職場のモヤモヤ解決図鑑【第57回】
就業規則とは？
必要な項目や作成の流れをわかりやすく解説

友人との会話をきっかけに、就業規則の作成に興味を持った吉田さん。就業規則は、法律で求められる項目を満たすことはもちろん、会社の方針と関連法令に基づいて作成する必要があります。就業規則に求められる基本項目と作成の流れについて解説します。

就業規則とは？

就業規則とは、いわば会社のルールブックです。労働基準法など、さまざまな法律に基づき、会社と従業員が守るべき規則や基準が定められています。常時十人以上の労働者を雇用する事業場では、労働基準法で就業規則の作成が義務付けられていて、作成後は、所轄の労働基準監督署に届け出なければなりません。

就業規則は何のために作成する？

就業規則の作成は、社内のルールの明確化につながります。とくに賃金計算や処分の基準など、法律に関連する規則については就業規則に定めておくことが重要です。

たとえば従業員が遅刻した場合、本来ならばノーワークノーペイの原則に基づいて、会社は従業員の賃金から遅刻分の給与を控除することが可能です。しかし、就業規則がない場合は、賃金計算の根拠が曖昧だとみなされ、訴訟に発展した場合に控除が認められない可能性があります。

懲戒免職や降格の処分も同様に、就業規則の中で定めておく必要があります。従業員の問題行動について就業規則に会社のルールを盛り込んでおくことで、処分を実行する際の根拠と合理性を示せるのです。

また、就業規則にはハラスメントへの指針や機密情報の取り扱いといった、会社が責任を果たすための項目を盛り込むこともあります。このように会社独自で設定する項目については、就業規則ではなく服務規律に記載されるケースもあります。服務規律は、作成が法律で義務付けられているわけではありません。そのため、企業の理念や考え方を就業規則とは別に設定するケースや、就業規則に服務規程を設けて定めるケースなど、いくつかの形式があります。

ただし、労働基準法89条では、「労働者のすべてに適用される定めをする場合」は、就業規則に定めなければならないことになっています。また、労働契約法7条では、「使用者が合理的な労働条件が定められている就業規則を労働者に周知させていた場合」に、就業規則で定める労働条件が労働契約の内容になるとしています。就業規則に守るべきルールの根拠を載せていなければ、会社が従業員に服務規律を守るように命じる根拠が曖昧になってしまうでしょう。そのため、多くの会社が、就業規則に従業員が守るべきルールを記載して社内ルールを明確化し、命じる際の根拠と合理性を確保しています。

【参考】

就業規則｜日本の人事部

就業規則に必要な項目

就業規則に必要な項目は、大きく三つに分けられます。

絶対に記載する必要がある「絶対的必要記載事項」、関連する制度などがある場合に記載が必要な「相対的必要記載事項」、会社が独自に設定できる「任意的記載事項」の三つです。就業規則は、これらの項目を組み合わせて作成します。

1 ）絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項とは、必ず就業規則に盛り込まなくてはいけない項目を指します。絶対的必要記載事項に該当するのは、「就業時間」「賃金」「退職」に関する事項の3点です。

【引用】

労働基準法｜e-Gov法令検索

2 ）相対的必要記載事項

相対的必要記載事項とは、会社で制度を設ける場合に就業規則に記載しなければいけない事項です。相対的必要記載事項は「退職手当」や「安全衛生」「職業訓練」など、八つの項目があります。

【参考】

労働基準法｜e-Gov法令検索

3 ）任意的記載事項

任意的記載事項とは、法的な規制のない企業の裁量によって設定できる項目のこと。就業規則の基本精神や経営理念のほか、採用や服務規律などもその一つといえるでしょう。ただし、企業の裁量で決められるといっても、その内容によって扱い方は異なります。就業規則に記載して初めて労働契約の内容にできるものも多くあり、労働条件に関するものや従業員が守るべきルールといえるものは、就業規則に定めるのが適切といえます。

なお、就業規則に定める内容が法令や労働協約に反している場合は、就業規則の該当項目は無効となり、法令や労働協約の水準に引き上げられます。また、従業員と個々に結ぶ労働契約が就業規則で定める基準に達しない就業規則の項目についても、同様に無効とみなされます。

【参考】

就業規則を作成しましょう｜厚生労働省

就業規則の作成の流れ

就業規則の作成は、就業規則案の作成、労働者からの意見聴収、労働基準監督署への提出という流れで行います。

ステップ１：
就業規則の案を作成する

はじめに、就業規則の草案を作成します。草案の作成にあたっては、厚生労働省のWebサイトで公開されているモデル就業規則などのフォーマットを参考にすると、絶対的必要記載事項などの就業規則に求められる項目を漏らすことなく作成できます。

【参考】

モデル就業規則について｜厚生労働省

また、厚生労働省が提供している就業規則作成支援ツールは、必要事項に沿って項目を記入すれば就業規則ができるため、初めて作成する場合でも安心して利用できます。

【参考】

就業規則作成支援ツール｜厚生労働省

ステップ２：
過半数労働組合または過半数代表者に意見を聴取する

就業規則の草案を作成したのち、労働者からの意見を聴取します。就業規則を労働基準監督署に提出する際は、労働者の意見書を添付しなければならないと決められているからです。

意見を聴取する対象は、過半数労働組合または過半数代表者です。過半数代表者は、選挙や挙手などといった民事的な方法で選出しなければならないため、会社が指定することはできません。過半数労働組合または過半数代表者からの意見を参考に、必要に応じて就業規則に修正を加えます。

なお、就業規則の作成過程において労働者からの反対意見があった場合、必ずしも同意を得なければならないわけではありません。あくまでも作成過程で必要な行為は、労働者に意見を聞いて意見書を作成することです。反対意見があるからといって、労働基準監督署が就業規則を却下するわけではありません。

ステップ３：
所轄の労働基準監督署に届ける

作成した就業規則、労働者からの意見書、および就業規則（変更）届の3点を所轄の労働基準監督署に提出します。本社以外に支社などの事業場が複数ある会社で同一の就業規則を適用する場合は、一括届出の方式で、本社の所轄である労働基準監督署に届け出ることができます。ただし、その場合でも意見書は事業場ごとに作成する必要があるため、注意が必要です。

【参考】

就業規則の一括届出について｜東京労働局

ステップ４：
従業員に周知する

最後に、従業員に対して就業規則を周知します。周知には、職場での掲示、書面での交付、グループウェアでの共有などの方法があります。重要なのは、従業員が就業規則をいつでも確認できる状態にしておくことです。

就業規則は、周知して初めて就業規則の効力が発生すると言われています。適切に周知されていない場合は「就業規則が無効」と判断されることもあります。

就業規則作成のルールを理解しよう

就業規則を作成するにあたっては、法律で求められる事項を理解し、作業を進めます。社内で作成する場合は、業務に影響する事項や恩恵的な事項など内容を分類したあと、会社の方針に基づき優先順位をつけて順番に検討していくと、段取りよく議論を深めることができます。社内リソースが足りない場合は、社会保険労務士など専門家に作成を依頼することもできます。

後編では、就業規則を変更したときにすべきことについて紹介します。