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人事支援サービスの傾向と選び方

テレワーク環境整備のポイント・外部サービス活用のヒント
~勤怠管理やコミュニケーションの懸念点を払拭するには?~

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時間と場所にとらわれない、柔軟な働き方を実現する「テレワーク」。企業にとっては、人材確保や定着率の促進、事業運営コストの削減、業務効率化による生産性の向上など多くのメリットが期待されます。一方で、労務管理やコミュニケーションの難しさ、セキュリティーの問題など、導入に際して乗り越えなくてはならない課題も少なくありません。

そこで『日本の人事部』では、テレワークのメリット・デメリットを整理するとともに、導入プロセスや環境整備に必要となるシステム・ツールをまとめました。テレワークを実施するうえで役立つ、おすすめの外部サービスもご紹介します。

テレワークとは

テレワークの分類と導入が進む背景

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用して、時間と場所の制約を受けずに働く勤務形態を指します。企業に勤務する労働者が行う「雇用型」と個人事業主が行う「非雇用型」がありますが、ここでは、雇用型のテレワークについて解説していきます。

雇用型のテレワークは、勤務する場所によって大きく三つに分類されます。

【在宅勤務】
自宅を就業場所とする形態です。業務に関するやり取りは、パソコンや携帯電話、FAXなどの通信機器を利用して行います。通勤の負担が軽減され、時間を有効的に使えることから、育児や介護などの事情を抱える労働者に多く見られる働き方です。

終日を在宅勤務とするケースや、週のうち何日間・一日のうち数時間というように、部分的に在宅勤務を可能するケースなど、そのスタイルはさまざまです。

【モバイルワーク】
ノートパソコンやスマートフォン、タブレットなどのモバイル端末を利用して、場所を制限せずに働く形態です。移動中や顧客先、カフェや空港など、さまざまな場所で業務を行います。

外出先からオフィスに戻る必要がないため、営業職など外回りの業務が中心となる職種で活用されています。時間を有効に使えるため、業務効率の向上に役立ちます。

【サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)】
本来の就業場所とは別の場所に設置されたオフィスで働くことをいいます。自社専用として設ける「専用型」と、複数の企業で場所をシェアする「共用型」があります。さらに、目的によって以下の3タイプに区分されます。

  • 都市型サテライトオフィス
    営業活動などの利便性を高める目的で、都市部に設置します。
  • 郊外型サテライトオフィス
    都心部への通勤が困難な従業員の職住隣接を実現するため、郊外に設置します。
  • 地方型サテライトオフィス
    都市部にオフィスを持つ企業が、地方の人材雇用や災害時の事業運営リスクに備える目的で、地方に設置します。

テレワークの導入が進む背景には、日本の労働力人口の減少があります。さまざまな事情から、働く意思があるにもかかわらず職に就けない人材に対し、テレワークは就業機会を創出します。このほかにも、就業場所の広がりによる地域経済の活性化や、通勤の集中が緩和することによる環境負荷の軽減が見込めるなど、現在の日本が抱える問題を解消する方法として、社会的にも意義のある取り組みといえます。

テレワークの導入プロセスと、
実施に向けて押さえておきたいポイント

テレワークのメリット・デメリット

人材確保、コスト削減のチャンス
テレワークを導入すると育児や介護などの事情がある人材の活用、居住地を問わない採用が可能になり、人材確保のうえで大変有効です。また、通勤費やオフィスの設備・光熱費、業務効率向上による残業代の削減、人事に関わるコストの低減も期待できます。

【テレワークのメリット】 ◎:とくに大きい 〇:大きい △:小さい
人材確保の機会 コスト削減効果
介護・育児を抱える人材 地方在住人材 福利厚生重視人材 オフィス設備費 通勤交通費 人事費用
在宅勤務
モバイルワーク
サテライトオフィス
通常のオフィス勤務

労務管理や情報漏えい、コミュニケーションに課題
プライベートと仕事の線引きがあいまいになりやすいテレワークでは、適正な勤怠管理が難しくなります。また、オフィス外で業務するため、情報漏えいや盗難などのセキュリティー管理、テレワーク勤務者の孤立感・情報格差解消も課題です。

【テレワークのデメリット】 ◎:特に行いやすい 〇:行いやすい △:行いにくい
労働時間管理 情報漏えい管理 社員のコミュニケーション
在宅勤務
モバイルワーク
サテライトオフィス
通常のオフィス勤務

