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人事評価システムで業務効率化・評価の質を向上。選び方のヒントとおすすめサービス
~目標管理・評価を見える化してマネジメントに生かす

目標管理や人事評価は従業員のモチベーションに直結し、業績に大きな影響を与える重要な業務です。しかし、Excelを利用するなど従来のアナログな運用では相当な労力がかかるうえ、公正な評価が難しいなどさまざまな課題が生じがちです。そのため、人事評価システムを導入して、業務効率化や適正な評価体制の構築を目指す企業が増えています。

自社に適したシステムを選ぶには提供形態や料金体系、機能性など、いろいろな観点から比較検討する必要があります。そこで『日本の人事部』では、人事評価システムを導入するメリットを整理するとともに、選び方のポイントをまとめました。おすすめのサービスもあわせてご紹介します。

目標管理・人事評価にシステムを導入するメリットと注意点~決裁者を説得するには?

人事評価システムとは、目標管理や評価シートおよび人材にかかわるデータを一元管理し、人事評価に関する業務を適正かつ効率的に行う仕組みです。代表的な機能には、以下のものがあります。

  • 目標や進捗の管理、可視化機能
  • 評価結果や過程の管理、可視化機能
  • プロセスや評価などのデータ分析機能
  • Excelなどへの出力

人事評価システムを導入する四つのメリット

これまではExcelを使用して管理するなど、紙ベースで行われることが多かった目標管理や人事評価。システムを導入することで得られるメリットは、以下の通りです。

1.運用の効率化

Excelによる運用では、シートの作成や出力、集計、ファイル管理のほか、評価者と被評価者の間で確認・調整するやり取りが数多く発生するなど、たくさんの工数がかかります。人事評価システムでは目標・進捗管理、評価などアナログで行っていた作業がシステム上で完結できるため、手間や時間を大幅に削減できます。

2.評価の質が向上

従来のアナログ式の運用は、評価者によってバイアスが生じがちでした。人事評価システムでは、評価項目を細かく設定することができ、またプロセスの可視化も可能なため、より公正な評価につなげやすくなります。

3.分析機能をマネジメントに生かせる

システムによっては、評価結果の分析機能を充実させているタイプもあります。評価だけで終わるのではなく、人材育成の観点から次の施策を検討するなどデータを有効活用できます。また、評価結果はデータとして蓄積されるため、過去との比較も容易にできます。

4.タレントマネジメントへの活用

タレントマネジメントとは、従業員一人ひとりの才能・資質(タレント)を生かし、パフォーマンスを最大化するマネジメント手法のこと。部門や業務ごとの評価にとどまらず、全社的な視点で最適な配属や教育体制を考える人事戦略として、近年、その効果に注目が集まっています。人事評価システムは結果やプロセスに対する評価分析が簡便なため、タレントマネジメントの土台を作りやすいことが特長です。

システムを導入する前に確認しておきたい注意点と解決策

人事評価システムでは多くのメリットを得られますが、システム化への移行時には注意すべき点もあります。解決策とともに見ていきましょう。

注意 ケース 解決策
導入・運用コストは最適か 導入・運用にかかるコスト負担が大きすぎる ・自社に適したサービス形態を検討
システムにはクラウド型・パッケージソフト型・オンプレミス型がある。形態によって初期費用・運用コストが変わるので、自社に適しているタイプを選ぶ。
・必要な機能だけをピックアップ
人事評価システムには多彩な機能を搭載しているものも多いが、コスト増になる可能性も高い。自社が使う機能を精査して最適なサービスを検討する。
導入時の作業負担 紙からシステムへのデータ移行時に手入力の作業負担が増える ・導入のタイミングを検討
データ移管にかかる時間を想定して、余裕を持ってスタートできるように導入時期を事前に決めておく。
・必要な項目を事前に精査
システムで管理する項目を事前に精査して、必要な情報だけをデータ化する。

自社に適した人事評価システムを選ぶポイント

人事評価システムにはいろいろなタイプのものがあるため、自社に適しているものを選ぶことが重要です。まずは、自社に合った提供形態を選びます。各形態の特徴は以下のとおりです。

