退職時の有給消化申請漏れ

お世話になっております。

退職されたアルバイトの方から有給分が振り込まれていないと連絡がありました。
当方（経理担当）としては有給申請がなく、有給は消滅しているという認識でしたが
退職された方からは上長の社員に申請済みといわれ、対応に困っております。

退職日　2024年12月末
有給日数　３日
有給申請方法　システムから申請→承認の流れ

①退職された方からは最後のシフト申請時に
シフト+有給３日（日付の指定等はなし）と社員に連絡
②社員よりシフト了解の旨返信
➂経理は申請や連絡を受けていないため、通常通りシフト上の給与締めを行う
④退職後、1月に入って上記連絡あり

通常、システム上から有給申請していただいていますが
1月に入ってこのアルバイトさんからは、申請の仕方を知らなかったと連絡がありました。

どのように対応すればよろしいでしょうか。
ご意見いただけますと幸いです。

投稿日：2025/02/12 11:37　ID：QA-0148349

報酬・賃金

*****さん: 東京都／販売・小売（企業規模 6～10人）

この相談に関連するQ&A

[PR]【無料ダウンロード】人事・労務が優先的に効率化すべき業務を見極めるためのチェックリスト

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

詳細

対応

本人から申請があり、社員が承認している以上、会社の落ち度となりますので、再度計算して支給する必要があります。

システム運用について、日頃からその該当アルバイトも使用しており、システムを通じて申請することを再三指導していたりでない限り、承認した社員の責任となります。
監督責任は重く問われる問題です

投稿日：2025/02/12 12:43　ID：QA-0148351

相談者より

ご回答ありがとうございます。
管理監督が甘かった部分は大きいかと思います。
社内の管理体制を見直してみようと思います。
ありがとうございました。

投稿日：2025/02/12 20:47　ID：QA-0148405大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

詳細

ご質問の件

会社に落ち度があれば、支払いが必要ですし、
会社に落ち度がなければ、支払う必要はありません。

ポイントとしては、
・なぜ、このアルバイトさんからは、申請の仕方を知らなかったのか
・シフト了解の旨返信した社員に、なぜ、経理に連絡しなかったのか確認
　してください。

　

投稿日：2025/02/12 13:06　ID：QA-0148353

相談者より

ご回答ありがとうございます。
・なぜ、このアルバイトさんからは、申請の仕方を知らなかったのか
→申請の仕方は周知しているつもりでしたが、しっかりとした指導ができていなかったのだと思います。
・シフト了解の旨返信した社員に、なぜ、経理に連絡しなかったのか確認
→社員が経理への報告を忘れていた、またシステムでの申請についてシフト了解の際に聞かなかったとのことでした。
管理体制を見直したいと思います。
ありがとうございます。

投稿日：2025/02/12 20:51　ID：QA-0148406大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

米倉　徹雄: KIZASHIリスキリング社会保険労務士法人　代表社員

詳細

回答いたします

有給休暇を申請された社員は、現に上長に休暇を申請済みであり、上長も申請があった旨を把握されている以上、例え、会社が指定している申請方法とは異なっている場合においても、有給休暇申請は有効であり、有給休暇取得日に対する給与の支払いは必要となります。

本来、申請を受けた上長は、申請を行った社員に対し、システムからの休暇申請の登録を指導するとともに、休暇申請がシステムからされているかを確認する必要があったかと存じますが、会社側の管理上の漏れもあったかと存じます。

本ケースにおいては、速やかに、該当社員の方への説明とともに、有給休暇申請分の給与を社員へお支払いください。

また、申請方法を知らなかった事象に対し、会社としては再発防止策として、社員に対する再周知の徹底など、再発防止に向けた、対策をとっていただくのが宜しいかと思います。

投稿日：2025/02/12 13:07　ID：QA-0148354

相談者より

ご回答ありがとうございます。

「上長に休暇を申請済みであり、上長も申請があった旨を把握されている以上、例え、会社が指定している申請方法とは異なっている場合においても、有給休暇申請は有効であり」
ここがとても参考になりました。

おっしゃる通り管理体制に漏れもあったかと思います。
体制の見直し、再発防止に向けた対策を考えようと思います。
ありがとうございました。

投稿日：2025/02/12 20:53　ID：QA-0148407大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、システム上での申請の仕方が分からなかったというだけで年休３日取得希望の申し入れ自体はされていたようですので、原則として年休取得を認められる必要がございます。

但し、既に年休無で処理済みという事でしたら、買取対応にて年休分の賃金を追加支給されるのが妥当といえるでしょう。

投稿日：2025/02/12 18:34　ID：QA-0148390

相談者より

ご回答ありがとうございます。

「年休３日取得希望の申し入れ自体はされていたようですので、原則として年休取得を認められる」
ここがとても参考になりました。
社内の管理体制を見直してみようと思います。
ありがとうございました。

投稿日：2025/02/12 20:57　ID：QA-0148408大変参考になった

回答が参考になった 0件

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

問題が解決していない方はこちら

この相談に関連するQ&Aを見る

無料・匿名で相談できます。
お気軽にご利用ください。
社労士などの専門家がお答えします。

新たに相談する