追加は、すでに何件も手がけています。

また、機能というよりもサービス自体の強みですが、クラウド型の特性を生かして、いつでもどこからでもデータを参照できる点には、高いご評価をいただいています。組織全体の状態を見るためにも大変有効ですが、そのひとつが「残業アラート」。各社の三六協定を基準に時間外労働が多い部署や個人には警告を出すことができます。直近の労基法改正で残業上限の規制がかなり複雑化しましたが、法令の改訂にもすべて対応しています。残業を可視化することは、管理職のマネジメント意識の向上のほか、残業が多い部署の業務改善にもつながると思います。

勤怠管理からはじめるデジタルトランスフォーメーション

『勤労の獅子』を活用されている企業は、どの業界に多いのでしょうか。

当社のサービスを特に多くご利用いただいている業界に「ホテル」があります。ホテルは24時間365日、誰かが勤務していますし、その職種も多岐にわたります。日をまたいで勤務したり、一日に複数回の出退勤があったりするため、システム化する際には複雑な面もあります。しかし『勤労の獅子』はシフトパターンを柔軟につくれるので、ホテルに独自のルールがあっても、すべて対応できます。

ホテル以外の業界では、業種や規模を問わず、幅広くご活用いただいています。今後ご利用いただきたいのは、まだ手作業で勤怠管理を行っている企業ですね。いまも紙のタイムカードやExcelで集計している企業は多いと思います。システム化すれば手作業による単純ミスはなくなりますし、人事担当者の工数を減らして、その時間を他の業務に振り分けることもできます。現在、いろいろな分野でDX(デジタルトランスフォーメーション)が注目されていますが、勤怠管理はその中でももっとも取り組みやすい領域なので、まず、ここから始めることをお勧めします。

クラウド型ということころも、時代の流れに対応していますね。

自社システムを使っていることで保守や法改正への対応が大変になっているケースは多いと思いますが、クラウドではそういった負担は一切ありません。拡張性が高いので、大きな追加費用をかけなくても、新しい制度などに対応できます。コストパフォーマンスは、非常に高いと思います。

今後、勤怠管理はどのように変化していくのでしょうか。また、企業にはどのような対応が求められるとお考えでしょうか。

これからは場所や時間を問わずに働くこと、また、個人のライフスタイルやライフステージにあわせてさまざまな働き方を選べることが当たり前になっていくと思います。画一的な勤怠ルールでは従業員の満足度が下がってしまいますし、育児や介護などで仕事を継続できなくて退職する人が出てくれば、企業にとって大きな損失です。勤怠管理も、そういった多様化の流れに対応することが不可欠になるでしょう。

当社では今後、テレワーク関連だけにとどまらず、求められる機能をどんどん追加していきたいと考えています。働き方の選択肢を増やしたいとお考えであれば、ぜひご相談ください。それぞれの企業の事情に合わせたシステムの活用方法・運用方法をご提案します。豊富な他社事例などをベースに、人事制度づくりのヒントになるような情報もご提供いたします。

(※1)(※2)「テレワークにおける不安感・孤独感に関する定量調査」(パーソル総合研究所)

高木奈実さん(エス・エー・エス株式会社 クラウド事業部クラウドサービス部)
企業概要

1995年設立。金融・流通・クレジット業務を中心としたシステム構築およびコンサルティング、バックオフィス業務支援のクラウドサービス等の提供およびコンサルティングを中心に事業を展開。テレワークや時差出勤制度の充実など、自社の働き方改革にも積極的に取り組み、ES向上を図っている。「すべては笑顔のために」を使命に経営活動を推進している。

企業概要

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