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オンラインでの新卒採用選考を成功させるには?
WEB説明会・面接ツールの選び方

WEB説明会・面接ツールの選び方

新卒採用市場では、学生・企業ともに活動の早期化が進み、広報が解禁となる3月以降は活発な接点づくりが行われています。一部の企業では、より効率的な採用活動を目指して、WEBを積極的に活用した接点強化に取り組む動きもあります。

しかし、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響により、これまでWEBを活用していなかった企業も、オンラインで採用選考を進めなければならなくなりました。従来とは勝手が異なるため、戸惑う企業も少なくありません。

そこで『日本の人事部』では、対面・オンラインの違いを整理するとともに、オンライン化に必要なツールと選ぶ際のポイントをまとました。

対面とオンラインでの説明会・面接で何が違うのか~WEBへのシフトで留意すべきこと

まず、説明会・面接において、対面とオンラインではどのような違いがあるのか見ていきます。

会場での説明会・オンライン説明会の違い

オンライン説明会には、リアルタイムで配信する「ライブ配信型」と、あらかじめ撮影した動画を配信する「録画配信型」の2パターンがあります。この点も踏まえて、従来型の会場に学生を集める説明会と、オンライン説明会との違いを以下に整理しました。

▼会場での説明会・オンライン説明会の違い
会場での説明会 オンライン説明会
参加人数
  • 会場にあわせて参加人数を制限する必要がある
  • 参加人数の制約を受けにくい
    ※ただし、ライブ配信型の場合、ツールによって同時に接続可能な人数の上限が変わる
参加者のアクセス
  • 会場から遠い地域や海外からの参加は難しい
  • 地方や海外からも参加しやすい
日程の自由度
  • 会場を押さえる必要があるため、スケジュール調整の自由度は低い
  • ライブ配信の場合、比較的柔軟性が高い
  • 録画配信の場合、参加者はいつでも視聴できる
質問のしやすさ
(参加者側)
  • 担当者に直接質問できるというメリットがある一方、一人ずつ質問するため、順番を待たなければならない
  • チャット機能を使えるライブ配信の場合、気軽に質問しやすい
  • チャットで多数の質問が集まると、質問に答えてもらえない場合がある
  • 録画配信の場合、その場で質問ができない
コミュニケーションの取りやすさ
  • 参加者の様子や反応が見えるため、コミュニケーションを取りやすい
  • 参加者の反応が見えにくいため、一方向の説明になりやすい
参加者の途中退室
  • 会場に足を運んでいるため、途中での退室は少ない
  • 内容に興味がなくなると途中退室される可能性が高い
ネット回線の影響
  • 一般的な資料投影による説明会では影響はほとんどない
  • 配信側の通信環境や通信機器の影響を受ける
  • 参加者は通信制限がかかって視聴できないことがある
伝わりやすい要素・伝わりにくい要素
  • 会社や社員の雰囲気が伝わりやすい
  • 参加している学生の様子がわかる
  • 事業や仕事内容など、資料に落とし込みやすい情報は伝えやすい
  • 社員の雰囲気や参加者の様子など臨場感が伝わりにくい
開催者側の人員・労力
  • 会場の手配や設営、受付、撤収などに人員・労力がかかる
  • 会場までの移動時間が発生する
  • ネットワーク環境の整備と機材などの準備が必要になるが、人員・労力を抑えられる
  • 移動時間がない
開催にかかるコスト
  • 会場の規模や立地によって会場費が変わる
  • 開催者側・参加者ともに会場までの移動費用が発生する
  • ウェビナーなどオンラインツールの利用料が発生する
  • 開催者側・参加者ともに移動費用がかからない

オンライン説明会は、居住地や移動時間、交通費などの面で参加ハードルを下げられるため、母集団形成に役立つという特長があります。また、開催にかかるパワーやコストを削減できる点もメリットです。

その一方で、学生の反応が見えづらく、一方向の説明になりがちという課題があります。内容に対する興味・関心が薄れると、その時点で退室されてしまうという点は、オンライン説明会の大きなデメリットです。

