社員住所録とプライベート法
いつもありがとうございます。今年から施行された、プライベート法についてお聞きします。当社は従業員100名あまりの都内の商社です。会社の慣例として、社員同士の年賀状のやり取りが活発です。例年この時期になりますと、総務へ社員住所録の問合せが重なるため、社内のイントラネットを使って公表をしてきました。(社外からは覗く事はできません)ところが、件の法律の施行や、社内では虚礼と思われる賀状のやり取りをできればやりたくないという社員の声(実態調査はしてませんが)もあり、担当部署として今年から公開は原則しないということで、社内のコンセンサスを得ようと考えています。ただ社内には特に上層部？には、これに反対する人もいて、なかなか前進しません。例えば、住所録の公開に同意するか、各個人に問合せる方法もあると思いますが、世間様？一般にはどのような取扱いをされているかお教えいただきたいと思います。
投稿日：2005/11/14 15:43 ID：QA-0002709
- *****さん
- 東京都／商社(専門)（企業規模 101～300人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
- 坂井 求
- 社会保険労務士法人 坂井事務所 所長
社員住所の公開について
社員の住所録は、人事部及び一定以上の役職者のみにしか閲覧できないようにし、それ以外から閲覧要請があった場合は、当該社員の同意を得て閲覧を許可するケースがあります。
このケースにおいては、社員各人から情報を取得する際に、「社内での連絡のため総務部及び一定の役職者以上については、あなたの住所情報をイントラネットで開示します。それ以外からの住所照会にあたっては、あなたの同意を得てから開示します」ということを明示する必要があります。（事後であれば社内で通達を出せばよいでしょう）
ただし、社員情報の流出が絶対にないとは言い切れないので、これを防ぐためには、「閲覧可能な人または閲覧請求をする人から一筆取る」、「就業規則の制裁条項で歯止めをかける」といった措置が必要です。
実際には、「会社の運営上必要でない社員名簿は一切作成しない」等の措置を取る会社も増えています。
投稿日：2005/11/15 10:55 ID：QA-0002712
相談者より
投稿日：2005/11/15 10:55 ID：QA-0031087大変参考になった
回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。
問題が解決していない方はこちら
お気軽にご利用ください。
社労士などの専門家がお答えします。