書類の保管期間について
はじめて質問させていただきます。
私は勤怠管理をしている者です。
今回、ご相談したいことは書類の保管期間についてです。
ボーナスを支給する際、出勤率をみるために、半年間の出退勤時間、休暇取得状況、私用
の遅刻早退等の情報が表記されている書類があります。
現在は永久保存としているのですが、保管スペースがいっぱいになってきました。
このような書類は、やはり永久保存として保管しておくべきなのでしょうか？
投稿日：2013/09/11 23:58 ID：QA-0056112
- カモノハシさん
- 東京都／販売・小売（企業規模 1001～3000人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
- 川勝 民雄
- 川勝研究所 代表者
労働関係に関する重要な書類は３年間保存
労働関係に関する重要な書類は３年間保存しなければならないことになっています （ 労基法１０９条 ）。 重要な書類とは、 同法施行規則に列挙されています （ 規則５６条 ）。 出勤率の算定に必要なタイムカードや出勤簿は例示されていませんが、 重要な書類と看做し、 ３年間保存すれば十分だと思います。 尚、電子化すれば、 保管スペースの問題は生じませんが、 ３年間超のデータにどれだけの必要性があるのかといったどころです。
投稿日：2013/09/12 11:30 ID：QA-0056119
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
労働関連の文書に関しましては、労働基準法第109条におきまして「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。」と定められています。
ご文面の文書は賃金台帳のような法定書類ではないようですが、勤務状況に関する重要事項が記載されていますので、万一トラブルが発生した場合に証拠として活用出来るものといえます。
従いまして、やはり最低3年保存は行う必要がございますし、出来れば少なくとも5年程度は保存されておくのが妥当といえるでしょう。
投稿日：2013/09/12 20:33 ID：QA-0056120
プロフェッショナルからの回答
5年
法定期間は3年ですが、5年保存している企業が多数ではないでしょうか。それを超えての保存の必要性が思い浮かびません。保存コストも当然かかりますので、法定保存期間、他社同行情報を添え、コスト削減の提案をしてみてはいかがでしょうか。
投稿日：2013/09/13 00:46 ID：QA-0056121
プロフェッショナルからの回答
- この回答者の情報は非公開になりました
お答えします
法で定められている3年間を経過すれば、廃棄すれば良いと思います。今回は、勤怠に関するものですが、恐らく他の書類についても、相当前に 保管期間を定めておられるのではないでしょうか。
これを機に、法と現状を確認した上で、改定されると良いと思います。同時に、電子化の検討もされるべきかと思います。
投稿日：2013/09/19 18:49 ID：QA-0056164
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