定時総会の開催について少人数参加の委任制度は可能ですか。

・新型コロナウイルスの影響で、毎年５月に開催している定時総会の開催を検討中です。
　
　定款には、
「総会に出席できない正会員は、予め通知された事項について書面をもって議決し、又は他の正会員を代理人として議決権の行使を委任することができ、その正会員は出席したものとみなす。」
　と記載しています。
　
　毎年、定時総会開催の２週間前までには議案書と書面評決および委任状を全会員へ送付しており、当日出席した会員と、書面での議決および委任した会員数の合計を出席会員として記録しています。

　しかしながら、今回はコロナウイルスの影響があり、１００人以上が集まる可能性のある定時総会についての開催をどのようにするか検討しています。
　なぜなら、補助団体であり国への決算報告を毎年６月末までに行わなければならない為です。
　決算の承認にはもちろん、定時総会での承認可決が必要です。

　国のほうも緩和策を考えてくれているそうですが、一つの案として

　・出席会員を地域の代表者数名に絞り（５～６人）、他の会員はその代表者に委任する、もしくは書面評決で郵送してもらうという案です。
　※全会員数は１３０名以上いますが、このような数名参加で他は書面評決もしくは委任状で開催するという小規模開催は可能ですか？

　※本来は、全会員書面評決という案も考えたのですが、総会の開催をせずに全員書面評決にするには、「全会員の同意」が必要であったと思います。
　　したがって、１３０人を超える全会員に書面で同意をもらうより、数名参加型で他の会員には書面評決および委任状という形のほうが、書面提出が全員から得られなくても、総会の開催が成立するので検討中です。
　※総会の開催は会員の過半数以上が参加すれば（出席+書面提出）開催が成立するため。
　
　しかし、そのような形で開催して後で問題にならないのかという不安があるので、事前にご相談させていただきました。また、問題がない場合でも、開催するにあたり気を付ける事項などがございましたらご指導いただければ幸いです。
　ご回答ご指導よろしくお願いいたします。
　　

投稿日：2020/03/27 15:19　ID：QA-0091695