文書（原本）の保存について
いつもお世話になっております。
退職者にかかる各種文書の保管についてご教示ください。
弊社にて、保管スペースの都合上、過去の文書を電子化する計画があります。
このうち、退職者の文書について、PDF化してCD等の外部メディアに保管しようと思うのですが、その際、原本も保存する必要があるのでしょうか。
破棄の可否をおたずねしたいのは、以下の文書（いずれも事業主控え）で、当該者の退職から3年以上経過したものについてです。
・雇用保険の離職票、喪失確認通知書
・健康診断結果
・雇用契約書
・退職願
・源泉徴収票
・特別徴収額の決定・変更通知書
なお、上記のものについて、3年未満でも原本破棄してよいものがありましたら、あわせてご教示頂けますと幸いです。
お手数をおかけ致しますが、何卒宜しくお願い致します。
投稿日：2015/09/10 13:40 ID：QA-0063539
- ＫＭさん
- 神奈川県／運輸・倉庫・輸送（企業規模 11～30人）
本Q&Aは法的な助言・診断を行うものではなく、専門家による一般的な情報提供を目的としています。
回答内容の正確性・完全性を保証するものではなく、本情報の利用により生じたいかなる損害についても、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
具体的な事案については、必ずご自身の責任で弁護士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、労働基準法第109条におきまして、労働関係に関する重要な書類については3年間保存しなければならないと定められています。
従いまして、下記2つを除く文面の文書につきましてはいずれも少なくとも3年保存が必要といえます。そして、極力原本保存されるべきといえます。
どうしても原本以外でデータ保存等をされたい場合ですが、厚生労働省によりますと、以下の要件を満たす事が必要とされています。
(1)法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること
(2)労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること
(3)誤って消去されないこと
(4)長期にわたって保存できること
ちなみに下記2つ（源泉徴収票及び特別徴収額の決定・変更通知書）については、5年の保管が必要のはずです。こちらは税務文書ですので、詳細は税理士等にご確認下さい。
投稿日：2015/09/10 18:34 ID：QA-0063546
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