個人情報取得の同意について

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、従業員の同意を取得されていれば特に差し支えございません。

個人情報での問題というよりは、端末利用の際に事故等のトラブルが生じないよう取り扱い面で細心の注意が必要といえます。

投稿日：2025/07/07 09:50　ID：QA-0154988

相談者より

ご回答ありがとうございました。
参考にさせて頂きます。

投稿日：2025/07/07 10:25　ID：QA-0154999大変参考になった

ご回答申し上げます。

ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
１．結論
原則として、適切な同意書を取得すれば、メールアドレス取得や個人スマートフォンの利用は可能ですが、以下の点に十分注意する必要があります。

２．ポイント別の注意点
（１）個人端末（BYOD）の利用に関する注意点
懸念点→解説
１．プライバシー侵害リスク→個人端末の利用により、業務と私用の境界が曖昧になる懸念があります。
たとえば、端末の監視・追跡（GPSなど）が誤って行われたりすると、個人情報保護法や労働法上の問題が発生する可能性があります。
２．労働時間管理→業務連絡が勤務時間外に行われた場合、それが「労働時間」と見なされる可能性があり、時間外労働や手当支給の義務が発生することもあります。
３．セキュリティ→個人端末がウイルス感染や情報漏洩のリスク源となり得ます。
→ 業務用アプリやアカウントを明確に分離することが重要です。
（２） メールアドレス取得（登録目的のみ）の取り扱い
業務目的で一時的に無料メールアドレス（例：Gmail）を取得し、登録後破棄する前提であれば、大きな問題はありません。
ただし、そのメールアドレスに本人の氏名・所属・社名等が含まれないこと（例：プライバシー配慮）、および本人の同意を得ることが重要です。

３．運用上の注意点
項目→対応策（例）
（１）個人端末利用（BYOD）→・同意書にて明示的な同意を取得
・「業務連絡に限定すること」「勤務時間外の対応義務はない」旨を明記
・端末の監視・制御は行わないことを保証
（２）メールアドレスの登録→・登録目的のみに使用し、削除を徹底
・会社指定の形式または匿名的なアドレス使用を推奨（例：〇〇.chat2025@gmail.com）
セキュリティ・チャットワーク利用上の注意事項（不用意なファイル送信・個人情報入力の制限等）を通知
・万一の漏洩リスクに備えた教育も検討

４．同意書に盛り込むべき主な内容（例）
（１）利用目的：
　「緊急連絡手段としてのChatwork利用に限る」
（２）個人端末の使用範囲：
　「会社からの通知確認・返信等に限定し、監視や追跡等は行わない」
（３）対応時間：
　「勤務時間外の対応義務は負わない」
（４）メールアドレスの取扱い：
　「登録用に取得されたアドレスは本人が管理し、登録後は破棄可能」
（５）費用負担・通信費等の扱い：
　原則自己負担とするか、会社が通信費の一部を補助するかを明示

５．まとめ
項目→結論
メールアドレス取得→同意を得れば問題なし（匿名的なものを推奨）
個人端末の業務利用→同意書による範囲限定・プライバシー保護が必須
チャットツール導入→緊急連絡用としての利用に限定すれば問題なし
おすすめ対応→同意書の取得、利用目的の明確化、私物端末への配慮

以上です。よろしくお願いいたします。

投稿日：2025/07/07 10:13　ID：QA-0154995

相談者より

ご回答ありがとうございました。
早速、丁寧にご対応いただき参考にさせて頂きます。

投稿日：2025/07/07 10:27　ID：QA-0155000大変参考になった

回答いたします

ご質問について、回答いたします。

まず、本人同意が得られる状態であれば、何ら問題はありません。

また、本人同意が得られない場合の対応策を考えておいた方が良いでしょう。
（あくまで任意であり、同意を強要することはできないため）
本件の方が、悩ましい問題かと存じます。

例えば・・・
・会社支給の端末を貸与する
・職場や自宅のPCからのアクセスも認める
・電話連絡やSMS、メールなどの代替手段を選べるようにする

投稿日：2025/07/07 10:41　ID：QA-0155002

相談者より

ご回答ありがとうございました。
参考にさせて頂きます。

投稿日：2025/07/07 10:53　ID：QA-0155008大変参考になった

ご質問の件

利用目的を明示して、

同意をとっておけば特に問題はありません。

投稿日：2025/07/07 13:34　ID：QA-0155028

相談者より

ご回答ありがとうございました。

投稿日：2025/07/07 13:46　ID：QA-0155029大変参考になった

登録の趣旨を説明し、従業員が自由な意思で同意するのであれば何も問題はありません。

ただし、同意をするか否かは従業員の自由ですから、拒否者がでても強制はできませんので、そこは注意が必要です。

投稿日：2025/07/08 06:59　ID：QA-0155062

相談者より

ご回答ありがとうございました。

投稿日：2025/07/08 11:05　ID：QA-0155085大変参考になった

対応

一番のカギは本人同意です。個人のスマホを業務使用するよう強要はできませんので、拒否された場合の対応を考えて下さい。

また「緊急時連絡」と称して業務利用など、不適切な使用をする管理者への理解徹底もシステムを機能させるためには重要です。

投稿日：2025/07/08 11:11　ID：QA-0155086

相談者より

ご回答ありがとうございました。

投稿日：2025/07/08 11:28　ID：QA-0155089大変参考になった