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業務効率化と労務管理リスク回避をかなえる
おすすめ勤怠管理システムと選び方

働き方改革関連法の改正を受けて、勤怠管理の重要性が再認識されています。従業員の勤怠状況を正確に把握しなければならない一方で、働き方が多様化し、管理者側の業務負荷が増大しています。そのため、「勤怠管理システム」を導入し、業務の効率化を図る企業が増えています。

そこで『日本の人事部』では、勤怠管理に必要な項目や管理方法別のメリット・デメリットを整理。勤怠管理システムを選ぶときのポイント、おすすめのサービスを紹介します。

勤怠管理の目的と効率化の必要性~多様な組織に対応するために

勤怠管理は、原則として労働基準法が適用される全ての事業場において実施する必要があり、賃金の支払いが発生する全ての労働者が対象となります。

紙・Excelから脱却! おすすめ勤怠管理システムと選び方 業務効率化と労務管理リスクに対応するために

その目的は、「適切に賃金を支払うこと」「過剰労働の早期発見と防止」「従業員の健康状態の管理」であり、企業は従業員の労働状況を正確に把握することが義務付けられています。

働き方改革関連法の改正により、2019年4月以降は残業時間の上限規制(罰則付き)や有給休暇取得の義務化が施行されるなど、勤怠管理における意味合いが広がりつつあります。これまでのように労働状況を正確に把握するだけでなく、長時間労働のリスクを事前に回避する必要が生じています。加えて、従業員の健康管理の観点から、休日をしっかり確保できるよう管理しなければなりません。

その一方で、テレワークやフレックスタイム制の導入といった働き方の多様化が進み、勤怠管理業務にかかる負担は以前にも増して大きくなってきました。これらの状況を受けて、業務効率化とリスク回避のための正確かつスピーディーな運用を目的に、勤怠管理システムの導入を検討する企業が増えています。

勤怠管理システムを選ぶときの六つのポイント~近年の傾向とは

ここからは、勤怠管理の方法やそれぞれのメリット・デメリットを整理するとともに、勤怠管理システムを導入する際の選び方について紹介していきます。

勤怠管理の方法と近年の傾向

従来の勤怠管理は、主に賃金の支払いを計算するものと位置付けられていたため、出勤・退勤を把握できれば十分と考えられてきました。そのため、手書きの出勤簿やタイムカードなど簡便な運用が主流となっていました。パソコンの普及後は、Excelを利用して勤怠管理の集計作業を効率化する企業が増えていきます。

現在は、効率的な運用を実現し、さまざまな事業環境に対応できる勤怠管理システムを導入する企業が増加しています。勤怠管理システムには、ソフトウェアをインストールして使うパッケージシステム型と、インターネット上で作業するクラウド型があります。それぞれの勤怠管理の方法は、以下のように整理できます。

▼勤怠管理の方法と特徴
勤怠管理の方法 特徴
手書きの出勤簿 始業時間・終業時間を自己申告で記入し、管理者が確認する。
タイムカード タイムレコーダーに専用カードを入れて出勤時刻・退勤時刻を記録し、管理者が確認する。
Excel 始業・終業時間を自己申告で記入し、管理者が確認する。あらかじめ計算式を組んでおき、労働時間や賃金の集計をする。
勤怠管理システム(パッケージシステム型) ソフトウェアを使って始業・終業時間を入力し、管理者が確認する。自社専用に開発する方法と、パッケージシステムを購入して自社のパソコンにインストールする方法がある。
勤怠管理システム(クラウド型) クラウドサービスにアクセスして始業・終業時間を入力し、管理者が確認する。パソコンやスマートフォンからインターネットを介してアクセスするため、ハードウェアを別に準備する必要がない。

勤怠管理の方法とメリット・デメリット

働き方改革関連法の改正を受けて、2019年4月以降は勤怠状況の客観的な記録が求められるようになりました。これにより原則、自己申告による勤怠管理が認められなくなっています。やむを得ず自己申告制をとる場合でも、適切な運用ができるよう管理者は従業員に周知徹底を図るほか、実態との乖離(かいり)を生まないためのチェック体制を組む必要があります。

これを踏まえ、それぞれの勤怠管理の方法別にメリット・デメリットを整理すると、以下のようになります。出勤簿やタイムカードといった従来の管理方法によるメリットは、一見すると運用コストがかからないことに尽きます。勤怠管理システムは、人的ミスや集計の手間を減らし、出退勤の確認以上の運用ができる可能性があります。

