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自主残業代

残業をする場合は、事前の申請と、事後の報告を上司が承認
することによって残業が認められます。残業は許可制です。
当社は自主的な残業が黙認されているような会社です。
今度、ICカードによる勤怠管理を開始する(今まではエクセル管理)
のですが、自主残業の記録が残ってしまうようになって労基署が入った場合、
会社側としては、社員の勝手な残業についてなのだから、把握はしているが残業代は支払っていない。自主残業はしないよう指導していてその証跡を残していれば問題無いでしょうか?
それとも、個人が勝手に残業したとしても残業代を遡及して払えとか、
または残業代未払いに対する業務を改善し報告書を出せとかいうような
行政指導がはいるものなのでしょうか?(全く知識無く想像で書いています)
今、会社としては過渡期にあり、残業をさせないような方向には進んでいるため、このような自主残業も減っています。ICカードを入ることによって記録が残ることにより、何か問題があるのであれば事前に対応しておきたいと考えています。
ご指導お願い致します。

投稿日:2021/07/28 12:27 ID:QA-0105929

divさん
東京都/化学

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答4
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

残業

>社員の勝手な残業についてなのだから、把握はしているが残業代は支払っていない。
このような言い分は通らないでしょう。残業中に労災が発生しても責任を負わないといっているのと同様で、職場にいることを黙認した以上は会社の責任であり残業となるか、あるいは勝手に職場を占有して私用を行っている不法行為かいずれかです。
杓子定規な解釈でしょうが、コンプライアンス上「社員が勝手にやりました」は通用しないとご理解下さい。

投稿日:2021/07/28 14:21 ID:QA-0105934

相談者より

ありがとうございます。

投稿日:2021/07/28 17:19 ID:QA-0105943大変参考になった

回答が参考になった 1

プロフェッショナルからの回答

小高 東
小高 東
東 社会保険労務士事務所 代表(特定社会保険労務士) 

ご質問の件

自主残業を黙認している会社だとおっしゃっている時点で、
残業許可制というのは、機能してないと思われます。

例えば、
社員あるいは退職した元社員から未払い残業代請求があった場合には、
黙認=残業を認めたものと判断されるリスクが高いといえます。

また、会社には労働時間把握義務がありますので、ICカードと残業時間に乖離がある場合には、
実態調査をする必要があります。

投稿日:2021/07/28 16:10 ID:QA-0105938

相談者より

ありがとうございます。大変参考になりました。

投稿日:2021/07/28 17:20 ID:QA-0105944大変参考になった

回答が参考になった 1

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、「社員の勝手な残業についてなのだから、把握はしているが残業代は支払っていない。」という点については慎重に考えるべきといえます。

つまり、把握された時点で直ちに正しい労働時間へ修正し記録を残される必要がございます。把握していながらそのまま放置され、ICカード以外の労働時間記録が何も残されていないとなれば管理が不十分といえますし、その結果残業を黙認されたとの疑いを持たれかねません。勿論、労働基準監督署の調査が入った際にきちんとした記録がなければ対応に苦慮する場面も考えられます。

ICカードについては従業員が自己判断で操作出来るものですので、それが直ちに労働時間を示すものとまではいえませんが、少なくともカードのみに頼るといった緩い勤怠管理については禁物と踏まえられるべきです。

投稿日:2021/07/28 20:44 ID:QA-0105957

相談者より

ご回答ありがとうございます。
大変勉強になります。
事務職社員は1人1台パソコンをもっており、電源のon,off時間を確認できるようにはしてあります。これで突合せをしようと思えばできると考えています。
しかし、現場の作業員はパソコンを持っていないので、icカードリーダーでの打刻のみとなってしまいますが、これでは不足なので別途勤怠を管理するツールが必要なのでしょうか?勤怠の実態を毎日勤怠用紙か何かに記入しておくとかでしょうか?日々管理職社員が部下の勤務状況をIcカードリーダーの打刻と照らし合わせていますと言ったところで証明できるわけではありませんし。
申し訳ありませんが、この辺の考え方を教えて頂けますか。

投稿日:2021/07/29 08:48 ID:QA-0105962大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

再度お答えいたします

ご返事下さいまして感謝しております。

「これでは不足なので別途勤怠を管理するツールが必要なのでしょうか?勤怠の実態を毎日勤怠用紙か何かに記入しておくとかでしょうか?」
― 特別なツールを改めて導入する必要があるというのではなく、先にも回答差し上げた通り管理者が確認後都度きちんと記録しておく事で差し支えございません。つまり、ICカードが絶対的なものではないですので、方法はどのようであっても会社側でそれ以外で正しい労働時間をきちんと記録していれば問題ないものといえます。

投稿日:2021/07/29 10:31 ID:QA-0105975

相談者より

再度のご指導ありがとうございました。
ご指導頂いた内容をたたき台とし、
社内で検討致します。

投稿日:2021/07/29 12:14 ID:QA-0105987大変参考になった

回答が参考になった 0

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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