契約満了者への交通費返金請求

【状況概要】 現在、4月末で契約満了となった従業員に対し、5月分として前払い支給済みの交通費（4月26日〜5月25日分）の全額返金を求めたところ、予想以上に論理的な反論を受け、困惑しております。

【弊社の制度】 毎月25日締め・翌月5日支給の給与サイクルで、交通費は1ヶ月分定期代を毎月支給。入社月は後払いですが、2月以降は前払い制として運用しており、入社時研修で説明済みです。

【従業員からの主な反論】
「実際は立替精算制だった。毎月自費で定期券購入後、会社が精算していた」
「定期券は4月15日〜5月14日分を購入しており、会社主張の期間と11日間ズレている」
「給与サイクルでは4月26日〜5月25日分は6月5日支給予定だったが、実際は未支給」
「受け取っていない交通費を返金することは不可能」

【弊社の困惑点】 従業員の反論が予想以上に具体的で、特に給与サイクルとの整合性について指摘され、説明に窮しています。確かに従業員は毎月15日頃に自費で定期券を購入していましたが、弊社としては前払い制のつもりでした。

【ご相談したいこと】

このような従業員からの論理的な反論に対し、どのように対応すべきでしょうか？

従業員からは以前の給与明細(インターネットののサイトで会社のパソコンからログインして初めて見ることが出来る仕様です)に交通費の対象期間の明示の確認に加えて、賃金規則や労働規則の明示を求めています。しかし、会社側としては、そういったものは個人情報保護の観点から提示しないというスタンスです。

前払い制と立替精算制の区別が曖昧だった場合の実務的な対処法はどのように行えばいいでしょうか。

給与明細等の客観的証拠の重要性と、証拠が不十分な場合の対応策や、類似トラブルの予防策や、制度設計時の注意点率直に申し上げて、従業員の主張にも一理あるように感じており、どこまで返金を求めるべきか判断に迷っています。皆様のご経験に基づくアドバイスをいただけますと幸いです。

投稿日：2025/06/08 11:26　ID：QA-0153661