履歴書の扱いについて

社員採用選考にあたり、稟申システムを利用しています。
人事課が稟申書を作成すると、決まったルートで決裁者を巡回します。このとき履歴書をPDF化したものを付属資料として添付しています。

採用の稟申書の内容が閲覧できるのは、人事課と決裁ルートにある人物（部長、役員など）のみですが、決裁が終わると、システムを運用管理する部署でも閲覧可能な状態となります（決裁番号等をつけるため）。そのほかの部署は閲覧はできません。

稟申書は、採用選考のみに用い、それ以外の用途では用いてはいけない、厳重管理しトップシークレットの扱いとすべきものだと考えますが、採用選考が終わったのならば、履歴書は稟申システム上からもファイルを削除するべきだと考えますがどうでしょうか。

それ以前に、採用担当以外の人物が稟申書を閲覧できること自体がおかしいと考えますがいかがでしょうか。

稟申システムを利用することは結構ですが、履歴書PDFは添付しない、決裁者には別途紙面で閲覧してもらう、とするのが正しいように思いますが、どうでしょうか。

よろしくおねがいします。

投稿日：2021/10/26 17:04　ID：QA-0109072