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履歴書保管の目的について

当社では現在、入社時に履歴書を預かり、保管しておりますが、人事情報はデータベース化していることから、今後の履歴書保管の必要性を検討しています。通常、履歴書を保管する目的は、どのようなことがあるのでしょうか。ご教授頂ければ幸いです。

  • 人事担当さん
  • 東京都
  • 情報サービス・インターネット関連
  • 回答数:3件
  • カテゴリ:人事管理
  • 投稿日:2010/02/18 11:18
  • ID:QA-0019363
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プロフェッショナル・人事会員からの回答
3件中 1~3件を表示
並び順:投稿日時順評価順
  • 1

プロフェッショナルより
  • 投稿日:2010/02/18 23:31
  • ID:QA-0019381

オフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

履歴書保管の目的ですが、最も重要な点は経歴詐称が有った際の証拠となる等採用リスク回避の部分といえるでしょう。

また履歴書には様々な個人情報が記載されていますので、企業における応募ないし採用傾向を分析する上でも役立ちますが、当然ながら厳重な情報管理をしておかなければなりません。

また不採用者につきましては重複応募を避ける為に保管する事もありますが、個人情報保護の観点から返却または廃棄する場合も多いようです。

いずれにしましても、履歴書に関しては直接法的な取り扱いの定めはございませんので、他の個人情報同様管理に十分注意された上で御社自身の判断で取り扱いを決められるべき問題といえます。

  • 投稿日:2010/02/19 09:17
  • 相談者の評価:大変参考になった

早速のご回答、ありがとうございます。
なお、「経歴詐称が有った際の証拠」とのことですが、これは、履歴書でなくても、「職務経歴書」やその他の自社の所定フォーマットに書いてもらった情報でも、証拠となり得ると理解して宜しいでしょうか。(必ず履歴書がなければならない訳ではないでしょうか。)
宜しくお願い致します。

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参考になった:0名
プロフェッショナルより
  • 投稿日:2010/02/19 09:42
  • ID:QA-0019391

代表者

保存目的は、過去に遡った事実関係歴の確認手段の確保

■ 人事情報に限らず、経営、庶務、経理、輸出入、病院医療などの情報が、法律によって保管期間が定められていますが、その目的は、将来発生しうる係争等に備え、過去に遡った事実関係歴の確認手段の確保にあると思います。特に、労基法や同施行規則にも明文は見当たりません。履歴書は、雇入れ・解雇・退職に関する書類として、退職、または死亡の日から3年が法定期間です。
■ 国税関係の帳簿や書類に就いては、電子データとして保存することを認めた法律として、電子帳簿保存法といったものがありますが、人事(雇用)情報は、電子的媒体による方法は認められておらず、保存すべき対象は、履歴書原本ということになります。
■ 但し、殆ど、コストがかからないこと、劣化なしに永久保存が可能なことに鑑み、折角DB化された情報を電磁保管されるのは、きっと実務的に役立つこと局面があると思います。

  • 投稿日:2010/02/19 09:42
  • 相談者の評価:参考になった

 

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プロフェッショナルより
  • 投稿日:2010/02/19 10:08
  • ID:QA-0019395

オフィス代表

再度お答えいたします

こちらこそご利用頂き有難うございます。

御質問の件についてはご認識の通りで、労働者自身が記入したものであれば証拠になりえるといえます。

但し、証拠は詳細かつ多数あるに越したことはないので、最も基本的な情報が記載されている履歴書を保管される事の意義は大きいものといえるでしょう。

  • 投稿日:2010/02/19 10:08
  • 相談者の評価:大変参考になった

 

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参考になった:0名
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