テレワーク《メリット・デメリット》についてはこちら

テレワーク導入のプロセス
~成功に導くために必要な三つの観点と六つのステップ

テレワークの導入に際しては、以下の三つの観点からプロセスを検討する必要があります。

1)人事・労務
適切な労働環境となるよう、ルール・制度を整備します。

2)ICTの整備
安全で快適な労働環境を整えるためのシステム・ツールを用意します。

3)実施・運用面の整備
テレワークへの理解促進と円滑な運用のための体制やルールを整備します。

具体的には、次の六つのステップで進めていきます。

(1)テレワークの推進体制を構築
テレワークを実施するには、人事・労務面でのルール策定のほか、システムやツールの導入、セキュリティーに関する事項のとりまとめなどを行わなければなりません。そのため、人事部にくわえ、情報システムにかかわる部署、導入対象となる部署など、組織横断で推進できる体制を構築するところからスタートします。

(2)全体方針の策定
テレワーク導入を円滑に進めるには、目的を明確にすることが必要です。導入によってどのような効果を得たいのか、全体方針を定めます。従業員の合意を得られるよう、意義やメリットについて事前に周知することも重要です。

(3)実施・運用ルールを決定
次に、テレワークの実施ルールを具体的にします。定めるべき事項は、主に以下のものです。

事項 内容
テレワークの実施範囲 対象者 部署、職種、ライフステージなどの基準
対象業務
テレワークの頻度 終日、または部分的実施
ルール・制度の策定 労務管理の方法・ルール 勤怠管理、健康管理の方法・ルール
人事評価制度の見直し 通常勤務との整合性をとりながら見直す
勤務時間や就業規則の見直し 通常勤務との整合性をとりながら見直す
教育・研修の実施 テレワーク導入のための教育・研修 理解促進の研修、業務遂行上の教育体制など

(4)ICT環境の整備
テレワーク導入におけるICT環境の整備では、主に以下の二つの観点が必要です。

●マネジメント
遠隔での勤怠管理や業務管理ができる環境を整備します。

●コミュニケーション
情報を共有するための仕組みを整備します。

それぞれに、どのようなシステム・ツールが必要となるか検討します。

(5)セキュリティー対策
セキュリティーの確保は、テレワーク導入における必須事項です。次の二つの観点から整備を進めます。

●技術的なセキュリティー対策
アクセス制限や暗号化、ウイルス対策など、技術的なセキュリティー対策を定めます。

●運用的なセキュリティー対策
テレワークでは、オフィス以外の場所で情報を取り扱うため、セキュリティーガイドラインを策定して運用する必要があります。従業員がルールを理解できるよう、教育の場を設けることも重要です。

(6)評価と改善の仕組み化
テレワークを成功させるには、導入によってどのような効果や変化を得られたのか、どこに課題が残るのかを客観的に把握し、改善していくことが必要です。評価項目は導入の目的によって異なりますが、主に以下の観点から整理するとよいでしょう。

  • コスト面(オフィスコスト、移動コスト、ICTコストなど)
  • 人材雇用(新規採用者数、離職者数など)
  • 業務効率や成果・業績
  • コミュニケーションの質・量
  • 従業員満足度など

参考:厚生労働省|テレワークではじめる働き方改革|テレワークの導入・運用ガイドブック

テレワーク導入時に必要な環境整備と外部サービス活用のヒント

テレワークの導入で、とりわけ課題とされるのが環境の整備です。なかでも、「基盤となるICT環境」「セキュリティー対策」「労務管理」「円滑なコミュニケーション」を懸念する声は多く聞かれます。

これらの課題は自社のリソースだけで解決するには困難なケースが多く、外部サービスの利用を視野に入れる必要があります。ここでは、上記四つの懸念点を踏まえ、それぞれにどのような視点で環境を整備すべきか整理しました。また、外部サービス活用のヒントもあわせてご紹介します。

基盤となるICT環境

作業環境を検討する際は、テレワークの形態や業務内容を考慮したうえで、最適なシステム方式を選択することが重要です。主に次の四つの方式があり、代表的なサービスとしてリモートデスクトップのソフトウェア「MagicConnect」(NTTテクノクロス)、仮想デスクトップでは「Microsoft VDI/ 日本マイクロソフト)などがあります。

