社員カードの作成について
いつも参考にさせていただいております。
タイトルの件ですが、現在従業員の個人情報収集が全く出来ておらず、社員カード（最終的には育成配置情報まで）を作成したいと思っております。
情報としては、
・住民票登録地
・現住所・電話番号
・住宅種別（持ち家・賃貸等）
・世帯主名
・家族現況（税法・健保の扶養の有無も）
・緊急連絡先
となっており、年1回定点観測をしようと考えております。
目的としては、
・子供手当の創設による扶養控除の見直し
・給与計算・税計算の参考資料（家族手当があるので）
・現在野放し状態になっている通勤交通規程作成の足がかり
・最新の緊急連絡先の整備
等であり、従業員へ協力を願う形です。
その上で質問です。
上記社員情報の収集管理について、義務を規定している法令等はございますでしょうか。
労基法を流し読みした程度ですが、該当の条項がないように感じられたので・・・
法令があれば、従業員の協力も得やすいと思われるのですが。
諸先生方のアドバイスを、何卒宜しくお願いいたします。
医療法人人事担当です（経験4年）。
投稿日：2010/04/08 16:35 ID：QA-0020041
- *****さん
- 神奈川県／医療・福祉関連（企業規模 501～1000人）
プロフェッショナル・人事会員からの回答
プロフェッショナルからの回答
お答えいたします
ご利用頂き有難うございます。
従業員の情報収集自体は会社に法令上義務付けられている事柄ではありません。但し、社会保険や税務等会社が必ず行わなければならない人事管理上の手続きがある場合、必要な情報提供につき従業員が協力しなければならないことは当然の事です。
しかしながら、従業員に関する情報の収集・利用につきましては原則として個人情報保護法の規制対象となりますので注意が必要です。つまり必要性が無いにもかかわらずむやみに会社にとって便利という理由だけで情報収集をすることは許されないものといえます。
例えば、「緊急連絡先の整備」で連絡網を作成し開示する場合ですと、これは人事管理上必要不可欠な事柄ではない為、その目的・内容を示し本人の同意を得た上で収集・作成しなければなりません。
文面内容を拝見した限りでは、挙げられている情報収集の目的・内容自体に関しまして特に違法性は無いものとお見受けしますが、当然ながら各情報については厳重な漏洩リスク管理を行なう事が求められます。
投稿日：2010/04/08 23:47 ID：QA-0020045
相談者より
お返事が大変遅くなってしまいました。申し訳ありません。
ありがとうございました。
やはり必要性は強く、所得税法の源泉徴収義務者の条項を利用し、実施することにいたしました。
無論漏洩防止の策は講じておりますが、今一度見直してみようと思います。
ありがとうございました。
投稿日：2010/04/22 15:26 ID：QA-0037830大変参考になった
プロフェッショナルからの回答
- この回答者の情報は非公開になりました
個人情報保護法
ご懸念の部分は個人情報保護法でかなり触れられていると思います。
逆に取り扱いに注意するのが今の流れであり、収集に肯定的なものは思い付きませんでした。
「個人情報保護法」で検索しますと、首相官邸の「個人情報の保護に関する法律」というページが出ますので、周辺情報や経緯がまとまっております。
ご提示のような目的ですと、昨今は従業員の理解が得られにくいと感じますが、合理的理由のあるものとは言えないだろうと思います。あくまで全くプレッシャーを受けない自由意志での申告は可能でしょうが、それでは全員の個人情報収集の目的には沿えないでしょう。あくまで「協力」にとどめられるのが安全かと思います。
投稿日：2010/04/08 23:59 ID：QA-0020046
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