▼人事評価システムの提供形態
形態 特徴 メリット デメリット
クラウド型 インターネットを介してサービスを利用する形態。
  • ネット環境があればどこからでもアクセスできる
  • 導入まで短期間
  • バージョンアップや保守、メンテナンスは提供会社側で行ってくれる
  • 初期費用を抑えられる
  • 月額制など運用コストが比較的安価
  • 自社に合わせたカスタマイズは難しい
  • セキュリティ面に不安が残る
  • ネットがつながらない場所では利用できない
パッケージソフト型 ソフトウェアを購入してパソコンにインストールする形態。
  • 必要な機能を備えた使いやすいタイプが多い
  • 運用コストを抑えられる
  • 購入費用はかかるが、比較的安価に抑えられている
  • 自社に合わせたカスタマイズはできない
  • インストール済みのパソコンでしか利用できない
  • バージョンアップやセキュリティ対策は自社で行う必要がある
  • オンプレミス型 自社のサーバにシステムを構築する形態。
    • 自社に合わせた細かなカスタマイズが可能
    • セキュリティ対策を取りやすい
    • 設計からのスタートとなるため、導入までに時間がかかる
    • 初期費用が高額
    • バージョンアップやトラブル対応、セキュリティ対策は自社で行う必要がある

    次に、比較検討する際にチェックしておきたい見極めポイントを紹介します。以下の項目を確認して、自社に適しているか検討します。

    ▼人事評価システムの選び方のポイント
    項目 チェックポイント
    従業員規模 サービスが想定している従業員規模を確認する。
    • 作業が集中したときにもスムーズに操作できるか
    機能 導入目的に合っているか確認する。
    • 必要な機能はそろっているか
    • 自社の職種や業務に対応しているか
    • 評価シートの形式は自社に適しているか
    料金体系 自社に適した料金体系になっているか確認する。従業員数によって料金が変動するサービスは、企業規模によっては割高になることもあるため注意が必要。
    • イニシャルコストとランニングコストはどうか
    • バージョンアップ、保守・メンテナンスの負担はどうか
    推奨環境 OSやブラウザなどの推奨環境が自社に適しているか確認する。
    セキュリティ 人事に関するデータはとくに情報漏えいに注意が必要なため、セキュリティー面はしっかり確認する。
    • 強度は十分か
    • 権限設定はできるか
    UI・操作性 操作性が自社に合っていないと導入がスムーズに進まなくなるため、事前にトライアルやデモで確認する。
    • 簡便な操作で誰もがすぐに使えるか
    • 業務効率は上がるか
    他サービスとの連携 人事業務に関連する他サービスと連携できれば、より業務効率が高まる。
    • 給与管理システムや勤怠管理システムなどと連携できるか
    • 他システムとのデータ連動ができるか
    データ蓄積 データの蓄積方法によっては部門統合や異動の際に対応できないことが出てくるため、事前に確認する。
    • データ移動が簡便か
    • データを蓄積できるか
    アフターサービス 導入後のサポート体制について確認する。
    • 不具合や疑問点にすぐに対応してもらえるか
    • 対応方法は何か(電話やメールなど)
    • 無料か有料か(どこまで・いつまで)

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    ②アセスメント結果を用いた分析レポート
    ・育成課題分析
    ・独自演習作成
    ・評価者選定支援ほか
    ③評価項目、演習などのカスタマイズ
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    対応範囲 グローバル拠点対応(多言語対応)既存システムとの連携対応

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    ますます複雑化する人事評価。効率化にはシステム導入が必須

    雇用形態や働き方の多様化が進み、目標管理や人事評価はますます複雑になってきました。しかし、従業員のモチベーションや業績に多大な影響を与える業務のため、省略したり手を抜いたりすることはできません。公正な評価をより効率的に行うには、システム化が必須となりつつあります。

    また人事評価システムは、評価結果を次の行動につなげる人材育成の観点からも期待されています。企業によって評価制度は大きく異なるため、システム導入においては自社への適合性が重要です。失敗しないシステム選びに、ぜひ本記事を参考にしてください。


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