外国籍の学生を雇う時の必要書類及び必要手続き

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、外国人の学生アルバイトの雇用でしたら、示された書類で対応可能といえるでしょう。加えまして可能であれば、身元保証書の提出も依頼されるとよいでしょう。

最大の注意点は、在留資格による就労可否の判断になりますが、それ以外は殆ど国内の学生アルバイトの場合と変わりないものといえます。

投稿日：2025/10/07 19:14　ID：QA-0159271

ご回答申し上げます。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
１．採用時に必ず確認・写しを取っておく書類
（１） 在留カード
最重要書類です。必ず「表面・裏面のコピー」を保管してください。
確認ポイント：
在留資格：「留学（STUDENT）」であること
在留期間：有効期限内であること
資格外活動許可：裏面に「資格外活動許可」スタンプまたは記載があるか
（※これがなければ原則アルバイトできません）
・資格外活動許可がない場合
→ 学生本人が出入国在留管理局で「資格外活動許可申請書」を提出し、許可後に勤務開始可能です。
許可には1〜2週間程度かかるため、許可取得前の就労は絶対にNGです。
（２） 学生証
「在学中」であることを確認するため。
コピー保管（表面のみでOK）。
（３） パスポート
原則は提示のみで構いませんが、
入国時の「上陸許可印」や「在留期間満了日」を確認する目的で写しを取る場合もあります。
在留カードにすべて記載がある場合、パスポートのコピー保管は必須ではありません。
（４） 本人確認書類（マイナンバー）
給与支払いを行う場合、税務署への法定調書提出用に必要です。
通常のアルバイトと同様に、「マイナンバー確認」「本人確認」を実施してください。
マイナンバーカードまたは通知カード＋本人確認書類で対応可能。

２．会社側で行う主な手続き
（１） 外国人雇用状況の届出（ハローワーク）
（出入国管理及び難民認定法 第19条の7、職業安定法第28条）
雇入れ時・離職時の双方で届出が必要。
提出先：事業所を管轄するハローワーク。
提出期限：
雇入れ時 → 翌月の10日まで
離職時 → 翌月の10日まで
提出方法：

雇用保険被保険者資格取得届・喪失届を提出しない場合（＝今回のケース）は、
「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を提出。
※電子申請（e-Gov）でも提出可能。
ハローワークに行く場合は、「事業所整理番号」を確認して持参。

（２） 税務関係の手続き
外国人留学生も日本国内で給与を受け取るため、原則として所得税法上の居住者（1年以上在留の場合）となります。
源泉徴収：通常のアルバイトと同じく、給与から所得税を源泉徴収
年末調整：在留期間中に継続雇用される場合は対象
扶養控除申告書：初回給与支給前に提出を受ける
→ 留学生の場合、「非居住者扱い」となるのは、来日後1年未満でかつ日本に生活拠点がない場合に限られます。

（３） 社会保険・雇用保険
ご質問のとおり「週20時間以内」であれば、通常加入不要です。
保険種別→加入要否→判定ポイント
健康保険・厚生年金→不要→学生アルバイトは学生特例で除外（週30時間以上で主たる生計維持者等を除く）
雇用保険→不要→所定労働時間が週20時間未満であるため対象外
労災保険→必要→労働者全員が対象（国籍・在留資格を問わない）

３．労働条件通知書と雇用契約書
日本人と同様に労働基準法第15条に基づく書面明示義務があります。
労働条件通知書・雇用契約書を日本語で交付。
理解が困難な場合は英語版など併記も検討。
記載すべき主な項目：
契約期間（在留期間を超えないよう設定）
労働時間・休憩・休日
賃金・支払い方法
就業場所・業務内容
契約更新の有無
４．留意点（コンプライアンス面）
週28時間以内ルール
在留資格「留学」での資格外活動許可では、原則として週28時間以内。
長期休暇中（夏休み・春休み）は1日8時間まで勤務可能。
超過は不法就労助長罪（入管法第73条の2）に該当するおそれがあります。
在留期間の更新確認
有効期限切れが近い場合は、更新後のカードコピーを必ず再取得。
雇入れ後の変更届
在留資格変更・更新・退学などがあった場合は、ハローワークへの再届出が必要。

５．まとめ（チェックリスト）
区分→書類・手続き→備考
本人確認→在留カード（両面）→資格外活動許可の有無を必ず確認
在学確認→学生証→在学中であること
雇用届出→外国人雇用状況届出書（様式第3号）→雇入れ・離職時に提出
労働条件→労働条件通知書・雇用契約書→在留期間内の契約期間設定
税務→扶養控除申告書・源泉徴収→通常の給与所得者と同様
社会保険→労災保険のみ対象→雇用保険・社保は原則不要（週20h未満）
以上です。よろしくお願いいたします。

投稿日：2025/10/08 02:54　ID：QA-0159280

相談者より

ご丁寧にありがとうございます。
大変分かりやすく参考にさせていただきます。

投稿日：2025/10/08 09:23　ID：QA-0159293大変参考になった

ご回答申し上げます。

この度はご相談いただきまして、誠にありがとうございます。

外国人雇用状況の届出に関しては以下厚労省の案内をご参照いただき、ご不明点等ありましたら貴社所在地を管轄するハローワークにお問い合わせください。
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html

※必要書類については、「５．外国人雇用状況届出の注意事項等について」の箇所をご確認ください。

＜ご注意点＞
当該留学生の方が、出入国在留管理局（入管）より「資格外活動許可（アルバイトが可能かの許可）」を得ているかご確認いただく必要がございます。在留カード裏面の「資格外活動許可欄」に許可スタンプが押されているかどうか、また、ご本人のパスポートに「資格外活動許可」の証印シールが貼付されているかどうかを雇用前に必ずご確認ください。

投稿日：2025/10/08 09:34　ID：QA-0159298

日本の人事部Q&Aをご利用頂きありがとうございます。

所定労働時間が週20時間未満でも、就労時間によっては給与所得に対して源泉課税されますが、183日以内の短期留学生の場合、給与支払者（≒勤務先）の所轄税務署に「租税条約に関する届出書」を提出することで、源泉所得税が免除される場合があります。

租税条約とは日本と外国との間で事業を行ったり就労したりした際の収益や所得に対し、二国間でそれぞれ課税（二重課税）してしまうことを防止するために、二国間の課税権に関するルールを取り決めたものです。

租税条約締結国は国税庁ホームページに一覧表が掲示されていますので、ご参考までにURLを貼付しておきます。
https://www.nta.go.jp/about/introduction/torikumi/report/2003/japanese/tab/tab31.htm

なお個別の具体的な税務判断は税理士の範疇となりますので、一般論での雑駁な回答となりますことご容赦下さい。

投稿日：2025/10/08 12:07　ID：QA-0159319