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人事関連書類の保管（本社が海外の場合）

外資系IT企業のHR担当者です。APACはシンガポールにHQがあり、そこのHRチームが主となって業務にあたっています。私はこのチームの一員ですが、一人だけ日本支社に勤務しております。

これまで日本でも社員一人一人の人事関連書類を保管してまいりましたが、シンガポールのチームは、日本で保管する必要はないという考えなのか、オファーレターや退職願いなどを共有しなくなってきました。
日本での保管義務が無ければそれで構わないのですが、海外のHRは人の入れ替わりが激しく、書類の引継ぎもあまりうまく出来ていないように思えます。
日本支社では個人に関する人事書類は一切保管しなくても良いのでしょうか。（入社時のオファーレター、異動に際しての契約書、退職願いなど）

ご教示願えれば幸いです。

投稿日：2024/08/08 12:00　ID：QA-0141998

人事管理

小金井さん: 東京都／通信（企業規模 31～50人）

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プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答3件

プロフェッショナルからの回答

増沢　隆太: 株式会社RMロンドンパートナーズ　人事・経営コンサルタント

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コンプライアンス

労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他、雇用の重要な法定書類は保管義務があります。社内ルールより法律が優越します。
ただし電子化は認められていますので、当局から開示を求められても即時アクセスできるようなら問題ありません。担当者がいなければ出せないなどは認められません。

投稿日：2024/08/08 16:36　ID：QA-0142011

相談者より

ご回答いただき、誠にありがとうございました。
採用は日本で行っており、入社・退社の手続きも全て日本の人事で対応しております。
日本での保管義務が生じるという理解です。
PDFで受領が出来ますので、その旨、シンガポールに伝えます。

投稿日：2024/08/09 17:36　ID：QA-0142074大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

小高　東: 東　社会保険労務士事務所　代表（特定社会保険労務士）

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ご質問の件

日本支社に独立性がなく、
採用も本社で、指示なども全て本社でコントロールしているのであれば、
原則として、労基法等の対象外となりますので、
日本支社での書類保管等はしなくても問題ないということになります。

一方、
日本支社に独立性があり、採用、業務指示等日本支社内で行っているのであれば、
労基法等の対象となりえますので、書類保管等も必要になります。

投稿日：2024/08/08 16:54　ID：QA-0142014

相談者より

この度は早速ご回答いただき、誠にありがとうございました。曖昧で申し訳ないのですが、日本支社として独立した企業だと認識しております。
日本での採用は日本の採用担当者が担当いたしますし、給与も日本支社から至急しております。
書類の保管も必要であると理解致しました。

投稿日：2024/08/09 17:39　ID：QA-0142075大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

服部　康一: 服部賃金労務サポートオフィス代表

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お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、日本支社で日常勤務されている従業員に関しましては、日本の労働法令が適用されますので、労働基準法第109条に基づき重要書類については5年の保管義務が生じます。

つまり、本社が海外に所在されていましても、通常の保管対応が求められますので注意が必要です。

投稿日：2024/08/08 21:20　ID：QA-0142029

相談者より

このたびはご回答いただき、誠にありがとうございました。
ご回答頂いた通り、日本支社で日常勤務しております。
海外に本社があっても通常の保管対応ということで理解致しました。
早速シンガポールチームにその旨、説明したいと存じます。

投稿日：2024/08/09 17:42　ID：QA-0142076大変参考になった

回答が参考になった 0件

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ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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