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退職証明書の内容の第3者への開示

退職証明書は退職者本人からの依頼に基づき発行し、本人宛に郵送・メール等で直接返却しております。然しながら最近退職者のバックグランドチェックの目的で当社が発行した証明書の内容について第3者機関から電話・メール・書簡にて確認の照会を受ける機会が増えてきています。恐らく転職先からの委託に基づき照会をしているものと思われますが、本人からの開示同意を得ていても善意ある第3者かどうかも定かではない事から内容の開示には抵抗があります。一方開示しない事で転職先への就職の障害にならないかの懸念も持っております。どのような対応がベストかご教示頂ければ幸甚に存じます。よろしくお願いします。

投稿日：2015/09/10 07:08　ID：QA-0063533

人事管理

*****さん: 東京都／証券（企業規模 5001～10000人）

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

第三者よりの照会に応じるべきではない

退職証明書の交付は、労基法２２条に基づいて行う行為です。記載内容は、労働者の請求した事項に限られます。会社の義務はそこまでで、第三者よりの照会に応じるべきではありません。転職に必要な追加事項があれば、本人が直接御社に追加交付を依頼すべきものです。直接第三者への情報提供は、厳に避けるべきです。

投稿日：2015/09/10 11:51　ID：QA-0063537

相談者より

明確なご回答ありがとうございました。すっきりしました。

投稿日：2015/09/10 13:39　ID：QA-0063538大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、退職証明書も当然ながら重要な個人情報が記載されている文書になります。これをみだりに第三者へ開示することが個人情報保護法違反となる事は明白といえます。

また、そもそも退職証明書とは、労働基準法第22条第1項により退職労働者本人の請求によって発行されるべきものです。第三者が請求する類の文書ではございません。

従いまして、本人以外の者から確認照会があっても退職労働者本人の同意を得ない限り当然に回答は控える必要がございます。

投稿日：2015/09/10 18:18　ID：QA-0063545

相談者より

ご回答ありがとうございました。本人から「○○会社からこの証明書に関して電話照会またはメール照会がありますので、開示願います」との同意を書面等で受領した場合は開示に応じて問題ないのでしょうか？

投稿日：2015/09/11 07:20　ID：QA-0063554大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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重大な個人情報漏えい

退職情報のような問い合わせには一切答える義務はなく、安易に応じれば重大な個人情報漏えいになります。そもそも問い合わせ先の身分も不確かで、どのような目的で使用するかも証明しようのない状況で、個人情報を開示するなどあり得ません。
警察など公的な捜査以外の問い合わせには、そもそも在籍していたかどうかすら含め、個人情報への問い合わせには一切答えないというのが望ましいと思います。

投稿日：2015/09/10 23:11　ID：QA-0063551

相談者より

親切なご回答ありがとうございました。

投稿日：2015/09/14 09:15　ID：QA-0063577大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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再度お答えいたします

ご返事下さいまして感謝しております。

勿論、本人の同意があれば開示されても差し支えございません。但し、滅多にない事ではあるでしょう。

投稿日：2015/09/11 09:41　ID：QA-0063556

相談者より

ありがとうございました。特に外資系企業に再就職する場合に、その企業から委託を受けた会社からの
照会が多いようです。その場合、退職者本人もその旨同意の上に開示を依頼してきますので、少し困惑している次第です。

投稿日：2015/09/14 09:14　ID：QA-0063576大変参考になった

回答が参考になった 0件

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ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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