▼勤怠管理の方法別に見たメリット・デメリット
勤怠管理の方法 メリット デメリット
手書きの出勤簿
  • 導入・運用コストがほぼかからない
  • 自己申告制のため、打刻の正確性担保が困難
  • 従業員が多いと、集計に手間がかかる
タイムカード
  • 導入・運用コストがほぼかからない
  • 時間の記載ミスがない
  • 打刻漏れがある
  • 従業員が多いと、集計に手間がかかる
Excel
  • 導入・運用コストがほぼかからない
  • 集計の手間が少ない
  • 打刻の正確性担保に手間がかかる(出勤簿と突き合わせる必要があるなど)
  • 計算式をミスすると二度手間になる
勤怠管理システム
(パッケージシステム型)
  • 客観的な記録として残せる
  • 集計の手間が少ない
  • 機能によっては、長時間労働のリスクに対応できる(リアルタイムで勤怠状況を把握するなど)
  • 導入コストがかかる
  • 保守・メンテナンス、更新作業などの運用コストがかかる
  • 自社開発の場合、導入までに時間がかかる
勤怠管理システム
(クラウド型)
  • インターネット環境があれば場所を問わず打刻できる
  • 客観的な記録として残せる
  • 集計の手間が少ない
  • 導入コストがほぼかからない
  • 短期間で導入できる
  • 保守・メンテナンスや、法令改正への対応などはサービス提供側が行う
  • 機能によっては長時間労働のリスクに対応できる(リアルタイムで勤怠状況を把握するなど)
  • 月額利用費などの運用コストがかかる。小規模の事業場の場合、割高になる可能性がある
  • 自社に合わせたカスタマイズが難しい
  • サービス提供側の都合で利用できなくなる可能性がある

勤怠管理システムを選ぶときの六つのポイント

勤怠管理システムには、労働状況の正確かつ客観的な把握、過重労働の事前回避、集計作業の効率化など、さまざまなメリットがあります。さらに最近では、労働時間傾向の分析機能など、プラスアルファの機能を搭載したものもあり、ますます便利になっています。しかし、一度導入すると簡単には変更できないため、自社に適したサービスを選択することが重要です。

勤怠管理システムの導入を検討する際は、自社の従業員規模や用途などと照らし合わせながら、必要な機能を備えているかチェックすることが大切です。選ぶときは、以下のポイントを参考にしてください。

▼勤怠管理システムを選ぶときの六つのポイント
チェックポイント 注意点
1.自動化したい業務に対応しているか 基本機能(出社・退社の打刻記録や労働状況の集計)はもちろん、休暇などの申請・承認、給与計算システムとの連携など自動化したい業務に対応できるか確認します。
2.勤務形態に合っているか 営業先などへの直行直帰に対応したGPS機能付き商品もあります。シフト制、テレワーク勤務など、自社の勤務形態に対応できるシステムか確認します。
3.従業員が打刻しやすい方法か パソコンやスマートフォンで時刻を入力するタイプや、ICカードを専用機器にかざすタイプ、指を機器に差し込む生体認証などがあります。従業員が使いやすいと感じればシステムの浸透につながります。よく利用するインターネットブラウザに対応しているか、社外で打刻させる場合は従業員が持ち歩く携帯端末で打刻できるかといった観点からも考えましょう。
4.法令遵守をサポートする仕組みがあるか 残業時間が一定を超えるとアラートする機能や、有給休暇の付与・取得状況を把握する機能など、さまざまなサービスがあります。必要に応じて選択します。
5.導入・運用のサポート体制があるか 導入時や運用中にサポートがあるか確認します。対応してほしい時間や方法(電話・訪問・Web)も企業によって異なることでしょう。また、サポートが無料か有料かも明らかにしておきましょう。
6.コストがメリットに見合っているか パッケージ購入やシステムの月額利用費以外に、導入にあたって設備投資費(レンタル含め)が必要になったり、後々アップデート費用などがかかったりすることがあります。システム導入によるメリットと照らし合わせ、費用対効果の観点から導入サービスや機能の検討を進めましょう。

『日本の人事部』がおススメする「勤怠管理システム」のためのサービス

勤怠管理システム RocoTime(ロコタイム)

【働き方改革に対応】36協定、特別条項管理に強い!6カ月残業平均、インターバル制度も。バイリンガル対応。

●働き方改革対応。時間外労働の原則上限/月45時間・年360時間の時間外労働の原則上限に対応

●働き方改革に対応。特別条項に対応/年720時間以内、時間外と休日労働の合計が100時間未満、時間外労働と休日労働合計平均80時間以内、時間外労働が月45時間超、年6カ月が限度の特別条項に対応

