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入社時の提出書類について

いつもお世話になっております。
先日こちらでも相談させていただきましたが
本採用しない予定である試用期間中の社員より
自主退職の申出がありました。
今は入社後4カ月ほどで、5月半ばに退職予定です。

退職届を提出する際、本人より下記の申出がありました。
・退職にあたり、入社時に提出した書類を返してほしい。
(特に履歴書と、入社前健康診断証明書は必須)

こちらとしてはいずれ廃棄するだけの書類ですし
返却しても良いとは思っています。

ただ、履歴書はともかく入社前健康診断については
会社が費用を支払っています。

本人は退職にあたって、ハローワークから指導を受けたとか
労基署に言われたなどと言いますが、そのような話は聞いたことがありません。
今まで退職した社員に求められたこともなく返却したこともありません。
ついては、返却を求める法的根拠はあるのかどうかお伺いいたしたく
ご教示のほど、よろしくお願いいたします。
逆に、返却しないとした場合も、法的に問題ないか併せて
ご教示ください。

投稿日:2021/04/28 09:55 ID:QA-0103173

総務人事担当者さん
愛知県/機械

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答5
投稿日時順 評価順

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

お答えいたします

ご利用頂き有難うございます。

ご相談の件ですが、会社に実施義務があるものですし、返却に関する特別な法的定めもございません。また退職後5年間は会社に保存義務がございますので、そのまま返還される事は出来ないものといえます。

しかしながら、当人の健康情報が記載されているものですし、請求が有れば拒否ではなくコピーをお渡しする事で対応されるのが妥当といえるでしょう。

投稿日:2021/04/28 11:13 ID:QA-0103178

相談者より

早々にご回答下さり有難うございました。
健康診断は入社前に本人に受診させ、会社が費用を支払って証明書の提出を求めたものです。
その入社前健康診断結果も会社に5年間の保管義務があるのでしょうか?

投稿日:2021/04/28 11:51 ID:QA-0103188大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

増沢 隆太
増沢 隆太
RMロンドンパートナーズ 人事・経営コンサルタント

対応

特段法的根拠があるとは思えませんが、もしハローワークが命じたのであれば、直接担当者を聞き、確認すれば良いでしょう。何か特別な事情があるかも知れませんし、当人が勝手にハローワークのせいにしているだけかも知れません。法的に必要なら対応するので、担当者を教えてもらい対応を進めましょう。
健康診断結果は5年間保存義務があるので、コピーを渡せば良いでしょう。(それでは他社へ応募する際に使えないと思いますが、保存義務があるのは貴社なので)

投稿日:2021/04/28 11:42 ID:QA-0103186

相談者より

早々にご回答下さり有難うございました。
言動に問題の多い社員で、会話の端々に弁護士や労基署に相談するというワードが出てきます。ハローワークが電話でこのよう相談に応じるとは思えませんし行った形跡もありません。確認してみます。

投稿日:2021/04/28 11:54 ID:QA-0103189大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

川勝 民雄
川勝 民雄
川勝研究所 代表者

会社が保管すべき書類の種類・期間

▼人事・労務に関する書類の種類と期間は法定化されています。期間別に羅列すると次のようになります。
7年・源泉徴収簿、扶養・保険・配偶者特別控除に関わる書類
5年・従業員の身元保証書、誓約書 ・健康診断個人票
4年・雇用保険の被保険者に関する書類: 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書、同転勤届受理通知書、同資格喪失確認通知書(離職証明書の事業主控)など
3年・賃金台帳、労働者名簿 ・給与明細 ・雇い入れ、退職に伴う書類 ・災害補償に関する書類 ※労働災害により負傷をして療養補償給付などの保険給付を受ける場合に提出する請求書等 ・身体障害者雇用関係書類 ※障害者手帳、診断書など、身体、知的、精神障害者であることを明らかにすることができる書類 ・労災保険に関する書類 ・労働保険の徴収・納付等の関係書類 ・派遣元、派遣先管理台帳 ・出勤簿 ・企画業務型裁量労働制についての労使委員会の決議事項の記録 ・労使委員会議事録 ・社内教育に関する文書 ・募集、採用試験の日程等実施に関する文書 ・賃金のその他労働関係の重要書類:タイムカードなどの勤怠記録、残業命令書、残業報告書など
2年・雇用保険に関する書類:雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任、解任届 ・健康保険・厚生年金保険に関する書類:健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得確認通知書、同資格喪失確認通知書、標準報酬月額決定通知書、同改定通知書な
1年・休暇届、欠勤届、休暇使用記録票
▼「ハローワークや労基署から指導」はあり得ないでしょう。尚、退職時に交付すべき書類は次の5種類です。
① 離職票・② 年金手帳・③ 雇用保険被保険者証・④ 源泉徴収票・⑤ 健康保険資格喪失証明書

投稿日:2021/04/28 11:49 ID:QA-0103187

相談者より

早々にご回答下さり有難うございました。
健康診断は会社で実施した定期健康診断ではなく入社前に個人に行かせた「雇い入れ時の健康診断」です。こちらにも保管期限があるのでしょうか?その他誓約書も保管期間の設定があるのですね。もしかすると入社前に提出させた誓約書なども返還を求めるかもしれませんので拒否したいと思います。

投稿日:2021/04/28 12:05 ID:QA-0103190大変参考になった

回答が参考になった 0

人事会員からの回答

オフィスみらいさん
大阪府/その他業種

ハローワークには、労働者本人に、退職するにあたって企業に提出済みの書類(履歴書等)を返却してもらうよう助言をしたり、企業に返却するよう指導したりする権限はありません。

また、企業が退職者に提出済みの書類(履歴書等)を返却しないからといって、労基法に違反しているわけではなく、監督署が扱える事案ではありません。

ただ、実際に窓口で相談すれば話は聞いてくれますが、「当方にはそんな権限はありませんので会社と話し合ってください」といった案内しかできません。

そのため、返却を求める法的根拠はなく、返却するか、しないかはあくまで会社の判断であって、しなくても何ら問題はありません。

投稿日:2021/04/29 09:26 ID:QA-0103210

相談者より

ご回答下さり有難うございました。
ハローワークも労基署も介入できる事案でないことが確認でき安心しました。

投稿日:2021/05/06 15:52 ID:QA-0103280大変参考になった

回答が参考になった 0

プロフェッショナルからの回答

服部 康一
服部 康一
服部賃金労務サポートオフィス代表

再度お答えいたします。

ご返事下さいまして感謝しております。

ご質問の件ですが、入社時健康診断は法的に義務付けられたものですので、投稿頂いた費用負担の経緯等に関係なく当然に重要書類としまして保管されておく必要がございます。

投稿日:2021/04/29 17:14 ID:QA-0103214

相談者より

ご回答下さり有難うございました。
雇い入れ時健康診断証明書も他の健康診断書類と同様であるとして、会社でしっかり保存いたします。何度も有難うございました。

投稿日:2021/05/06 15:54 ID:QA-0103281大変参考になった

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