システム方式 概要・特徴 外部サービス活用のヒント
リモートデスクトップ方式
  • 社内のPCに、外部のPCからアクセスする方式
  • 外部のPCにデータが残らない
  • 社内PCで行っていた業務をそのまま別の場所で操作したい場合に選択
  • 新しいシステム導入の必要はなく、ハードルは低い
  • アプリケーションや認証キー購入で済むため、比較的初期費用が抑えられる
仮想デスクトップ方式
  • サーバ内にある仮想PCに、外部のPCからアクセスする方式
  • 外部のPCにデータが残らない
  • サーバ側で情報を管理したい場合に選択
  • 仮想デスクトップを管理する設備が必要なため、初期コストがかかる
クラウド型アプリ方式
  • Webからクラウド型アプリにアクセスする方式
  • 作業したデータはクラウド上に保存される
  • インターネット環境があれば、端末を問わず利用できる
  • アプリケーションを利用するため、比較的安価で導入ハードルは低い
  • 月額や従量課金などサービスによって料金形態が異なる
会社のPC持ち帰り方式
  • 社内で使っているPCを社外に持ち出して、VPNなどを経由して社内LANにアクセスする方式
  • 使用端末にデータが保存されている状態となる
  • サテライトオフィスを設置する場合に選択
  • データが保存されている端末を持ち出すため、紛失や盗難に備え、PC自体のセキュリティー対策が必要

セキュリティー対策

テレワークにおけるセキュリティー対策では、以下のツールがおすすめです。HDD暗号化やウイルス対策は、WindowsやMacのソフトウェアに付属しているものもあるが、代表的サービスに「ウイルスバスター」(トレンドマイクロ)などもある。

ツール 概要・特徴 外部サービス活用のヒント
アクセスの管理・制限
  • 第三者による不正アクセスを防ぐ。登録している端末からのみアクセスできるようにする
  • セキュリティー強度についてチェックすることが重要
  • 二段階認証、ワンタイムパスワード併用などのサービスも提供されている
HDD暗号化
  • PCの紛失や盗難への備え。ハードディスクを暗号化する
  • テレワークのいずれの形態においても導入を検討する必要がある
  • セキュリティチップ内蔵のPCであれば暗号化できる
セキュアコンテナ
  • 端末上にコンテナと呼ばれる暗号化した領域をつくり、安全に作業を行えるようにする
  • 端末の紛失や盗難時に、遠隔操作でデータ削除・ロックができる
  • PC、スマートフォン、タブレットと端末を問わず利用可能
  • サービス内容・費用は各社異なる
セキュアブラウザ
  • 端末にデータを残さずに作業を行える
  • 端末の紛失や盗難時の情報漏えいリスクを下げられる
  • PC、スマートフォン、タブレットと端末を問わず利用可能
  • サービス内容・費用は各社異なる
ウイルス対策ソフト
  • ウイルスの検知および検知した場合に駆除する
  • 端末用、サーバ用がある
  • テレワークのいずれの形態においても導入を検討する必要がある
情報漏えい対策付のUSBメモリ
  • パスワードロックや暗号化機能、ウイルスチェック機能などを備えている
  • USBメモリを使用する場合は、情報漏えい対策がとられている製品が望ましい

労務管理

テレワークの労務管理に対応する、さまざまなツールが提供されています。代表的なサービスとして「Kintone」(サイボウズ)、「TeamSpirit」(チームスピリット)、「jinjer」(ネオキャリア)などがあります。特徴を押さえて検討を進めましょう。

ツール 概要・特徴 外部サービス活用のヒント
勤怠管理ツール
  • 始業・終業の時間を管理する
  • 給与計算・人事関連ソフトとの連携や、GPSによる位置情報の確認などができるサービスもある
  • 業務内容にあわせて選択することが必要
在席管理(プレゼンス管理)ツール
  • 従業員の在席状態を確認し、勤務状況を適切に管理できる
  • 仕事を中断した場合に労働時間を自動的に集約できるツールや、勤怠管理を含めたグループウェアなどがある
  • 業務内容にあわせて選択することが必要
業務管理ツール
  • 業務の進捗状況を可視化する
  • 主な機能として、スケジュール共有、ワークフロー、プロジェクト管理などがある
  • 勤怠管理や在席管理を含めたグループウェアもある
  • 業務内容にあわせて選択することが必要

円滑なコミュニケーション

オフィスで働く従業員と、遠隔で仕事をする従業員とをつなぐコミュニケーションツールは、テレワークにおいて必須です。コミュニケーションロスの防止に役立つツールには、以下のものがあります。チャットの「slack」(slack)や「chatwork」(chatwork)、会議システムの「Zoom」(Zoom)、情報共有ができる「DropBox」(DropBox)などが代表的です。