●多様な打刻方式。スマホGPS/入退館など/打刻種別 標準:ICカード/PCWeb打刻/静脈認証打刻/スマホ打刻 オプション:顔認証web打刻/PCログオンログオフ/入退館システム

費用 初期導入費用:100万円~
導入社数 導入社数非公開
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)パッケージソフト(オンプレミス)
スマートフォン対応 あり
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理
対応範囲 法改正対応既存システムとの連携対応
機能 給与計算連携36協定支援申請承認シフト作成拠点別集計残業状況確認

働き方改革プラットフォーム「TeamSpirit」

TeamSpiritは勤怠・工数管理、経費精算など毎日使う機能が一体になって、バックオフィス業務の効率化に貢献します。

●バックオフィスの「統合」/TeamSpiritは勤怠管理や工数管理など複数のバックオフィス業務をクラウドで統合し、間接業務とシステム運用にかかるトータルコストを大幅に削減します。

●バックオフィスの「自動化」/TeamSpiritは収集したデータをリアルタイムに自動集計するので、例えば月末月初に発生する労働時間の計算など負荷のかかる作業からご担当者様を解放します。

●バックオフィスの「可視化」/TeamSpritは取得したデータを可視化するダッシュボードを標準搭載し、企業活動の中で重要な「従業員の生産性」「内部統制」の実行結果を手軽に見える化します。

▼1200社、20万人以上のお客様がご利用中!
●PC・モバイル打刻をはじめ、ICカードやドアセキュリティ等多彩な勤怠打刻をご用意。
●改正労基法にもバージョンアップで随時対応!常に最新状態の勤怠管理システムをご利用いただけます。
●複雑な勤務体系でもリアルタイムに労働時間を自動集計。更には工数管理機能も標準装備しているので、36協定・安全管理に基づいたレポート作成や働き方の見える化を簡単に実現。

費用 初期費用:15万円
月額費用:3万円〜(50ID〜、600円/ID)
※年間契約
※税抜き
導入社数 1300社 ※2020年7月期実績
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 あり
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理
対応範囲 法改正対応既存システムとの連携対応
機能 給与計算連携36協定支援申請承認シフト作成拠点別集計予実管理残業状況確認

WiMS/SaaS勤務管理システム

『働く』ことのモノサシは“時間”から“生産性”へ
~オートメーションでセルフマネジメントを促進~

●労務管理をサポートする豊富な標準機能/申請書や勤務表の承認ワークフロー、シフト管理やプロジェクト工数管理等の豊富な機能を提供します。豊富なパラメータにより、ノンプログラミングで多様な設定が可能。

●プロジェクト工数管理で業務の予実績管理/出退勤の管理だけでなく、どの業務にどれだけ時間をかけたのか、業務計画と実績の乖離を可視化。1日の予実績管理で、従業員一人一人のセルフマネジメントを促進します。

●多様なワークスタイルに柔軟に対応/フレックス勤務や変形労働制、テレワークや時短勤務など、多様な勤務パターンに柔軟に対応。在席管理と連動したワークプランは、稼働状況をメンバーに共有することが可能。

費用 初期設定サービス費用:個別見積もり
月額利用料:1人当たり 290円(税別)
導入社数 導入社数非公開
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 あり
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応
対応範囲 グローバル拠点対応(多言語対応)法改正対応既存システムとの連携対応
機能 給与計算連携36協定支援申請承認予実管理残業状況確認

奉行Edge 勤怠管理クラウド

勤怠管理を自動化し、業務時間を9割削減

●従業員と総務がつながり勤怠管理を自動化/従業員の打刻や勤怠届と総務部門の勤怠集計業務をクラウドでつなぐことで、一連の勤怠管理業務を自動化します。

●あらゆる業種業態の勤怠管理をかんたんに/業種特有の勤務体系や複雑な就業ルール、多様な働き方へ柔軟に対応できるため、かんたんに勤怠管理を行えます。

●法改正やリスクマネジメントに手間なく対応/残業抑制や勤務間インターバル確保などの法改正や労務リスク対策へ業務負荷をかけずに対応できます。

費用 350円 ~
※初期費用:11万円~(税抜)
※利用料:12万6千円/年~(税抜)
※従業員数30名までの場合の年間利用料
 31名以上の場合の年間利用料はお問い合せください
※初期費用は管理者のライセンス数によって変動します。詳しい料金はお問い合わせください
※初年度はご契約期間の1年間にプラスして、3ヵ月無償の導入準備期間を考慮した「15ヵ月」でご利用可能
※ご契約は法人単位で年間契約です
導入社数 約5000社 ※2018年7月期実績
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 あり
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理
対応範囲 法改正対応
機能 36協定支援同日複数勤務申請承認人件費概算管理拠点別集計残業状況確認

jinjer 勤怠管理システム

無料デモ受付中!勤怠管理システム[jinjer勤怠]

