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従業員のソーシャルメディア利用による問題点と企業のリスク対応策

弁護士

荒井 里佳(ホライズンパートナーズ法律事務所)

(3)社内教育体制を確立し、循環させる

社内教育体制を確立し、循環させる

従業員が就業時間中に書込み等を行った場合には、職務専念義務違反として対応すれば十分です。他方、就業 時間外については、企業が、帰宅後の従業員の行動まですべてを把握することは困難ですし、従業員にもプライバシーがあるので、帰宅後の行動までは基本的に 制約されません。しかし、実際は職務外で行われた書込み等が問題になることのほうが多いのが実態です。

ですから、規制一辺倒ではなく、(1)定期的な研修やテストの実施・義務化(2)テスト結果や報告書内容 のチェック・従業員個人の達成度の明確化(3)従業員の達成度や状況変化に応じた研修内容自体の継続的な見直しなど、様々な意識喚起のための具体的な方法 により、社員に企業としての理念・ソーシャルメディアとの向き合い方を徹底的に浸透させます。そして、これらの方法を循環させて、企業と従業員が「協働」 してソーシャルメディアへの向き合い方につき意思統一を図ることが、トラブル回避にとって最も重要なことと言えます。これも、コンプライアンスの社内浸透 の際に行われてきた、むしろオーソドックスな手法であり、ソーシャルメディア問題に特有のものではありません。

(4)モニタリングの要否

社員のプライバシー保護と企業としてのモニタリングの必要性について、どう考えるべきでしょうか。従来型 である電子メールのモニタリングに際しても、裁判所はやむを得ない合理的な場合には一定限度でのモニタリングもなしうるとする判断を下しているケースもあ ります。ソーシャルメディア特有の問題としては、メールよりも秘密性が低く(ブロックをかけている場合は別)、多くの方が情報にアクセスできるので、メー ルよりもいっそうモニタリングしやすいように思える点でしょう。

モニタリングは、平素から素行のよろしくない社員につきピンポイントで行う場合もありますが、むしろ必要性が高まるのは、すでに触れた通り、主に対象従業員が休職中の場合、つまり出勤中に監視・啓蒙ができない場合です。

近年急増している精神疾患に罹患した従業員については、長期間にわたり休職し、職場に姿を見せることがないケースも多く、休職中のモニタリングの必要性は増すものと考えられます。

休職中に自身のブログ等で会社の誹謗中傷をしていることが発覚する、ありもしない妄想を事実のように書き 込み、ダイレクトに会社の体面を汚損するケースも見受けられます。この場合、当該社員を懲戒処分にしたとしても、それで問題が解決されるわけではなく、真 の事実関係を釈明し、リカバリーを図らなければなりません。また、ブログやネット上の情報を誰も閲覧できない状態にまで持っていくことにも様々な手続きを 要します。また、完全な削除まではプロバイダー等の協力を要する場合もあり、ある程度の時間も要するので、一定範囲での情報の拡散を食い止めることすら困 難になることもあります。そのためにも、従業員の個人情報やプライバシーには十分に配慮をしたうえで、事前に従業員のブログ更新状況等を適宜把握するな ど、必要に応じて内容を閲覧することも、許容される場合もあると思います(この点に関する裁判例は現時点では見当たらないので、今後も状況を注視していく べきでしょう)。

(5)問題発生時のフローと組織作り

問題発生時のフローと組織作り

現実にトラブルが発生した際、どの部署(誰)に対し、どんな手続きで情報をどのように上げればいいのか、具体的な流れがわからないと、対応が遅れてしまう場合も少なくありません。

すでに触れた通り、ソーシャルメディア上の情報は伝播が急速なので、一刻も早い対応が必要となります。そ こで、緊急時対策フローを作成し、それに見合った社内部署やセクションの設定ないし選定を事前に行っておく必要があります。その意味で、この問題は全社的 問題と言えます。ソーシャルメディアとの向き合い方という根本的な部分を、社内でいかに共有化できているかが、まさに試されるところです。ここをクリアし なければ、従業員への浸透は困難になるでしょう。

