会社定期券の管理と従業員間の乖離について

対応

定期券管理では無く、給与支給記録に交通費支給の日付は無いのでしょうか？
定期代は実購入日ではなく支給日ベースで管理するのが普通ですので、給与支給日に定期代を支払っているのであれば、会社としての払うべき費用は払っていることになります。
ご提示のように社員が「いつ買ったか」はトレースができませんので、通常は交通費振込み日がずれない限り(引越などでもその変更月で調整しているはず）差異は自腹です。

支払い記録も残っていないようであれば、会社責任として1週間分実費精算でどうでしょう。

投稿日：2020/01/22 10:10　ID：QA-0089826

相談者より

お礼が遅くなってしまい大変失礼いたしました。
あれから調べたところ給与台帳や当時管理していたシステムからの支払い履歴等はあった為、交通費の未払いということはありませんでした。
ですが、他にも同じようにズレが生じていた人は多くいたので、今一度、運用の徹底を図っていきたいと思います。
ご回答ありがとうございました。

投稿日：2020/02/02 17:55　ID：QA-0090170大変参考になった

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、端的にいえばシステムがどのようであれ、実際に当人の通勤費に不足が無いよう支給されることが必要といえます。

こうした通勤手当の管理に関しましては、やはり不正や時期のずれが生じないよう、面倒でも定期券のコピーを都度提出してもらうべき（※決してガチガチの管理ではなく、費用を捻出している以上ごく当たり前の措置です）ですし、それを義務付けていなかった事で発生した不具合に関しましては会社側の管理不行き届きともいえますので、会社側が費用負担されるのが妥当といえるでしょう。

これを契機に今後は定期券コピーの提出をしてもらう等、システム運用の改善を図られる事をお勧めいたします。

投稿日：2020/01/22 17:56　ID：QA-0089844

相談者より

お礼が遅くなってしまい大変失礼いたしました。
おっしゃる通りで、今後の定期券の管理方法等について議論していくことになりました。
ご回答ありがとうございました。

投稿日：2020/02/02 17:50　ID：QA-0090169大変参考になった

うっかり買い忘れてしばらく放置していたりなどで、
会社指定の対象期間とずれることも珍しくありません。

法的な決まりはないので会社内で統一ルールを周知してそれにのっとればよいかと思います。

参考までに私のほうでは
①基本
対象期間を4～9月、10～3月として支給。
本人がぴったりの定期を買っても買わなくても関知しない。
（ぴったりのものを買っているとみなす）

②途中で転居等で路線変更した場合、以下の差し引き
・上記期間の定期をその時点で解約したとした金額を返金
・次の対象期間までを1・3ヶ月定期代+切符代で支給

③本人責任で経路変更の報告が遅れた場合
追加支給はしない。払い過ぎになっていた場合は返金

これをベースにし、入社時や何かの都度、社員に周知徹底するようしています。

投稿日：2020/01/24 21:31　ID：QA-0089935

相談者より

お礼が遅くなってしまい大変失礼いたしました。
現場意見ありがとうございます。
当社でも定期券を支給する月が決まっており、それに合わせて支給を調整していたようですが、何人かはそれを知らず購入時期や期間においての認識違いが発生していた為、今後はしっかり管理しつつも情況共有や周知徹底をしていくように致します。
ご回答ありがとうございました。

投稿日：2020/02/02 17:47　ID：QA-0090168大変参考になった

ご質問の件

今回は、移転という事情がありますし、
通勤手当は実費ということでしょうから、定期券やズレた原因を確認の上、1週間分の通勤手当は負担すべきでしょう。

他の方も、移転日とは多かれ少なかれズレている方は少なくないのではないでしょうか。

投稿日：2020/01/25 19:41　ID：QA-0089946

相談者より

お礼が遅くなってしまい大変失礼致しました。
他にも同じようにズレが生じている人がいたため、
今後の運用方法について議論していくことになりました。
ご回答ありがとうございます。

投稿日：2020/02/02 17:44　ID：QA-0090167大変参考になった