ツール 概要・特徴 外部サービス活用のヒント
Eメール
  • 社内外との連絡方法として、ほとんどの企業で導入されている
  • テレワークの形態にかかわらず、導入が必要
チャット
  • 会話のようなやり取りができ、メールよりも気軽にコミュニケーションをとりやすい
  • グループチャットも可能
  • 業務にかかわる情報を扱う場合は、セキュリティー対策のチェックが必要
  • 無料で始められるものが多い。機能によって有料となる
会議システム
  • カメラを通して、対面であるかのようにリアルタイムで会議ができるシステム
  • 会議のために集まる移動時間とコストを削減できる
  • ソフトウェアのみの提供と、ハードウェアをセットにしたサービスがある
  • 使用人数や画質・音質などを確認して、自社に適したものを採用することが必要
情報共有ツール(オンラインストレージサービス)
  • インターネット上にファイルを保存し、社内外でデータを共有できる
  • 遠隔での共同作業が可能
  • 一定の容量までは無料としているサービスが多い
  • 進捗の可視化や業務効率を図るうえで、テレワークの形態にかかわらず導入が望ましい

参考:厚生労働省|テレワークではじめる働き方改革|テレワークの導入・運用ガイドブック
参考:一般社団法人 日本テレワーク協会|テレワーク関連ツール一覧

『日本の人事部』がおすすめする「テレワーク」のためのサービス

WiMS/SaaS勤務管理システム

『働く』ことのモノサシは“時間”から“生産性”へ
~オートメーションでセルフマネジメントを促進~

●労務管理をサポートする豊富な標準機能/申請書や勤務表の承認ワークフロー、シフト管理やプロジェクト工数管理等の豊富な機能を提供します。豊富なパラメータにより、ノンプログラミングで多様な設定が可能。

●プロジェクト工数管理で業務の予実績管理/出退勤の管理だけでなく、どの業務にどれだけ時間をかけたのか、業務計画と実績の乖離を可視化。1日の予実績管理で、従業員一人一人のセルフマネジメントを促進します。

●多様なワークスタイルに柔軟に対応/フレックス勤務や変形労働制、テレワークや時短勤務など、多様な勤務パターンに柔軟に対応。在席管理と連動したワークプランは、稼働状況をメンバーに共有することが可能。

費用 初期設定サービス費用:個別見積もり
月額利用料:1人当たり 290円(税別)
導入社数 導入社数非公開
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 あり
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応
対応範囲 グローバル拠点対応(多言語対応)法改正対応既存システムとの連携対応
機能 給与計算連携36協定支援申請承認予実管理残業状況確認

テレワーク導入

運用ルールや規程・社内様式の整備から社員教育までトータルに支援します。

●現状分析及び計画策定/​現状の勤務体系や就業ルールを把握した上で、運用ルールの変更や規程等の整備が必要となる事項を網羅的に分析し、導入計画を策定します。​​​

●試行運用​/本導入前に運用面の課題を検証するため、最低限のルールを整備して、まずは少人数を対象に試験導入します。試行運用は数ヶ月~半年程度が目安です。​​​​

●本導入/​試行で抽出した問題点・課題の対応策を検討して、勤務規程や運用ドキュメントをブラッシュアップして本導入に反映します。

費用 お問い合わせください (参考例)3ヶ月 100万円~
導入社数 導入社数非公開
サービス形態 コンサルティング

NEC 働き方見える化サービス Plus

長時間労働の是正、組織風土改善による生産性向上により、働き方改革を支援

●テレワーク支援/従業員がPCを操作していた時間を記録することで、自己申告に頼らない労務管理を支援します

●時間外労働の法制化対応(残業抑制)/PCロック機能により残業を行う際の手続きを厳格化し、時間外勤務を抑制します

●業務の効率化向上/時間外勤務の平均時間・原因や、PC操作ログから改善余地のある業務の分析が可能となります

費用 「ライトプラン \250/月」 勤務状況を見える化し、テレワークを支援
「スタンダードプラン \350/月」 PCロック・働き方分析で残業抑制を支援
「アドバンスプラン \500/月」 チーム活性化と組織の生産性向上を支援
※1IDあたりの価格です
導入社数 導入社数非公開
サービス形態 代行・アウトソーシング

ワークスタイル変革コンサルティング

都内企業等のテレワーク導入・定着を推進するため、専門のコンサルタントが訪問し、課題解決などの支援を無料で行います。

●テレワークの専門家が貴社に訪問!/業務改善・ICTの専門コンサルタントが貴社に伺い、テレワークのトライアルや定着に向けて支援させていただきます。 社内協力についてもフォローさせていただきます。

●働き方改革の実現に向けたサポート/テレワークの導入により、「優秀な人材の確保・定着」や、「ライフ・ワーク・バランスの実現」「移動時間の削減」など、様々な効果を得ることができます。