策定されたポリシーや社内規定をどう運用していくかのみならず、いかにスピーディかつ正確に情報を吸い上 げ、適確に情報を分析し、調査を行い、会社として対応を行うのか、そのシステムを確立することは、非常に重要です。従業員も、何かトラブルがあれば、加害 者のみならず企業の構成員として被害を受ける可能性もあるわけですから、トラブル発生時の対応が確立していることで、安心感や信頼感が芽生え、会社に対す る忠誠心にもつながるかもしれません。

トラブル発生時に備え、下記に挙げたような対応フローを設定しておくことに加え、初動対応までのリミット (期限)を設定することも重要と言えるでしょう(情報受領から1週間以内に、暫定的であれ、何らかの対応を発信する等の「早期対応」(現在調査中でも構わ ないので「対応をしていること」を発信すること)が重要)。

すでにコンプライアンス違反やセクハラ通報などのフローを運用されているのであれば、これらと類似のフ ローを規定することで十分対応可能です。ただ、ソーシャルメディア対応においては、コンプライアンスや人事労務、法務、システム等の横断的な処理を必要と する可能性もあるので、どこに情報を上げていいかわからない、逆に細分化しすぎてわかりにくいという制度にならないよう、配慮する必要があります。

ソーシャルメディアにおける問題をいたずらに特別視する必要はありません。ソーシャルメディアでの表現の 自由と、従業員統制との共存の問題です。コンプライアンス体制構築の一環というとらえ方も可能でしょうし、純粋に人事労務の問題として、問題を起こした社 員をどう扱うかという、実は、非常にトラディショナルな問題であるとも言えます。

事件発生後のフロー(例)

4. ソーシャルメディアポリシーはトラブル修復・再発防止にこそ役立てるべき

ソーシャルメディアポリシーの策定は、企業がソーシャルメディアといかに共生するかに関する根幹部分を規定するという意味で非常に重要ですが、これは社内 担当者や従業員だけでなく、メディアユーザーという開かれた外の人たちにも向けられた、メッセージ性の強いものに留まってしまう可能性もあります。トラブ ルを生じさせた社員をどう処分するのか、その実損害をどう確定し、どう修復するのか、このような事態の再発防止に何ができるのかといった具体策=ポリシー の具体的運用のほうがはるかに重要と言えます。

企業が積極的にソーシャルメディアを用いるか否かにかかわらず、良くも悪くも波に巻き込まれ、スピーディな対応を迫られます。しかし、不安に思うことはあ りません。問題の本質は、これまで企業が検討を重ね、運用してきた情報や人の流れと同じです。少々スピードや範囲は異なりますが、企業自身の意識の深化と 統一化、それを従業員に浸透させることをもって、十分な対応が可能なのです。いたずらに従業員を規制することで解決する問題ではありません。昨今急激に脚 光を浴びてきた問題ではありますが、特殊な対応ではなく、社内の既存の規定を見直すことから始めていただければと思います。ソーシャルメディアにかかわら ず、想定外の新しい事象とどう向き合っていくのか、企業としての姿勢が問われていると言えるでしょう。

『ビジネスガイド』は、昭和40年5月創刊の労働・社会保険の官庁手続、人事労務の法律実務を中心とした月刊誌(毎月10日発売)です。企業の総務・人事・労務担当者や社会保険労務士等を読者対象とし、労基法・労災保険・雇用保険・健康保険・公的年金にまつわる手続実務、助成金の改正内容と申請手続、法改正に対応した就業規則の見直し方、労働関係裁判例の実務への影響、人事・賃金制度の構築等について、最新かつ正確な情報をもとに解説しています。ここでは、同誌のご協力により、2012年9月号の記事「従業員のソーシャルメディア利用による問題点と企業のリスク対応策」を掲載します。 『ビジネスガイド』の詳細は日本法令ホームページへ。

あらい・りか ● ホライズンパートナーズ法律事務所(東京都港区西新橋)パートナー弁護士。平成18年弁護士登録(東京弁護士会)。企業法務・訴訟一般・家族法関係事件に取り組みつつ、企業内外から未然の法的トラブル防止に取り組んでいる。著書に「税理士のための会社法務マニュアル 実際にあった顧問先からの相談事例77」(第一法規 共著)、「オルタナティブ・ジャスティス~新しい〈法と社会〉への批判的考察」(大阪大学出版会 共著)、「裁判員対応と企業対応 万全ですか? あなたの会社の社内整備」(第一法規 共著)等多数。


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