そのため、オンライン説明会を成功に導くためには、WEB開催に適した企画内容にすること、また、できる限り双方向のコミュニケーションを実現することが望ましいといえます。自社のノウハウやリソースで対応できない場合は、専門知識を有する採用コンサルティングを活用するのも一案です。

リアル面接・オンライン面接の違い

次に、対面で行うリアル面接とオンライン面接との違いを見ていきます。

▼リアル面接・オンライン面接の違い
リアル面接 オンライン面接
言語情報の伝わりやすさ
  • オンラインとの差異はさほどない。ただし、目線やジェスチャーといった非言語情報の印象が影響し、言語だけではない評価が加わる可能性がある
  • 言語そのものの伝わりやすさは、リアル面接との差異がさほどない
非言語情報の伝わりやすさ
  • 表情や振る舞い、雰囲気など細かな点を観察しやすい
  • 画面に映る様子に限定されるため、非言語情報はつかみにくい
応募者の見極め精度
  • 非言語情報が多い分、見た目の印象が評価に影響を与えることがある
  • 対面でのコミュニケーションを得意とする人材が評価されやすい傾向がある
  • 非言語情報が少ない分、言葉の使い方やわかりやすさなど、会話の内容が評価されやすい傾向がある
応募者の口説きやすさ
  • その場の雰囲気を利用して、応募者のモチベーションを高めやすい
  • 面接官に対する親しみを感じにくくなるため、動機を高めるのが難しい
オフィスや社員の雰囲気の伝えやすさ
  • 面接官や人事担当者と直接接触するため、社員の雰囲気が伝わりやすい
  • 社内で面接を行う場合は、会社の雰囲気を伝えやすい
  • 画面上の情報しか得られないため、社員や会社の雰囲気は伝わりにくい

そのほか、オンライン面接では通信環境の影響を受けるため、言葉をうまく聞き取れなかったり、タイムラグが発生したりといったストレスが生じやすくなります。そのため、応募者によっては、「正しい評価を受けられないのではないか」と不安を感じる場合があります。

また、志望度を高めるためのコミュニケーションが難しい点は、オンライン面接の課題といえるでしょう。これらを踏まえ、オンライン面接を成功させるには、以下の取り組みが有効です。

面接の構造化

面接の構造化とは、あらかじめ定めた質問に沿って面接を実施することで、選考者や環境による評価のバラつきを抑える手法です。事前に質問項目を開示しておけば、仮にネット環境にトラブルが生じても、「自分だけ質問が少なくなったのでは」といった不公平感を抱きにくくなります。このように、オンライン面接では、応募者が公平さを感じられる状態をつくることも大切なポイントです。

面接官のオンライン面接研修

面接官がオンラインでの会話に慣れていない場合、スムーズにコミュニケーションできなかったり、応募者の見極めがうまくいかなかったりする場合があります。また、面接官としてどのような表情や目線が望ましいのか、間合いはどのように取るべきかなど、オンライン面接ならではの悩みを抱える場合が少なくありません。

こうした課題に対応するには、オンライン面接研修などでノウハウを習得する方法がおすすめです。また、面接中に通信上のトラブルが起きた場合の対処についても周知しておく必要があります。

面接で伝えにくい要素はアフターフォローで補う

リアル面接に比べて、オンライン面接はどうしても「会話のしにくさ」があるため、応募者の志望度を高めるのが難しいという課題があります。面接で伝えにくい部分はメールを活用するなどして、アフターフォローで補うようにしましょう。

オンライン化ツール
説明会・面接のオンライン化に向けて準備すべきこと~環境整備・ツールの導入

説明会・面接のオンライン化には、環境整備とツールの導入が不可欠です。ここでは、どのような準備が必要になるのか、また、ツールを選ぶときの比較検討ポイントを紹介します。

