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出張時、私用寄り道の交通費支給範囲について(往復ルート外)

いつもお世話になっております。
業務出張での交通費精算において、下記のように私用で往復ルートを逸脱した移動パターンではどの対処法が最も適切であるか、アドバイスをいただけると幸いです。

パターン:
行き---出発地:東京都 > 出張先:新潟市
帰り---出発地:新潟市 > 私用で長野市に立ち寄り > 帰着地:東京都
(片道交通費は新潟・東京間よりも、新潟・長野間のほうが安価なため、対象社員から帰途の新潟・長野間の精算はしても良いか。との質問あり)

帰途の長野市立ち寄り区間、時間は私用による移動であり、指揮監督下には置かれてなない認識です。
通常であれば往復の交通費は実費精算としますが、帰りの交通費精算については、以下の考えられる選択肢から適切なものはありますでしょうか?

1,新潟市>長野市間の交通費は清算対象とし(新潟>東京ルートよりも安いため)、長野>東京間は自己負担とする
2,東京・新潟間(片道)のみ精算対象とし、帰路は新潟>長野>東京までのすべて自己負担とする

なお、たとえ私用が無くとも往復の費用分は発生するので、帰路は新潟>東京間の実費から長野立ち寄り部分の費用の差額のみ、自己負担とするのが適切と思いますが、当社の旅費精算ポリシーにおいては実際に購入された切符や領収書を信憑とするため、その差額を証明するものがありません。

このようなパターンについては社内規程でも定義されておらず、イレギュラーなケースとなります。
よろしくお願いいたします。

投稿日:2022/11/29 14:15 ID:QA-0121362

M.Iさん
新潟県/機械

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

結論からしますと、会社のルールになりますので、特に決まっていないのであれば、
今回のケースを契機として、会社がルールを決めてあげる必要があります。

「当社の旅費精算ポリシーにおいては実際に購入された切符や領収書を信憑とするため」とありますので、その目的は何なのかです。
ご質問のケースでは、復路は私用であれば、2の認めないということではないでしょうか。

1の場合はルール化しずらいと思います。

東京―新潟間は無条件に往復出すという方法もありますし、
清算方法含め、他の社員からの公平性も鑑み、あらかじめ決めておく必要があります。

投稿日:2022/11/29 17:27 ID:QA-0121370

相談者より

アドバイスをいただきありがとうございました。弊社にとってはイレギュラーな事象であったため、ある程度の社内ガイドラインを決めることといたします。

投稿日:2022/11/30 09:42 ID:QA-0121387大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

本社への連絡を

▼先ず、帰路、長野市への私用での立ち寄りと帰社時刻を本社に連絡します。
▼今回は、所要交通費が安いので、省いてもよいでしょう。

投稿日:2022/11/29 18:12 ID:QA-0121371

相談者より

アドバイスをいただきありがとうございました。事前の連絡(承認)プロセスも含めて、ある程度の社内ガイドラインを決めることといたします。

投稿日:2022/11/30 09:43 ID:QA-0121389大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、あくまで社内規程に基づいた措置になりますので、規程に定められていなければ事情を当人に確認された上で会社判断で決められるべきといえます。

その上で参考までに申し上げるとすれば、基本的な考え方としまして私用に関わる交通費を清算される義務はございませんが、当事案に関しましては私用が無かった場合でも相応の交通費が発生しますので、正規のルートによる交通費よりも私用を含めたルートの交通費の方が安いという事でしたら、証明書類等がなくとも実際に発生した安い方の金額で清算されるのが合理的と考えられるでしょう。

投稿日:2022/11/29 22:33 ID:QA-0121380

相談者より

アドバイスをいただきありがとうございました。
この度はすでに発生している事実に対して、どこが落としどころとなるのかを明確にしたい意図がございましたが、適切な判断材料となるコメントをいただき、感謝しております。 ガイドライン作成の参考とさせていただきます

投稿日:2022/11/30 09:45 ID:QA-0121390大変参考になった

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プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
株式会社RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

自社ルール

貴社の方針でルール化し、公知することで平等かつ不満も起きにくい運用となるでしょう。
また管理コストのかからない、なるべく簡素な方式を取る企業も多いと感じます。
適切かどうかというより、貴社の意思、方針で決めるべきでしょう。

簡易なのは1.ですが、航空機以外は半券提出も省略する社もあります。

投稿日:2022/11/29 22:41 ID:QA-0121381

相談者より

アドバイスをいただきありがとうございました。弊社にとってはイレギュラーな事象であったため、ある程度の社内ガイドラインを決めることといたします。

投稿日:2022/11/30 09:42 ID:QA-0121388大変参考になった

回答が参考になった 0

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