内定辞退者の個人情報扱いについて

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、内定・退職を問わずお断りされた方の個人情報を利用される事は原則差し控える必要がございます。どうしても利用されたい場合は利用目的を明確にされた上で事前に当人の同意を得られる事が求められるものといえます。

また履歴書の保管期間につきましては、退職の場合は退職後3年間必要ですし、一方内定の場合ですと特に定めはございませんが早期に返却されるべきといえます。

投稿日：2024/03/26 09:39　ID：QA-0136940

相談者より

ご丁寧にありがとうございます。事前取り交わしが重要ということ改めて理解できました。

投稿日：2024/03/26 12:16　ID：QA-0136949大変参考になった

対応

個人情報の取り扱いはすべて本人意思です。内定者であれ退職者であれ、事後の連絡可否についての承諾さえとってあれば良いのではないでしょうか。
本人から連絡を拒絶されたにも関わらず、勝手に連絡先保存するのは逆にいかなる理由でも認められないでしょう。

投稿日：2024/03/26 11:32　ID：QA-0136944

相談者より

ご丁寧にありがとうございます。事前取り交わしが重要ということ改めて理解できました。

投稿日：2024/03/26 12:17　ID：QA-0136950大変参考になった

本人に対し、利用目的・理由を明確に説明したうえで、同意を得て行えば問題はありません。

履歴書や職務経歴書は個人情報の最たるものであり、一定期間社内で保管することは可能ですが、本人から返却を求められればコピーを保管（ただし、本人の同意を得た場合に限ります）し、原本は速やかに返却するのが適正かと存じます。

投稿日：2024/03/26 13:05　ID：QA-0136955