個人情報保護法への対応について
いつも大変お世話になっております。
個人情報保護法への対応についてですが、
弊社では入社時に人事管理上必要な個人情報をExcelに記載し、提出してもらっています。（更新は社内ポータルから申請）
その際、社員から同意書という形で、個人情報提供の同意する旨の回答を回収できておりません。（利用目的の明示もできていない。）
現在タレントマネジメントシステムを利用し、
上司は部下の顔写真、個人情報（全てではないが生年月日など）や人事評価が見れる状態になっています。
個人情報保護法の改正もあり個人情報保護についての関心が高まる中、あるべき姿に合わせたいのですが、今後入社される社員には同意書をもらうことはもちろんとして、現在在籍している全社員に対しても今から同意書を回収することが義務になりますでしょうか。
（全社員回収できるまでシステムは閉じておくべきでしょうか）
ご教示いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
投稿日：2022/11/11 18:00 ID：QA-0120953
- とげぞうさん
- 東京都／商社(専門)（企業規模 501～1000人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
ご相談の件ですが、部下の顔写真や人事評価等はむしろ知っているのが当然といえるでしょうが、生年月日等業務遂行に関係ない情報につきましては同意を得るか或いは閲覧出来ないようにされるかいずれかの措置が必要といえます。
また、これを機会に利用目的等を定めた個人情報保護に関する規程をきちんと作成される事が重要といえるでしょう。
投稿日：2022/11/12 23:01 ID：QA-0120969
相談者より
早速ありがとうございます。
個人情報保護に関する規程の整備し、利用目的の記載をすれば、同意書の取得は必要にならないでしょうか？
投稿日：2022/11/14 09:53 ID：QA-0120988大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
- 川勝 民雄
- 川勝研究所 代表者
５つの鉄則
▼個人情報を扱う際は、以下の５つを守ることが鉄則です。
1．取得するとき：個人情報を何のために使うのか、利用目的を伝える。
２．利用するとき：取得した個人情報は、決めた目的以外に使わない。
３．保管するとき：取得した個人情報は、安全に管理する。
４．他人に渡すとき：取得した個人情報を、無断で他人に渡さない。
５．開示を求められたとき：本人から「自分の個人情報を開示してほしい」と言われたら、断ってはいけない。
▼この５つは「個人情報を取り扱う際の掟」といえるものですが、詳細に就いては、迷ったら、個人情報保護委員会サイトを参考にして下さい。
☞ http://www.ppc.go.jp/
投稿日：2022/11/13 15:27 ID：QA-0120976
相談者より
ありがとうございます。
個人情報保護委員会サイトを参考にしてみます。
投稿日：2022/11/14 09:54 ID：QA-0120989大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
対応
掲示板ですので原則の視点で申せば、業務と関係ない個人情報を開示する以上、本人確認が無ければ責任が発生するでしょう。過去のものであっても、開示が今であれば同様に本人承認が必要です。
業務上開示が必要な情報はこの限りではありません。全て合理的に必要性が証明できることがカギとなります。
投稿日：2022/11/14 10:24 ID：QA-0120995
相談者より
合理的な説明が必要ということで承知いたしました。社員間のコミュニケーション活性化のためですが、業務上不可欠とは言い難いかもしれません。
投稿日：2022/12/05 11:22 ID：QA-0121552大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
再度お答えいたします
ご返事下さいまして感謝しております。
「個人情報保護に関する規程の整備し、利用目的の記載をすれば、同意書の取得は必要にならないでしょうか？」
― 事後の規程整備になりますので、既存の従業員に関しましては同意の取得が求められます。整備後に新規入社の方に関しましては不要になります。
投稿日：2022/11/14 17:17 ID：QA-0121015
相談者より
お世話になっております。
お返事ありがとうございます。
重ねての質問となり恐縮ですが、もし企業が個人情報取得の同意書を社員から入手していない場合、法律上罰則が設けられているのでしょうか。
投稿日：2022/12/05 11:24 ID：QA-0121553大変参考になった
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