●貴社の課題に応じた支援を実施/「うちの業務はテレワークできるの」「導入したいけど具体的な進め方が分からない」「テレワークの導入ってお金がかかりそう」といったどんな内容でもご相談いただけます。

都内企業等のテレワーク導入推進に向けて、専門のコンサルタントによる課題解決等の支援を無料で実施!
コンサルティングは、「テレワーク導入プロセスの構築」「業務の切り分け・可視化」「電子化」「定着支援」等、各企業の課題に沿って進められますので、「何から始めたら良いか分からない」状況でも安心してご活用いただけます。
※対象は東京都内に事業所をお持ちの従業員数999名以下の企業等になります。

費用 無料
導入社数 約1000社 ※2020年03月期実績
サービス形態 コンサルティングセミナー・研修

働き方改革プラットフォーム「TeamSpirit」

TeamSpiritは勤怠・工数管理、経費精算など毎日使う機能が一体になって、バックオフィス業務の効率化に貢献します。

●バックオフィスの「統合」/TeamSpiritは勤怠管理や工数管理など複数のバックオフィス業務をクラウドで統合し、間接業務とシステム運用にかかるトータルコストを大幅に削減します。

●バックオフィスの「自動化」/TeamSpiritは収集したデータをリアルタイムに自動集計するので、例えば月末月初に発生する労働時間の計算など負荷のかかる作業からご担当者様を解放します。

●バックオフィスの「可視化」/TeamSpritは取得したデータを可視化するダッシュボードを標準搭載し、企業活動の中で重要な「従業員の生産性」「内部統制」の実行結果を手軽に見える化します。

費用 初期費用:15万円
月額費用:3万円〜(50ID〜、600円/ID)
※年間契約
※税抜き
導入社数 1300社 ※2020年1月期実績
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 あり
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理
対応範囲 グローバル拠点対応(多言語対応)法改正対応既存システムとの連携対応
機能 給与計算連携36協定支援同日複数勤務申請承認シフト作成人件費概算管理拠点別集計予実管理残業状況確認

在宅勤務・遠隔地の部下を持つ管理職に最適『面談コミュニケーション研修』

管理職の評価・キャリア面談対策に!★注目のSFAによるコミュニケーションスキルを

●SFAを用いた面接手法をお伝えします/本研修では、原因追求だけに終始せず、部下の強みを引き出し能力の発揮につなげるSFA(ソリューション・フォーカスト・アプローチ)を用いた面接手法をお伝えします。

●働き方改革に積極的な企業様にお薦め!/働き方改革で上司と部下の距離感、共有時間が変わってきています。これまでとは違ったコミュニケーションの工夫を必要としている企業様にお薦めです。

費用 1日研修で40万円~50万円を目安にご相談させていただいております。
導入社数 導入社数非公開
対象階層 管理職
対象職種 全職種
テーマ マネジメントコミュニケーション
サービス形態 研修講師派遣貴社での集合研修[講義・ワークショップ]

jinjer 勤怠管理システム

無料デモ受付中!勤怠管理システム[jinjer勤怠]

●業界で最安値の料金プラン!/月額300円〜/1ユーザーで導入可能! 業界最安値ながら最高水準の機能がご利用頂けます。

●jinjerシリーズと連携/jinjerシリーズの・労務領域などの人事データと併せて管理可能です。入り口~出口までの人事情報を一括管理することができます!

●マルチデバイス完全対応/どこからでも打刻・勤怠管理を実現。ユーザーの利用シーンを考え、機能や操作性を追求し、よりスムーズに効率的にすることで、企業のパフォーマンス向上を実現しました。

費用 月額300円~/1アカウント
導入社数 5000社 ※2017年12月期実績
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 あり
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理
対応範囲 グローバル拠点対応(多言語対応)法改正対応既存システムとの連携対応
機能 給与計算連携36協定支援同日複数勤務申請承認シフト作成人件費概算管理拠点別集計予実管理残業状況確認

実施後のトラブルを防ぐには事前の環境整備が不可欠

『日本の人事部』が行った調査によると、テレワーク導入前に懸念していたこととしてもっとも多かったのは、「社内コミュニケーションやマネジメントへの支障」でした。しかし、導入後に起きた問題について質問したところ、上位となったのは「ネットワーク環境の不備」「テレワーク・在宅勤務の対象ではない部門の社員から不満の声が上がること」という回答でした。

この結果から、導入にあたっては環境整備と制度の見直しをしっかり行ってからスタートするという、事前のプロセスが重要であるとわかります。テレワークのメリット・デメリットを理解し、計画的に実施することが成功に導く鍵になるといえるでしょう。

参照:日本の人事部|人事白書 調査レポート


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