文書の保存義務について
本部部署約１００、各営業拠点約１４０ほどの規模の会社です。
労基法の文書保存についてご質問があります。
労働基準法第１０９条では、労働者名簿、賃金台帳、雇入・解雇、災害補償、賃金、その他労働関係に関する重要な書類は３年間の保存義務があるかと思います。
現在、当社では各書類は、各拠点にて保存するよう指導を行っています。（本部部署は、人事部にて保存）
これらの書類を人事部で一括管理するようにした場合、労基法違反と判断されるのでしょうか。
検査等が営業拠点に入った場合は、人事部で必要書類を準備し発送する対応を検討しております。
規模の大きな会社ほど、このような問題を抱えていると思いますが、他社の事例も含めご教授頂けますでしょうか？
背景としましては、
・昨今の情報漏洩等の問題もあり、極力書類関係を各拠点に残しておきたくない。
・当社は人事異動が頻繁に行われるため、書類の管理が煩雑になる。
・保存スペースの削減も含め、システム対応可能なものはペーパーレス化としたい。
と言った理由によるものです。
よろしくお願い致します。
投稿日：2006/04/11 09:03 ID：QA-0004305
- *****さん
- 東京都／その他業種（企業規模 5001～10000人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
- 冨田 正幸
- 冨田社会保険労務士事務所 東京都社会保険労務士会 所長
文書保存に関して
こんにちは
文書の一括保存に関してですが、本社で一括をされてる企業様の場合、多くは電子ファイルと社内ネットワークを利用した形で対処を行っております。
といいますのは、労基署が臨検をした場合、そこで文書が閲覧できることが条件になります。
臨検の際に、文書を取り寄せるのに数日かかるということは違反になりますので、電子化したファイルを支店ごとのフォルダなどで管理し、場合に応じて閲覧をするという方法です。
社内ネットワークが完備していれば、後は電子化のみのため問題ないのですが、未整備の場合、リモートアクセスが出来るようにしておき閲覧できれば指摘はされません。またその際に、適切なアクセス権を付与し
情報が流出しないようにすると共に、万一の場合に備え、システムなどのログをとり、トレース可能な状態にしておく必要もあります。
（これは個人情報保護法対策として）
投稿日：2006/04/11 11:16 ID：QA-0004310
相談者より
早々にご回答いただき、ありがとうございました。
他社の事例も含め、今後の参考にさせて頂きます。
投稿日：2006/04/11 14:24 ID：QA-0031769大変参考になった
回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。
問題が解決していない方はこちら
お気軽にご利用ください。
社労士などの専門家がお答えします。