●業界で最安値の料金プラン!/月額300円〜/1ユーザーで導入可能! 業界最安値ながら最高水準の機能がご利用頂けます。

●jinjerシリーズと連携/jinjerシリーズの・労務領域などの人事データと併せて管理可能です。入り口~出口までの人事情報を一括管理することができます!

●マルチデバイス完全対応/どこからでも打刻・勤怠管理を実現。ユーザーの利用シーンを考え、機能や操作性を追求し、よりスムーズに効率的にすることで、企業のパフォーマンス向上を実現しました。

費用 月額300円~/1アカウント
導入社数 5000社 ※2017年12月期実績
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 あり
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理
対応範囲 グローバル拠点対応(多言語対応)法改正対応既存システムとの連携対応
機能 給与計算連携36協定支援同日複数勤務申請承認シフト作成人件費概算管理拠点別集計予実管理残業状況確認

「働き方改革」「健康経営」を支援する勤怠管理システム「e-就業ASP」

導入前~導入後も安心のサポート体制。工数管理や有休5日取得義務化対応機能あり。客観的記録の取得と乖離時間の把握が可能!

●貴社にあったシステムを安価で導入が可能!/10年以上の販売実績!50~数千名規模の幅広い企業様がご利用中。多様な業種・業態にてご利用頂いています。特有の就業規則・管理方法などに合わせてカスタマイズ可能。

●工数管理、英語表示、ピックアップ機能など/勤怠管理と同時にプロジェクト毎の実働時間や経費入力が可能。日本語・英語の表示切替が行えます。有休5日取得義務化に対応。客観的記録の取得と乖離時間の把握が可能!

●セキュリティ対策万全・安心のサポート体制/高信頼性・高性能を誇るサーバで運用し万全のセキュリティ体制で管理。導入検討時から稼働時まで労務管理に強い担当者がフォロー。稼働後も運用相談にのります。

費用 参考価格:200名 月額70,000円(一人350円)
※月額サポート費用込み
導入社数 約120社 ※2012年12月期実績
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 あり
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理
対応範囲 グローバル拠点対応(多言語対応)法改正対応既存システムとの連携対応
機能 給与計算連携36協定支援同日複数勤務申請承認シフト作成拠点別集計残業状況確認

CViのSaaSアプリケーションシリーズ AttendancePro

○様々な勤務タイプに対応 ○時間外や休暇申請の承認フロー機能 ○従量課金制 ○人事部門の業務効率化  ○日英バイリンガル

●Web上で多機能な就業管理を実現します/フレックス、シフトなどの多様な勤務タイプに対応し、勤怠項目の申請・承認、付与休暇の自動計算、ニーズに応じた打刻機能、カスタマイズへの対応が可能なアプリケーション

●正確な就業時間管理による人事業務の効率化/ニーズに応じた出退勤打刻が可能で、人事部門では全社員の労働時間のより正確な、より詳細な把握が容易。残業時間オーバーに対応するアラート機能で注意メールを自動送信

費用 -
導入社数 導入社数非公開
製品形態 クラウド(ASP・SaaS)
スマートフォン対応 なし
サポート体制 導入支援・コンサルティングヘルプデスク対応運用・管理
対応範囲 グローバル拠点対応(多言語対応)法改正対応既存システムとの連携対応
機能 給与計算連携36協定支援同日複数勤務申請承認シフト作成残業状況確認

効率化だけではない、勤怠管理システムに期待される役割

法改正により、企業は従業員の勤怠状況を客観的なデータとして残すよう求められるようになりました。この背景には、企業には安全配慮義務があり、過剰労働による従業員の健康被害を防ぐ責任を負っているという考えがあります。過去には、健康を害した従業員の実際の労働時間と、企業が把握していた勤怠状況とが乖離(かいり)していたために、大きなトラブルに発展した事例もあります。

勤怠管理システムは業務の効率化にとどまらず、こうしたリスクを未然に防ぐ役割も期待されています。健全な事業運営を実現する一つのツールとして、勤怠管理システムを有効に活用されてみてはいかがでしょうか。


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