書類の保管期日と手段

「重要書類」のように、保管期間の期日の定めというものがあるのか、
否かをお伺いしたいです。

当方、出張をした社員が
・出張から戻った後
・長期の出張の場合は毎日

報告書を書いています。
業務を部門長に報告する、という意味の行為ですが、
この手の書類は具体的にどの程度の期間の保管が必要でしょうか。
教えていただけますと幸いです。

また、現時点では紙媒体を使用しておりますが、
たとえばこれをスキャンし、pdfの状態でデータ保管を行う、
ということも対応方法としては問題ございませんでしょうか。

投稿日：2018/07/12 17:39　ID：QA-0077769

その他

にきあさん: 静岡県／繊維製品・アパレル・服飾（企業規模 51～100人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2件

プロフェッショナルからの回答

川勝　民雄: 川勝研究所　代表者

出張報告書の類の文書は法定化対象外

▼ 法的に保管すべき文書は、夫々の関係法で、その保管期間を含め定められています。保管文書大分類としては、　経営・庶務・経理・輸出入・人事・病院医療などがあります。
▼ 出張報告書の類の文書は、「人事」関連に属しますが、個別企業にとって如何に重要であっても、所詮、企業単位の事項に属し、汎用的に法定化はされていません。
▼ 依って、御社ご自身の社内の定めとして規定化して頂くことになります。 PDF化も含め、保管方式も、お定め下さい。

投稿日：2018/07/12 20:08　ID：QA-0077775

相談者より

お世話になっております。早速、ご回答をいただきましてありがとうございます。参考にさせていただきます。よろしくお願いいたします。

投稿日：2018/07/13 09:02　ID：QA-0077788大変参考になった

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プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

詳細

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、出張の報告文書につきましては法令で定められた文書ではございませんし、文書自体が無かったり、或は文書を保管されていなくとも違法になるわけでもございません。

従いまして、3年保管が義務付けられた労働関係に関する重要な書類とは異なり、特に保管期限もございませんが、業務内容の適切な把握という観点からやはり数年程度の保管はされておかれるべきといえるでしょう。勿論、pdfでのデータ保管にされても差し支えございません。

投稿日：2018/07/12 22:01　ID：QA-0077784

相談者より

お世話になっております。早速、ご回答をいただきましてありがとうございます。参考にさせていただきます。よろしくお願いいたします。

投稿日：2018/07/13 09:02　ID：QA-0077789大変参考になった

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