WEB説明会・WEB面接に必要な設備

WEB説明会・WEB面接を実施するには、以下の設備が必要です。

●ネットワーク環境
安定した通信ができるよう、ネットワーク環境を整えます。また、雑音が入らないような場所の確保も必要です。

●パソコン・機材
WEB説明会・WEB面接に使用するパソコン、カメラ、マイクを準備します。音声や映像の質が十分に保たれているか、事前にしっかりチェックしましょう。

●ウェビナー
ウェビナーは、オンライン上で動画を使ったセミナーを開催できるツールです。よく知られているものとしてZoomがありますが、このほかにも、さまざまな機能を備えたサービスが各社から提供されています。

●WEB面接システム
WEB面接システムとは、インターネットを介して応募者と面接や面談ができるツールです。応募者の管理機能や録画機能、資料共有など便利な機能を付加したものも数多く提供されています。

ツールを比較検討するときのチェックポイント

WEB説明会・WEB面接に必須となる、ウェビナーやWEB面接システムを選ぶ際にはどのような点に留意すべきか、以下に整理しました。

検討事項 チェックポイント
長期利用か、スポット利用か
  • ウェビナーには月額固定制のツールと、スポット利用に便利なプリペイド制を提供するサービスがある。利用期間を踏まえて、無駄のない契約形態を検討する
必要な機能はあるか
  • 基本機能に加えて、自社が求める機能が備わっているかどうかをチェックする
    ウェビナーの例)チャット、アンケート機能など
    WEB面接システムの例)録画、応募者管理機能など
  • ウェビナーでは同時に接続可能な人数を要確認
料金体系は自社に適しているか
  • 月額固定制、または人数・回数などによる従量制の料金体系が主流。自社の使用方法と照らし合わせて適しているかどうかをチェックする
  • 機能によって料金が変動するサービスが多いため、自社が欲しい機能を見極めてから選ぶのが望ましい
セキュリティ対策がとられているか
  • セキュリティへの取り組みを確認する
採用管理ツールなどとの連携はできるか
  • すでに導入している外部ツールと連携したい場合は、容易にできるか確認する
  • 連携についてのサポート体制があるか確認する
カスタマイズ性はどうか
  • 自社の状況に合わせてカスタマイズしたい場合は、可能かどうかを確認する
  • カスタマイズにかかる費用を確認する
UIや使い勝手はどうか
  • 運営者側、参加者側の双方のUIと使い勝手をチェックする(デモ版、無料トライアルを用意しているサービスもある)
  • 参加者のアカウント登録の要・不要によって手間が変わるため、確認しておく
  • 必要に応じて多言語対応が可能か確認する
サポート体制はどうか
  • 導入時のサポートはあるか、トラブル時の対応はしてくれるのか、サポートの範囲についてチェックする
  • サポートの時間帯や曜日、サポート方法(訪問・電話・メールなど)を確認する
  • 有料・無料の範囲を確認する

サービス紹介:代表的なWEB説明会ツール

サービス紹介:代表的なWEB面接ツール

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* 別途見積もり対応もいたします。
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製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
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対応範囲 グローバル拠点対応(多言語対応)法改正対応既存システムとの連携対応
機能 応募者管理面接調整予約カレンダー連携通知機能選考状況共有自動連絡メール
用途 新卒採用中途採用

採用活動が大きく変化している今こそ、自社に最適なツール選びが重要

新型コロナウイルス感染症の影響を受け、オンラインによる説明会・選考へのシフトが加速しました。しかし、やみくもにオンライン化を進めても採用活動がうまくいくわけではありません。学生のニーズや動向もしっかりチェックしたうえで、自社の採用戦略を後押しするツール・サービスを選ぶことが大切です。採用活動に大きな変化が見られる今だからこそ、将来を見据えた対策を検討しましょう。

企画・編集:『日本の人事部』編集部

Webサイト『日本の人事部』の「インタビューコラム」「HRペディア「人事辞典」」「調査レポート」などの記事の企画・編集を手がけるほか、「HRカンファレンス」「HRアカデミー」「HRコンソーシアム」などの講演の企画を担当し、HRのオピニオンリーダーとのネットワークを構築している。

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